【完全ガイド】大学職員エントリーシート攻略法 - 志望動機や自己PRの書き方を徹底解説

大学職員への道【就職・転職フクロウ】

2024年9月11日 19:15

どうも、大学職員の内定を7つ獲得して転職した現役職員のフクロウです。

私は今までたくさんの大学職員ES(エントリシート)を見てきました。

おそらくその数1000は確実に超えています。

それは自分自身が大学職員のエントリーをたくさん行ったのに加え、実際に大学職員として採用担当者（書類選考）に携わったこ都があるためです。

つまり、大学職員選考に関して、特にどんなES(エントリシート)が通過しやすいのか？対策や情報を持っています。

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この記事では、大学職員のエントリーシートを書く際のポイントや、例文、志望動機・自己PRの例文を交えながら、合格への道筋を解説します。

就職活動を成功させるためのキャリア戦略も紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。

大学職員ES(エントリシート)の基本情報

大学職員の選考では、エントリーシートの提出が最初の関門となります。

多くの企業と同様、大学もエントリーシートを通じて、新卒であれば学生、転職志望者の基本情報や志望度を確認します。

履歴書とは異なり、より詳細な自己PRや志望動機を記入する欄があるのが特徴です。

そして一般的に大学職員の選考でもっとも落ちるのがこの書類選考ES(エントリシート)による選考落ちです。

大学職員は民間企業や他業界とは異なり、募集人数が少ないことから、倍率が高くなりがちです。

そしてネットをたたけば「楽」で「高給与」といった情報が選考しており、安易な気持ちで大学職員のES(エントリシート)を提出する人が多すぎます。

そのため、ES(エントリシート)の基本情報はもちろん、他業種のＥＳに比べてより面接に呼びたい！と思われるような書類を作成し選考通過を目指すべきです。

そのためのES(エントリシート)作成のポイントは、なんといっても大学職員への志望動機です。

大学職員の志望動機の書き方と例文（ES(エントリシート)の関門）

志望動機は、なぜ大学職員を目指すのか、そしてなぜその特定の大学で働きたいのかを明確に伝える重要な部分です。

そして私のもとに相談が多いのが「大学職員への志望動機なんてありません」ということです。

私も含めほとんどの人が大学職員への道を目指すきっかけは「今より楽で年収が高くて・・・・」といった入り口です。

当然、大学職員の面接に置いてそんなこと正直にいえるはずもなく「志望動機なんてない」となるのです。

だから安心してください。

まずは、大学職員の志望動機なんてないのが普通ということを理解し、気を楽にして読み進めてください。

大学職員のES(エントリシート)を大量に見てきた私が考えるポイントは以下。これは押さえて書きましょう。

大学職員としての強い意志を示す
大学の理念や特色との共感を具体的に説明する
自身の経験や価値観との関連性を明確にする
入職後の具体的な貢献イメージを描く

例文：
「私が〇〇大学の職員を志望する理由は、教育を通じて社会に貢献するという強い使命感と、貴学の革新的な教育理念に深く共感したためです。
大学職員という仕事に就きたいと考えたのは、大学3年次のインターンシップでの経験がきっかけでした。
その際、大学職員の方々が学生一人ひとりの可能性を信じ、その成長を全力でサポートする姿に強く感銘を受けました。
そして、教育の力で人生を変え、社会を変革できることを実感し、私もその一翼を担いたいと強く思うようになりました。
特に貴学の「全人教育」の理念と、それを実現するための独自のカリキュラム「〇〇プログラム」に大変興味を持ちました。
このプログラムは、専門知識だけでなく、批判的思考力や創造性、コミュニケーション能力など、社会で真に必要とされる力を育成するものであり、これこそが現代社会に求められる教育だと確信しています。
私は学生時代、留学生支援のボランティア活動に携わり、多様な背景を持つ学生たちと接する中で、一人ひとりのニーズに合わせたサポートの重要性を学びました。
この経験を活かし、貴学で「〇〇プログラム」の運営サポートや、学生の個別相談対応など、学生の成長を直接的に支援する業務に携わりたいと考えています。
また、貴学が推進する地域連携事業にも大変関心があります。
大学の知的資源を地域社会に還元し、地域と共に発展していく姿勢は、これからの大学のあるべき姿だと思います。
私は学生時代に地域活性化プロジェクトに参加した経験があり、大学と地域の協働の可能性を肌で感じました。
この経験を活かし、新たな地域連携プログラムの企画・運営にも積極的に関わっていきたいと考えています。
大学職員として、学生の成長を支え、大学の発展に貢献することが、私の人生の使命だと考えています。
貴学で働くことができれば、この使命を全力で果たす所存です。」

このように大学職員になりたい、目指したいと少しでも思ったことをベタ打ちし、その後Chat GPTで要約していく方法がオススメです。

そうすると次第に自分の示すべく志望動機にたどり着くことができるでしょう。

大学職員の自己PRのコツと事例紹介

自己PRでは、大学職員として活かせる自身の強みや経験を具体的に記述します。

以下の要素を含めると選考で見られている部分のため効果的です。

大学職員の業務に直結するスキルや経験
学生支援や大学運営に関連する活動実績
教育や大学に対する深い理解と熱意

こちらも同じく自分自身を示し、大学職員として役に立つ例文をベタ打ちし、Chat GPTに放り込んで要約していく選考対策方法がオススメです。

下記は私がChat GPTに投げ込む前のベタ打ちした文章です。

事例：
「私の強みは、教育現場での実践経験と、それを支える確かな事務処理能力です。
大学3年次から2年間、学内の学習支援センターでチューターとして活動し、延べ200人以上の学生の学習相談に対応してきました。
この経験を通じて、学生一人ひとりのニーズを的確に把握し、適切なサポートを提供する力を培いました。
同時に、学生の相談記録や統計データの管理、報告書の作成など、事務業務もこなしてきました。
特に、Excelを活用したデータ分析スキルを磨き、学生の利用動向や満足度調査の結果を可視化し、センターの運営改善に貢献しました。
また、学生自治会の副会長として、大学との橋渡し役も務めました。
学生の要望を取りまとめ、大学側と建設的な対話を重ねることで、キャンパス内の設備改善や新たな学生支援制度の導入を実現しました。
この経験から、多様な意見を調整し、組織の意思決定に関わる力を身につけました。
さらに、教育学を副専攻として学び、現代の高等教育が直面する課題や、大学の社会的役割について深く考察してきました。
特に、「大学のガバナンスと質保証」をテーマにした卒業研究では、複数の大学職員の方々にインタビューを行い、大学運営の実態や課題について理解を深めました。
これらの経験とスキルを総合的に活かし、学生支援、業務改善、大学の戦略立案など、幅広い領域で貢献できると確信しています。
大学職員として、常に学び続け、成長し続けることで、大学全体の発展に寄与したいと考えています。」

大学業界研究と情報収集の重要性

大学職員のエントリーシート作成の前に、大学職員の業界研究と情報収集は欠かせません。

各大学のウェブサイトや、OB・OG訪問を通じて、最新の動向や求められる人材像を把握しましょう。

私は内定を7つの大学から得ましたが、見事に内定をもらった大学ではその大学の現場の人に訪問し、生で話をきいた大学となりました。

つまり、情報収集は重要、ですがそれ以上に実際に現職職員と面談し、そのことをES(エントリシート)でアピールし材料として利用することはかなり効きます。

むしろ、失礼ですがそために大学職員の方とあっていたといっても過言ではありません。

そんな小細工を・・・と思うかもしれませんがこれくらいしてやっと大量のES(エントリシート)での中から「面接であってみたい」と思わせることができるのです。

いわば現役大学職員と面談しておくことは大学職員の選考突破のポイントです。

もちろん実際に足を使うだけではなく、下調べや大学研究も重要です。

この研究を重ねることで得る知識は、志望動機や自己PRをより説得力のあるものにします。

例えば、志望大学の最近の取り組みや中長期計画に言及することで、熱意と準備の良さを簡単にアピールできます。

とりあえず大学職員の選考受けようといった軽い気持ちの受験者は中期経営計画なんてみませんから。

そのため、このようなES(エントリシート)でも意外と面接試験に呼ばれたりします。

「貴学が推進する『未来創造型教育改革』に大変興味を持っています。
特に、AI・データサイエンス教育の全学必修化や、SDGsを軸としたPBL（Problem-Based Learning）の導入は、これからの社会で求められる人材育成に直結する先進的な取り組みだと考えます。
私は学生時代にデータ分析の基礎を学び、また環境NPOでのインターンシップを通じてSDGsへの理解を深めました。
これらの経験を活かし、新しい教育プログラムの運営支援や、学生の学習相談対応などを通じて、貴学の教育改革の実現に貢献したいと考えています。
また、貴学が2025年までに留学生比率を20%に引き上げる目標を掲げていることも承知しています。
私自身の留学経験や、留学生サポートのボランティア経験を活かし、国際化推進室での業務にも積極的に携わりたいと思います。」

一件固くてつまらない文章ですが、こういった文章を提出してくるs年功者っていったいどんな人？と気になるものです。

毎日同じような志望動機の書かれたES(エントリシート)を見ている採用担当者からしたら目に留まるというわけです。

大学職員の面接対策とエントリーシートの関連性

大学職員のエントリーシートは面接の基礎資料となります。

面接官の手元には必ずES(エントリシート)がありますし、関心の高い部分や加点部分にはチェックマークがされています。

これによりあなたの強み、大学としてあなたに興味がある点をどの面接者でもわかるようにしています。

そして、当然ですがES(エントリシート)で記入した内容について、大学職員の面接官から詳しい質問が面接で投げかけられる可能性が高いです。

エントリーシート作成時から、面接での質問を想定し、一貫性のある回答ができるよう準備しましょう。

例えば、自己PRで「学生支援の経験が豊富」と書いた場合、面接では以下のような質問が想定されます。

質問例：「学生支援の経験から、大学職員として特に大切だと考える資質は何ですか？また、その資質をどのように業務に活かしていきたいと考えていますか？」

回答例：「学生支援の経験から、大学職員として特に大切な資質は、『傾聴力』と『問題解決力』だと考えています。
学習支援センターでのチューター活動を通じて、学生一人ひとりが抱える課題は多様で複雑であることを学びました。
例えば、一見単純な学習相談でも、その背景には経済的問題や人間関係の悩みが隠れていることがありました。
そのため、表面的な訴えだけでなく、真の問題を把握するための傾聴力が不可欠です。
同時に、把握した問題に対して、大学のリソースを最大限に活用しながら、具体的な解決策を提示し、実行する問題解決力も重要です。
私は、学生の相談内容に応じて、適切な学内サービス（カウンセリング、キャリアセンター、奨学金窓口など）につなぐだけでなく、必要に応じて教職員と連携し、新たなサポート体制の構築を提案するなどの取り組みを行ってきました。
大学職員として、これらの資質を以下のように活かしていきたいと考えています。
まず、学生相談窓口での対応において、傾聴力を活かし、学生の真のニーズを的確に把握します。
そして、問題解決力を発揮し、個々の学生に最適なサポートプランを提案・実行します。
さらに、蓄積された相談データを分析し、大学全体の学生支援体制の改善提案にもつなげていきたいと思います。
例えば、多くの学生が共通して抱える課題については、予防的なワークショップの開催や、新たな支援制度の創設などを企画・提案していきたいと考えています。
このように、一人ひとりの学生に寄り添いながら、同時に大学全体の支援体制の向上にも貢献できる職員になりたいと考えています。」

このように自ら提出したES(エントリシート)を客観的に見直し、質問が来るだろうといった例文質問を想定しておくことはかなり面接対策として有効です。

つまり、ES(エントリシート)を提出する時点から面接対策は始まっているということ。

大学職員のエントリーシート作成の具体的な手順

私はいままでたくさんのES(エントリシート)を作ってきましたし、見る側としても大量のESと対峙してきました。

そして、わかってきたのが選考通過するES(エントリシート)は、ほとんどが以下の手順でエントリーシートを作成されています。

選考を通過するために、例文付きで効率的に高品質な内容を仕上げることがで切るよう紹介しておきます。

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Step 1: 自己分析
自分の強み、興味、価値観を明確にします。

例：「私の強みは粘り強さと好奇心旺盛な点です。学生時代、難解な統計学の研究テーマに取り組んだ際、何度も壁にぶつかりましたが、諦めずに挑戦し続けました。先行研究を徹底的に調査し、先生や先輩に積極的に質問し、さらには統計学の専門家にメールで助言を求めるなど、あらゆる手段を尽くしました。その結果、新しい統計モデルの開発に成功し、学会発表まで漕ぎつけることができました。この経験から、困難な課題に直面しても粘り強く取り組み、多角的なアプローチで問題解決する力が身についたと感じています。」

Step 2: 大学研究
志望大学の特徴、理念、最新の取り組みを調べます。

例：「〇〇大学は、『持続可能な社会の実現』をビジョンに掲げ、SDGsへの取り組みに力を入れています。特に注目したいのは、昨年度から開始された『SDGs実践プロジェクト』です。これは学部横断で学生チームを結成し、地域の環境問題や社会課題の解決に取り組むプログラムです。また、環境問題に関する公開講座を定期的に開催し、大学の知見を地域社会に還元する取り組みも素晴らしいと感じました。」

Step 3: 志望動機の作成
自己分析と大学研究の結果を組み合わせて、志望動機を考えます。

例：「私は環境問題に強い関心があり、〇〇大学の『持続可能な社会の実現』というビジョンとSDGsへの積極的な取り組みに深く共感しました。学生時代に環境NPOでインターンを経験し、持続可能な社会づくりの重要性を肌で感じました。この経験と、大学で培った統計分析のスキルを活かし、『SDGs実践プロジェクト』の運営サポートや、環境問題に関する公開講座の企画・運営に携わりたいと考えています。大学職員として、学生の社会貢献活動を支援しながら、同時に大学の知見を地域社会に還元する橋渡し役となることで、持続可能な社会の実現に貢献したいと考えています。」

Step 4: 自己PRの作成
自分の強みと大学職員の仕事内容を結びつけて、具体的なエピソードを交えて説明します。

例：「私の強みは、データ分析力とコミュニケーション能力です。統計学を専攻し、複雑なデータを分析・可視化するスキルを身につけました。このスキルを活かし、学生の学習傾向や満足度調査の結果を分析し、教育プログラムの改善提案に貢献したいと考えています。また、学生団体の代表として、多様なバックグラウンドを持つメンバーをまとめ、大学祭を成功に導いた経験があります。この経験で培ったリーダーシップとコミュニケーション能力を活かし、学生と教職員の橋渡し役として、より良い大学環境づくりに貢献したいと考えています。」

Step 5: 推敲と添削
書き上げたエントリーシートを何度も読み返し、より簡潔で説得力のある表現に修正します。

可能であれば、就活サービスの添削機能や、友人、先輩にチェックしてもらうのも効果的です。

大学職員のエントリーシート作成時の注意点

大学職員のES(エントリシート)は大量に提出されるため、選考落ちしないよう注意するべきポイントがあります。

大学職員のエントリーシート作成時には、以下の点に注意しましょう。

文字数制限を守る：指定された文字数内で簡潔に表現する力も評価されます。
具体的なエピソードを交える：抽象的な表現ではなく、具体的な経験や数字を用いて説明しましょう。
大学職員の視点で書く：学生時代の経験を大学職員としてどう活かせるか、常に意識して書きましょう。
志望大学の特色を反映させる：志望大学の理念や特徴を理解し、それに合わせた内容にすることが重要です。
誠実さを示す：過度に飾らず、ありのままの自分を誠実に表現することが大切です。

転職サイトへの会員登録後、多くの企業がエントリーシートの提出を求めます。大学職員を志望する場合、以下のポイントを押さえて自己アピールしましょう。

まず、志望動機を明確に記述することが重要です。現在のキャリアから大学業界へ転身する理由を、具体的な情報を交えて解説します。学生時代の経験や、これまでの職歴が大学職員としてどう活かせるかを例示すると効果的です。

自己PRでは、職務経歴書に記載した内容を深掘りし、大学職員に求められる能力との関連性を示します。例えば、学生対応力や研究支援能力などを、具体的なエピソードを交えて紹介しましょう。

選考対策として、志望大学の特色や教育方針を事前に調査し、自身のキャリアプランとの整合性を示すことがポイントです。また、高等教育業界の最新動向にも触れると、業界理解度をアピールできます。

面接では、エントリーシートの内容を掘り下げて質問されることが多いため、一貫性のある情報を記載することが大切です。また、指定された文字数を厳守し、誤字脱字にも注意を払いましょう。

エントリーシート作成に不安がある場合は、大学のキャリアサービス部門や転職サイトが提供する無料の添削サービスを利用するのもおすすめです。例文を参考にしつつ、自分らしさを失わない記述を心がけましょう。

最後に、エントリーシートは面接官が最初に目にする書類です。熱意と適性を効果的に伝え、次の選考につながるよう工夫しましょう。

まとめ

大学職員のエントリーシートは、徹底的な自己分析と志望大学の研究の集大成といえます。

この記事で紹介したポイントを押さえつつ、自己の強みを効果的に表現することが選考突破への近道です。

大学職員のエントリーシートは、企業が応募者を評価する最初の関門となる重要な書類です。

志望動機や自己PRなどの項目で、自身のキャリアと大学職員としての適性を明確に示すことが求められます。

業界理解度を示すため、高等教育に関する最新情報にも触れましょう。

多くの転職サイトでは、会員登録後に様々な企業のエントリー情報が閲覧できます。

大学職員募集の情報を見逃さないよう、こまめにチェックすることをおすすめします。

また、大学職員のエントリーシートの例文や解説記事を参考にしつつ、自分の言葉で表現することが重要です。

面接対策としても、大学職員のエントリーシートは重要な役割を果たします。

面接でより深い質問がされる可能性が高いため、記載内容は具体的かつ一貫性のあるものにしましょう。

最後に、この記事が大学職員を目指す皆さんのエントリーシート対策の一助となれば幸いです。

就職活動は長い道のりですが、一歩一歩着実に進めば、必ず道は開けます。

キャリアサービスや無料の添削サービスも活用しながら、自信を持って挑戦し、夢の実現に向けて頑張ってください。

提出の際は、誤字脱字のチェックも忘れずに。

皆さんの成功を心より願っています。

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