登記申請をオンラインで完結させた話
こんにちは、オプティマインドの林です。
私は、監査法人で4年ほど会計監査に従事してから、2019年7月にオプティマインドにジョインし、管理の正社員一人目として色々なことに関わってきました。スタートアップで管理系の職種で働こうとしている方や働いている方に少しでもお役に立てる情報を発信できればと思ってます。
オプティマインドは、名古屋を本拠に「Loogia」というサービスを提供しているスタートアップです。
「Loogia」は、物流業において肝である「どの車がどの荷物を載せて、どんな順番で配送するか」を決める配車業務を最先端のアルゴリズムとビッグデータを用いて最適化・自動化するクラウドサービスです。
今回は、何かと手間のかかる登記申請を簡単にする方法について記事にしたいと思います。もう既に実行されている方も多くいらっしゃると思いますが、オンライン登記申請は、私の中ではかなり画期的だった出来事だったと鮮明に記憶しています。
オンライン登記申請導入前の苦労や手間
オプティマインドでは、外部の方に社外役員に就任して頂いており、本業でもかなり忙しい方ばかりです。そんな方にも登記申請書類にもなっている議事録関係について、「取締役会議事録です。紙面で捺印お願いします。」とお願いしていました。また、このやりとりは、何かと時間がかかりますし、私にとってストレスでした。
このような場合によくある方法としては、印鑑を預かり、捺印後のPDFを確認して頂くというような方法もあるかと思います。従前のオプティマインドでは、急ぎではない場合には、ワードファイルだけ先に共有しておいて、のちにまとめて捺印して頂くようなこともありましたが、急ぎで登記申請しなければならないときなどは、捺印リレーをしなければならず、関係者の皆様にはご迷惑をかけていました。
オンライン登記申請のきっかけ
2020年6月頃に実際に登記をしなければならない事項があった際に、ふとTwitterでとある記事をみかけました。
もともと、取締役会議事録の電子署名に電子署名サービスを使うことができなかったため、オンライン申請自体が実質利用できない状態でした。
記事を読んだときは、理解が追い付かなかったのですが、当時契約締結に利用していたクラウドサインを利用して、取締役会議事録を電子署名で作成することが出来るらしい。しかも関連する書類を電子で揃えれば登記に利用できるかもしれない。即日、顧問の司法書士の先生に相談して、オンライン登記申請にチャレンジしてみようということになりました。
オンライン登記申請をやってみて
これまで何度もオンライン登記申請を行ってきましたが、紙面で登記書類を揃えていたころに比べて、登記までのスピードが1週間ほど早くなった体感値があります。また、書類を揃えるために使っていた時間もかなり短縮されていると思います。まだ未導入の会社の担当者の方は、是非導入した方がいいと思います。コロナもあり、今では当たり前になりつつあるオンライン登記申請ですが、2020年6月では、馴染がなく「そんなことできるの？」状態だったところ、大変有難いことに社外役員の方にもすんなり理解して頂きご協力頂けたことはスムーズに導入できた要因だったなと思います。
オンライン登記申請の難点としては、どんな書類に対して電子署名がないといけないのかのお作法が厳しいことと、登記官の方が慣れていらっしゃらないの時に電子署名に関連した質問が来ることです。実際に私も一つのPDFの中に電子署名が複数あるが、付与されている電子署名一つ一つを説明して欲しいと指摘が入ったことがあります。そんな時にCLOUDSIGNさんのQAにドンピシャの回答があり、流石、大手の安心感あるなと思った記憶があります。
この制度の導入当初は、CLOUDSIGNとGMOしかツールとして認められていませんでしたが、十数個まで認められているのでツールも選ぶことができ、その他の目的と併せて検討してみてはどうでしょうか。
https://www.moj.go.jp/MINJI/minji60.html
今回はどちらかというと具体的な手順などについては言及していませんので、もし気になった方で知りたいという方がいらっしゃったらいつでも聞いてください！。Twitterなどで連絡お待ちしています。
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