仕事術：ポモドーロテクニック
はじめに
閲覧ありがとうございます！月です。
今回は、先日Diary記事でちょこっとご紹介した「ポモドーロテクニック」について詳しくご紹介しようと思います。
私がどのような感じの時間配分で取り入れているかもご紹介します。
ポモドーロテクニックとは
ポモドーロテクニックとは、1980年代にイタリアのフランチェスコ・シリロ氏によって提唱されたタイマーを使用した時間管理術です。
集中的に作業に取り組む時間と休憩時間を交互に繰り返すことで、集中力を持続させながら、生産性を上げることができる時間管理のテクニックです。
作業時間と休憩時間を1セットとします。この1セットのことを「ポモドーロ」と呼びます。
ちなみに、「ポモドーロ」とはイタリア語で「トマト」を意味する言葉らで、シリロ氏が使用していたタイマーがトマト型のキッチンタイマーだったことに由来するそうです。
時間配分
作業時間と休憩時間の時間配分についてですが、以下で設定するのが基本のようです。
作業時間：25分
休憩時間：5分
つまり、1セット（1ポモドーロ）は30分になります。
4セット繰り返したら少し長めの休憩をとります。
長めの休憩：15分
ポモドーロテクニックのやり方とコツ
用意するもの
ポモドーロテクニックを取り入れるにあたって必要なものは以下になります。
タスクや作業のTODOリスト
タイマー
たったこれだけで始められるので、お試しでやってみるにもコストはほとんどかからないかなと思います。
TODOリストは紙でもスマホのメモ帳やアプリでもOKです。
ただし、頭の中で整理するのはNGです。
きちんと言語化して書き出しましょう。
また、タイマーも時間が測れるものであればなんでも大丈夫です。
キッチンタイマーでも、スマホのアラームでもOKですが、砂時計とかだと時間が終わったときに気が付かない可能性があるので、音が鳴るもののほうが良いかなと思います。
ポモドーロテクニック用のタスクのリストとタイマーがセットになったアプリなどもあるので、そういったものを利用するのも良いかと思います。
実施手順
手順としては以下を実施していきます。
TODOリストを作成する
作業時間の25分でタイマーをセットする
タイマーがなるまで25分間集中して作業を実施する
タイマーがなったら5分の休憩を取る
2から4までを3セット実施したら、2と3を実施して15分の休憩をとる
まず、持っている仕事を洗い出す必要があります。
やるべきことをきちんと洗い出し、把握しておかないと、そもそも何をして良いかわからなくなったり、無駄なことに時間を取られてしまいます。
なので、TODOリストにタスクを書き出していきましょう。
書き出すことで、やるべき仕事が見える化できるので、それだけでも生産性は上がると思います。
タスクを書き出す際は、なるべく細かい単位で切り出し、何をして、どういう状態になれば完了なのかをはっきりさせましょう。
次にTODOリストに書き出した各タスクについて、どのくらい時間がかかりそうかを算出します。
「25分の作業 + 5分の休憩」を1ポモドーロと考え、1時間かかる作業であれば2ポモドーロになります。4セット実施したら休憩が15分になるので、そこも注意してかかる時間を算出しましょう。
時間の見積もりをしておかないと、せっかくタスクを細かく細分化して、やるべきことが見えても、ダラダラと何時間もかかってしまっては意味がないですから、ここのフェーズはしっかりやっておきましょう。
ポイント
ポモドーロテクニックの肝は、タスクの洗い出しと、各タスクにかかる時間の見積もりだと思っています。
特に、タスクをいかに細かく切り出し、やるべきことを整理できるかにかかっているかなと思います。ここがしっかりできていれば、時間の見積もりもしやすく、実際に作業をするときにも、スムーズに着手できるはずです。
私はエンジニアなので、自分の仕事を例にしてみます。
例えば、「Webサイトの開発をする」というお仕事があったとします。
この時TODOリストに書き出すタスクとしては、「Webサイトの開発」という大きな単位で作成してしまうのはNGです。
開発といってもやることはたくさんあります。
「Webサイトの開発」というお仕事は、設計をして、設計通りにコードを組んで、テストをして、リリースをするという流れだとすると、少なくともTODOリストは以下のようになるはずです。
設計をする
ゴール：設計書を作成してコーディングができる状態にする
コーディング
ゴール：設計書に基づいて、機能をすべて開発する
テスト
ゴール：仕様通りの機能が実装され、バグがないことを確認する
リリース
ゴール：リリースして、利用者が使える状態になっていること
例なので、かなり粗めの洗い出しになっていますが、実際にTODOリストを作成する際は、各工程についてもっと詳しく細分化できるはずです。
設計書に書く内容ごとにタスクを洗い出したり、テストの中でも、テストの項目を作成したり、テストの準備をしたり、まだまだタスクは細かく切り出せます。それぞれの仕事の中で、やらなければならないこと、必要なことをタスクとして書き出してみてください。
そして時間配分についてですが、「作業時間25分+休憩時間5分で1セット」というのはあくまで基本であり、目安です。
最初は基本に則ってやってみるのが良いかなと思いますが、やっていくうちに、もう少し作業時間が欲しいな、とか、もう少し短いスパンで早いサイクルを回したいな、とか色々出てくるかもしれません。その時はご自身のお仕事に合わせて調整してみてください。
特に固定する必要はないと思うので、このタスクは早いサイクルを回すなど、タスクによって時間配分を変えても良いと思います。
1番集中して作業ができる形を見つけてみてください。
My Way
最後に私が実践している時間配分ややり方などをご紹介したいと思います。
ツール
まずはTODOリストやタイマーについてですが、アプリを使用して管理をしています。
私はFocus To-Doというアプリを使用しています。
タスクの書き出し、各タスクの時間設定（時間の見積もり）、タイマーなど、ポモドーロテクニックを実施するにあたって必要な機能が揃っているアプリになっています。
作業時間と休憩時間も自由に時間設定が可能です。
課金もできると思いますが、私は無料版を使っており、無料版でも十分な機能かなと思っています。
iPhoneでもAndroidでも使用できるアプリになっている（と思います）ので、試しにやってみたいよって方は使ってみてください。
▼ iPhone
▼ Android
時間配分
私の時間配分は以下の通りです。
作業時間：30分
休憩時間：5分
長めの休憩時間：15分
基本の時間配分より作業時間を+5分にしています。
1回の作業でキリの良いところまで行くのには30分くらいがちょうど良いかなという感じなので、30分で設定しています。
各タスクの時間見積もりの際も、30分ごとの方が計算しやすいというのもあります。
実施方法
まず、週の初めの月曜日の朝イチで、1週間でやるべきタスクの洗い出しと時間の見積もりを行います。
スマホにアプリを入れているので、ぽちぽち入力していきます。
洗い出しについては、かなり細かい単位で書き出しています。
例えば、コーディング（プログラミング）作業であれば、「ここのコードを書く」というくらいの単位です。
1タスクにつき、2-4ポモドーロ（1時間 - 2時間半）くらいになるような設定にしています。
あとはひたすら回すのみです！
朝からの流れとしては、
朝イチでメールなど連絡の確認
今日やるタスクの確認
ポモドーロテクニックを使ってタスクを進める
定時5分前までタスクを進めて、残りは明日やるべきタスクの確認と優先度・やる順番決め & 退勤準備
という感じです！
ポモドーロテクニックを取り入れてからは結構定時に退勤できることが増えたので、効率よく仕事が進められているのかなーという自己評価です。
計画通りに仕事が進めば良いのですが、そうもいかない時もありますよね。
差し込みの仕事が入ったり、連絡の返信に追われたり…
そういったときには、一旦中断してタイマーを止めます。
そして、再度タスクの優先度・やる順番を整理して、先に差し込みの仕事や連絡を返すなど、もともとやっていた作業とは別の仕事をする場合は、また1から30分を測り直して作業を進めます。
もし差し込みの仕事が今の作業よりも優先度が低ければ、そのまま停止したタイマーを再開させ、作業に戻ります。
こんな感じで臨機応変に対応しながらお仕事を進めています！
ちなみに、休憩時間に何をしているかですが、普通に休憩を取ったり、休憩時間に急ぎではないメールなど連絡を返したりしています。
休憩だと、飲み物入れたり、ちょっとおやつを準備したり、軽く寝たり…という感じです。
今までの作業とは全く別のことをして、一旦リセットするのが大切ですね。
おわりに
今回はポモドーロテクニックについてご紹介しましたが、いかがだったでしょうか。
もっと簡単に、サクッと紹介するつもりが、思っていたよりも長文になってしまいました…。
語彙力や文才がなく、わかりにくい文章になってしまって申し訳ないですが、私的にはかなりおすすめのお仕事術なので、よかったら実践してみてください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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