スプレッドシートでデータモデリングを学ぶ (1/5)　Part1

スプレッドシートでデータモデリングを学ぶメリット

きれいに整理されたスプレッドシートがあれば、それを基にダッシュボードやパワーポイントなどを作成することができます！

1. 背景

スプレッドシートはビジネスの現場で頻繁に使用されているツールです。
しかしながら、多くの場合、データが煩雑で整理されておらず、効率的にビジネスを行うことができない状況に陥っています。そこで、スプレッドシートでデータモデリングを行うことで、データを整理し、ビジネスプロセスを改善することができます。

2. 伝えたいこと

スプレッドシートでデータモデリングを行うことで、データを整理し、ビジネスプロセスを改善することができます。

3. 対象の読者

スプレッドシートを使用したビジネスプロセス改善に興味があるビジネスパーソン、ビジネスマネージャー、またはデータモデリングの初心者向けです。

4. 使用技術

• スプレッドシート

内容

１.スプレッドシートをデータベースとして使用する

スプレッドシートには、データの整理、集計、分析などの機能が備わっており、複数のシートを利用することで、複雑なデータを分類、整理することができます。スプレッドシートファイルのシート、列をそれぞれデータベース、テーブル、カラムと考えればデータベースとして使用するイメージがつきやすいです。

2.データモデル化されていないスプレッドシートの問題点

例えば

列に項目名がない列あり

一つのセルに複数の情報

1. 項目の漏れ
   スプレッドシートの列に必要な項目が記入されていない場合があります。例えば、顧客の名前や住所、取引先の担当者名など、重要な情報が欠落している場合があります。必要な項目が漏れていると、情報の把握や集計が困難になります。

2. 1つのセルに複数の情報が含まれる
   (例)　1つのセルに複数の情報が含まれている
   たとえば、商品名や金額、数量が同じセルに入力されている場合、それらを分離することができないため、集計や分析が困難になります。

3. データの整合性が取れていない
   (例)　スプレッドシート内のデータに整合性が取れていない場合があります。
   たとえば、ある項目には数字が入力され、別の項目には文字列が入力されている場合があります。また、日付や時間のフォーマットが異なる場合もあります。このような場合、データの整合性が取れていないため、集計や分析の際に不正確な結果を生じる可能性があります。

4. データの重複
   (例)　スプレッドシート内で同じデータを複数回入力している場合があります。たとえば、同じ商品名や取引先名を異なるセルに入力している場合、そのデータは重複しているといえます。重複したデータが存在すると、データの整合性が損なわれるため、集計や分析に支障をきたす可能性があります。

以上のように、スプレッドシートがデータモデル化されていない場合には、データの重複や重要なデータの漏れ、整合性の不一致など、様々な問題が生じる可能性があります。データモデル化を行うことで、これらの問題を解決し、より正確で効率的なデータの管理を実現することができます。

項目未記入への対応

最近、スプレッドシートで未記入の項目を含む行があったため、必要な項目を把握するためにヒアリングを行っています。ヒアリングする際には、「聞きたいこと」、「私で調べたこと」、「背景・目的」などを整理して伝えることで、以下のようなメリットが生まれます。

• 返答が返ってくるまでの時間短縮ができる。

• 具体的なアドバイスや回答を提供しやすくなる。

• 正確な回答ができる可能性が高まる。

具体的なアドバイスや回答を得られることで、問題解決のスピードが早くなり、業務の効率化にもつながります。

次回Part2へ

次回は1つのセルに複数の情報が含まれる場合の対処法をお伝えします。