#022 ABookBizってどこで使えるの？⑤営業チームの資料を管理
お世話になっております。株式会社エージェンテック、ABook推進部の星野です。
毎週様々な切り口でABookを推進しておりますこのnote、始める前よりもずいぶん推進されたなあ、と、推進前のあの日を感慨深く振り返っている今日この頃です。だいぶ推し、だいぶ進みました。つまり推進してきました。
今日も今日とてABookを推し進めてまいります。
私は頑なに「どこで使えるの？」シリーズでやってきていますが、今回はどちらかと言うと「どうやって使うの？」「どう使うのがいいの？」といった方がよいかもしれません。
今回は営業チームを例に、管理者・営業マンどちらにも良い影響をもたらす使い方、すなわちこれDXといった使い方を、事例とともにご紹介いたします。
それでは、はりきってどうぞ！
営業部での資料管理
たとえば、商社の営業部を考えてみましょう。商社ですから、様々な商品を扱います。
そのため、顧客に提案する資料の数も多くなります。
膨大な量の資料は管理できない
Aという商品を提案するための資料、Bという商品を提案するための資料、Cという、Dという…XYZでは足りないぐらいたくさんの製品があります。
それに加えて、商品Aには標準的な資料のほかに付帯する別の資料があったりと、とにかく資料の数だけで膨大な量になります。
これらの資料はすべてファイルサーバーに保管されています。営業マンたちはここから自分のPCにコピーして、顧客用の提案資料を改めて作ります。
営業マンがそれぞれ資料を作ると
新人営業マンのホシノ君もはりきって資料を作っていますが、顧客1への提案資料のために資料Aと資料B・資料Cの一部を追加するなど、かなり手間がかかっています。
顧客1への資料がやっとできたのに、後日また修正してファイルが増えたり、顧客2・顧客3と提案先が増えたり…、ホシノ君はとにかく要領が悪いようです。
ただでさえ資料の数が多いのに、顧客専用あるいは個人用の資料を作ってまとめるとなると、管理が非常に大変です。ましてや、ホシノ君のように闇雲にファイルを増やすメンバーがいたらなおのこと。
あまつさえ、管理者は営業マン個人がどの資料を使ってどんなやり方で営業活動を行なっているかも把握しきれていません。ホシノ君がてんでダメなことだけ分っています。
このチームの課題は、以下のような点にあります。
個々が勝手に資料を作って営業している
顧客専用の資料作りに時間をかけている
共有する場所は設けているが、管理しきれていない
ABookBizで業務改善
こんな状況でこそ、ABookBizが活躍します。
ファイルサーバーにある資料をアップロードし、管理者（部長など）が細かに管理すると、業務がかなり効率化されます。
顧客別の資料は不要
商品ごとの標準資料が準備できていれば問題ありません。
別の商品の一部が必要になったら、その部分だけをリンクさせて提示することが可能なので、わざわざ専用資料を作る必要がなくなります。資料間のリンクも容易で、ホシノ君でも設定できます。
チーム全体で同じ資料を共有
営業マンは管理された資料のうち、必要なものだけを使います。しかも資料どうしを自在に行き来するリンクが設定されているので、新人のホシノ君もベテラン営業マンミヤザキさんのように流れるような商談が可能になります。
バージョン管理、利用者・利用期間の設定も容易
管理者は常に最新のバージョンを配信させることができます。ホシノ君などの使用者は、常にモバイル端末に最新の資料を持ち歩くことができます。また、ユーザーやグループ、利用期限なども設定することができるので、利用者・利用期間を限定した配信も可能です。
利用データの分析
管理画面上で「どの資料がどれだけ使われているか」などの分析が可能です。ベテランのミヤザキさんの利用データを参考に、ホシノ君も一流営業マンを目指すことができるのです。
商社での導入事例
今回挙げたような営業資料管理ツールとしてABookBizを利用している企業の導入事例記事です。もちろん、どの企業にもホシノ君のようなおかしな営業マンはいません（念のため）。
株式会社たけびし様では、作り込んだ高品質な営業資料を社内で展開、急な商談にも対応できる営業支援ツールとしてご利用いただいております。
株式会社ユーシン様が取り扱う製品は多岐にわたりますが、これらの資料を一元管理し新人でも使いやすく製品理解を深められるツールとしてご利用いただいております。
終わりに
今回は営業部を例に、チーム内での資料管理をABookBizで行う方法をご紹介しました。
この場合、部長などのリーダーが資料を管理し、営業マン個人はそれらをリンクさせて使うだけ。
異なる資料・異なるファイルでも自在に行き来するABookBizならではの使い方です。
また、リーダーもファイル管理が容易となり、管理者・使用者それぞれに大きなメリットをもたらし、業務効率化を実現します。
ホシノ君も、将来トップセールスマンになるかもしれません。
ABookBizの文書間をまたがったリンクと管理設定で、営業チームはさらに活性化し売上アップも見込めます。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
ABook推進部・星野（ホシノ君とは別人）でございました。