仕事が速い人たちから学ぶ、仕事の効率化の方法

「忙しい人ほどレスが速い」という話をよく耳にしますが、仕事ができる人ほどタスク管理や時間管理が上手だと感じます。前回の記事では仕事に集中するための環境づくりについてご紹介しましたが、今回は仕事の効率化について書いていきたいと思います。

「忙しい人ほどレスが速い」は一理あり

「忙しい人ほどレスポンスが速い」という通説をよく聞きますが、たしかにその傾向はあると周りを見て感じます。ただし「レスが速い＝仕事ができる」ということではなく、結局は仕事に対しての意識の問題なのではと考えています。その意識とは、レスを早く返すことにより、相手も自分も仕事をスムーズに進めることができるための心がけのことだと思います。

私の場合は、メッセージが溜まると仕事に集中できなくなってしまうので、とにかく溜めないようにしています。返信に気を取られると、重要なことを考える時間がなくなってしまうため、なるべく早く返信をするように心がけています。
また、そういったちょっとしたタスクは溜めておく場所を決めており、コミュニケーションツール内でタスクの分類分けや、重要な返信をするメールはスターをつけるなど自分ルールを幾つか作っています。自分のタスク量がスターの数によって一目で分かるので便利です。その他、資料の作成など、より大きなタスクはデスクトップに溜めています。

仕事の効率化はタスクの可視化がカギ

仕事を効率的に進めるために、タスクの可視化を常に意識していて、私の場合はタスクをデスクトップ上にアイコンとして置いています。デスクトップの限られたスペースだと、ファイルがおける数も限りがあり、量が可視化できるのでタスクが溜まってくるとすぐに分かります。
簡単なタスクはメモ帳（テキストエディタ）に残して、さっと片付けてしまうようにしています。中には、タスクの優先順位付けを行う人もいますが、私は順位付けはせず、可視化されているタスクをとにかく終わらせることに徹します。ただ前提として、「重要」なタスクは、前週のうちに翌週のスケジュールに入れているため、他タスクはとにかく終わらせる、という形に落とし込めるのです。

また、新人の頃はタイピングの速さ、ショートカットキーを覚えるなどして速度を意識していました。それらは後から身につけてもあまり早くならないので、新人時代に訓練しておくと良いかもしれません。

参考にしたい、周囲で実践されていること

最後に私の周りにいる方が実践されていることもいくつかご紹介したいと思います。
周りの経営者の例でいうと時間を取られる業務はやらないと決める、という方がいます。スケジュールが詰まってしまうと、目の前の業務をこなすことが目的になり、新しいことを考える時間がなくなってしまうからです。そこで他の人でもできる業務は周りにどんどん振っていき、クリエティブなことだけに時間を使うようにしていました。人によっては、自分で何か資料をつくることを手放した方もいます。意思決定や考えることに自分をフォーカスさせ切っているのだろうな、と感じました。

また、タスク管理ツールを徹底して統一するという方法もあるようです。
チームメンバーのタスク管理ツールを統一することで、情報共有が円滑になり可視化もしやすくなります。
チーム内の誰がボールを持っているのか全員が把握できると、仕事もスムーズに進むと思います。

他、時間帯を区切ることを徹底されている経営者もいます。その方は集中タスクデーを作っていました。スケジュールを曜日単位でフォーマット化して、同じやり方を続けることにこだわっているのです。例えば、月曜日は事業部会議、火曜日は1on1、水曜日は顧客との会話、など。新しいスケジュールを考える時間自体を無くし、生産性を上げるやり方です。対象の物事に徹底して臨むことのできる態勢を整えているんだろうと。

どの方にも共通するのは「やる・やらないの選択」を徹底していること。やり方は色々あれど、何をやるか、何をやらないか、やらないことは意識すらしなくていい状態に持っていく、ということですね。

忙しいスケジュールの中でも、時間管理を入念に行い、効率的に仕事を進めることはとても大切だと思います。今回ご紹介したような方法を取り入れながら、ぜひ成果を出すところに繋げてみていただけると嬉しいです。