ChatGPTでメール文書を作るポイント

ビジネスシーンで使える素敵なメール文書を作成するために、チャットGPTを活用する方法をご紹介します。

基本的な使い方から、具体的な依頼事項の明確化、そして実際のメール文章の例までを詳しく解説します。

チャットGPTの基本的な使い方

まずは、チャットGPTの基本的な使い方を押さえておきましょう。

チャットGPTは、与えられたプロンプトに基づいて文章を生成するAIツールです。

しかし、ただ「メール文書を作ってください」と依頼するだけでは、一般的で使いにくい文章が出力されてしまいます。

そのため、まずは基本的な使い方を理解し、効果的にプロンプトを作成することが重要です。

依頼事項の明確化

良い文章を生成するためには、依頼事項を明確にすることが重要です。具体的な条件や期待する内容をチャットGPTに伝えることで、精度の高い文章を作成することができます。

例えば、「お客様に対する感謝の気持ちを伝える」「親しみやすく丁寧な文体にする」といった具体的な要望を含めると、チャットGPTはそれに応じた文章を生成しやすくなります。

メール文章の具体例

ここでは、具体的なメール文章の例を見てみましょう。例えば、営業担当者が顧客に送るメールの場合、以下のようなプロンプトをチャットGPTに与えます。

#あなたは営業担当者です。

以下の条件を満たすメール文書を作成してください。

- お客様に対する感謝の気持ちを伝える
- 親しみやすく丁寧な文体にする
- お客様の悩みや要望を引き出し、返信を促す

このように、具体的な条件を明示することで、チャットGPTはより適切な文章を生成することができます。

実際に生成された文章は、次のようになります。

件名：サービスに関するご質問ありがとうございます

本文：
お忙しい中、弊社のサービスにご関心を寄せていただき、誠にありがとうございます。
お客様のご要望やご質問にお応えするために、詳細な情報を提供させていただきます。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

このように、この３つの項目だけ増やすだけでも、実際に使えるメール文章を作成することができます。

ここまでは入口。
簡単な指示だけでも、下書きとしては充分なレベルを瞬時に出してくれます。
一から書く手間を省き時間短縮できるところがポイント。

ChatGPTで応用する例と考察

営業メールの具体例から、他のビジネスメールへの応用方法、さらにAIを活用する際の注意点について詳しく解説します。

営業メールの応用例

営業メールは、ビジネスにおいて非常に重要な役割を果たします。

チャットGPTを使って効果的な営業メールを作成するためには、顧客に対するアプローチを明確にし、具体的な情報を提供することが重要です。

例えば、新製品の紹介メールの場合、以下のようなプロンプトをチャットGPTに与えます。

#あなたは新製品の営業担当者です。
以下の条件を満たすメール文書を作成してください。

- 新製品の特徴と利点を簡潔に説明する
- 顧客の興味を引く文体にする
- 詳細な情報やデモの予約を促す

このプロンプトを基に、チャットGPTは次のようなメールを生成します。

件名：最新の新製品についてご紹介

本文：
お世話になっております。
この度、弊社より新たに発売された製品についてご紹介させていただきます。

この製品は、従来の製品に比べて性能が大幅に向上しており、業務の効率化に寄与すること間違いありません。

詳細な情報やデモの予約については、こちらのリンクからご確認ください。ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

このように、チャットGPTを利用することで、営業メールを作成することができます。

情報を詳しく載せるとさらに詳しく文章を作ってくれる

ChatGPTを使う際にポイントはより詳しい情報を与える、より特化した内容を返答してくれる点です。

例えば今回は「新製品」として「菓子パンのイチゴスペシャル」を提案するメールをお願いするとしましょう

先ほどの指示文に
以下を加えます。

#新製品の特長
商品：菓子パン
商品名：イチゴスペシャル

口どけの良いスポンジケーキに、ジューシーなイチゴクリームとミルククリームをたっぷりとサンドした、ボリュームのあるケーキです。お客様から「どこか懐かしい味」という声をいただいている人気の商品です。

価格：1個　150円（税別）

指示文がこちら

#あなたは新製品の営業担当者です。
以下の条件を満たすメール文書を作成してください。

- 新製品の特徴と利点を簡潔に説明する
- 顧客の興味を引く文体にする
- 詳細な情報やデモの予約を促す

#新製品の特長
商品：菓子パン
商品名：イチゴスペシャル

口どけの良いスポンジケーキに、ジューシーなイチゴクリームとミルククリームをたっぷりとサンドした、ボリュームのあるケーキです。お客様から「どこか懐かしい味」という声をいただいている人気の商品です。

価格：1個　150円（税別）

出力がこちら

メール文例

件名：新発売！「イチゴスペシャル」のご紹介

本文： こんにちは、お世話になっております。この度、弊社より新発売された菓子パン「イチゴスペシャル」をご紹介いたします。

「イチゴスペシャル」は、口どけの良いスポンジケーキにジューシーなイチゴクリームとミルククリームをたっぷりとサンドした、ボリューム満点のケーキです。その味わいは、お客様から「どこか懐かしい味」と大変ご好評をいただいております。

価格は1個150円（税別）とお求めやすく、デイリーなおやつやティータイムにぴったりです。

さらに詳しい情報や製品のデモンストレーションを希望される方は、ぜひこちらからご予約ください。お客様のご来店を心よりお待ちしております。

ご不明点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。

よろしくお願いいたします。

詳しくすればするほど、精度の高いメール文が返ってきます。

---

1. 前提の確認
   効果的な方法:
   「このメールは既に商談が進んでいるお客様へのフォローアップメールです。過去のやり取りは以下の通りです...」
   効果が低い方法:
   「フォローアップメールを作成してください。」

2. 範囲、目的の提示
   効果的な方法:
   「今回のメールでは、次の商談日程の確認と最新の提案書の送付を目的としています。」
   効果が低い方法:
   「次のメールを作成してください。」

3. 構成の工夫
   効果的な方法:
   「メールは、挨拶、前回のやり取りの要約、次のステップの提案、締めの言葉の順に構成してください。」
   効果が低い方法:
   「メールの内容を以下にまとめましたので、作ってください。」

4. アレンジメント
   効果的な方法:
   「お客様が以前に関心を示していた製品（製品名）のアップデート情報を含めてください。」
   効果が低い方法:
   「新製品情報を含めてメールを作成してください。」

5. 情報量の調整
   効果的な方法:
   「メールは3段落以内で、簡潔に要点をまとめてください。」
   効果が低い方法:
   「詳細な情報をすべて含めたメールを作成してください。」

6. 語彙の選択
   効果的な方法:
   「お客様が理解しやすいように、専門用語は避けて簡潔な言葉を使ってください。」
   効果が低い方法:
   ※　特に指示をしない

7. フィードバックと調整
   効果的な方法:
   ※　必要な修正点があれば再度指摘して再編集を指示する
   効果が低い方法:
   ※　出力された通りにメールをつかう

ChatGPT活用の注意点

効果的に活用するためには、いくつかの注意点があります。

まず、生成された文章が完全に正確であるとは限らないため、必ずチェックを行うことが重要です。
あくまでも出力された文章は「下書き」として使いましょう。

また、機密情報を含む内容はAIに入力しないようにしましょう。

依頼内容を具体的かつ詳細に伝えることで、より質の高いアウトプットを得ることができます。
AIの特性を理解し、適切に活用することで、ビジネスコミュニケーションを大幅に改善することが可能です。

まとめ

チャットGPTを活用してビジネスメールを作成する方法を学ぶことで、下書きにかかる時間が大きく減り、日常業務の効率を大幅に向上させることができます。

基本的な使い方から具体的な依頼事項の明確化、そして応用例に至るまで、チャットGPTの効果的な使い方を理解することが重要です。

営業メールや顧客対応メール、社内連絡メールなど、様々なシチュエーションでチャットGPTを活用することで、質の高いコミュニケーションが可能になります。

また、AIを活用する際の注意点を踏まえることで、より効果的にチャットGPTを使いこなすことができます。

このガイドを参考に、ぜひチャットGPTを活用してみてください。ビジネスシーンでのコミュニケーションが格段に向上することでしょう。