引継書について

どんな仕事でも、担当が変われば業務の引継ぎが伴います。
会社や組織として、お客さんへのサービスを提供する以上、引継ぎはとても重要です。

もちろん行政でも毎年度末には引継ぎが行われ、先月は業務多忙の中、引継書を書いた人も多いと思います。

ところで、
業務多忙の中で作る引継書はどんな効果をもたらすのか？

──────────
◆そもそも引継書とは
──────────
業務で抱える様々な案件ごとに、経緯や目的、住民等からの要望苦情、対応状況などを整理します。
人事異動が主なきっかけになりますが、担当が変わることで、自分達の組織(内部)や住民等の相手側(外部)とのやりとりがスムーズに行われるよう記録するものです。

──────────
◆引継ぎの現状
──────────
①引継ぎ時期は3月下旬(内示発表後)、時間は長くて1日
②引継書の中身は1案件ことに端的にまとめる
③引継書に記載する項目は、担当のセンスしだい(特に決まりは無い)

ざっくりとこんな感じですが、引継書を書くと、いろんな要素によって、途中から(最初からかも…)目的を見失う傾向が見られます。
「業務内容を引継ぐ」→「とりあえず引継書を作る」

①についての補足
年度末の、しかも下旬で業務多忙の中で、人事異動先の住居探し等いろいろ気持ちが散乱しながら引継ぎが行われます。
異動はだいたい3～4年ごとに行いますが、3～4年の内容を長くてもたった1日で引継ぎます。引継ぎ自体はその１回きりなので、年度が変わって内容が不明な時は、前任に聞くしかありません。でも前任は異動先で忙しいです。

②についての補足
引継書を開くと、案件ごとに項目が整理されています。
案件が多くなればもちろんページ数が増えるので、内容を端的にまとめてスリム化を図る様子が見られます。

③についての補足
引継書に何を書くかは担当の自由です。だいたいは去年のデータを更新して終わりますが、経験上、内部、外部との業務がスムーズに行えるものであったためしがありません。
引継書を読む相手は何も知らない中で業務を引き継ぐのでそれを意識した内容を書く必要があると思います。あわせて、書類やデータの保存先等も事細かに記してあげないとスムーズに業務が進まないと思います。
酷い時は、引継書に重要な内容を記載せず、新年度が始まってから手遅れで見つかる「爆弾」が隠されているものもありました。(自分もやってしまったことがあります…)

──────────
◆引継書の書き方
──────────
内容について
・引継書の目的を改めて理解する
何も知らない引継ぎ相手に書くことを頭に入れて書くと良いと思います。
どんな目的でこの事業があるのか？経緯、相手、事業進捗、今後の予定、法的な手続きの必要性など知らない人へ伝えることはたくさん出てきます。

・引継書は3月に書くものではなく、定期的に書く
4月から書き始める気持ちで書く。日々の業務で起きたこと等、要素を抽出し、これは引継書に書いとこと思ったらその時に更新しておくと良いと思います。イベント等も忘れちゃうので、実施後に書いておくと後々楽です。

・自分が出来なかったことを素直に書く
引継書はキレイに書きたいのもわかりますが、ネガティブなことほど重要度大です。自分がいる時に出来なかったことは必ず書いておかないと「爆弾」になるので気をつけましょう。

──────────
◆最後に
──────────
そもそも引継ぎを3月にやることにメリットがあるのか？自分にはデメリットしか見えません。でも、そういう仕組みなので仕方がないです。
そうだとすれば、上で書いたように、引継書の書き方を工夫するしかありません。
仕組みを変えるなら、内示は3月じゃなきゃだめなのか？異動後も引継ぎの時期を確保出来ないか？などいろいろ変える要素はあると思います。

引継ぎの先には住民がいます。今の引継ぎの先にある現状は…
例えば、住民からよく言われれる「役所は担当が変わると全部リセットだからな、またイチから説明しなきゃならないのか💢」などは、早く無くしたいものです。

うちらは誰の為に仕事をしているのか