「急いでいるときこそ丁寧に！ 忙しい時にこそ注意すべき伝え方のコツ」

急いでいるときや忙しいときほど、つい簡単に指示を出したり、手短にメールを送ってしまうことがあります。しかし、そういったときこそ丁寧に伝えることが重要です。単刀直入に指示を出したり、簡潔にまとめすぎたメールが相手に伝わらず、結局二度手間になることも少なくありません。

1. 単純化しすぎる危険性

急いでいるときは、どうしても短く簡潔に指示を出したくなります。しかし、あまりに単純化しすぎると、相手が正確に内容を理解できないことが多いです。例えば、必要な詳細や背景情報が省かれてしまうと、受け手が勝手に解釈してしまい、結果的にミスが発生するリスクが高まります。

解決策: 急いでいる時こそ、重要なポイントを明確にし、必要な詳細を含めて丁寧に説明しましょう。特に、指示の内容や期待する成果物について、相手が正確に理解できるように言葉を選ぶことが大切です。

2. メールやLINEのミスコミュニケーション

短いメールやメッセージでのコミュニケーションも、急いでいるときにありがちな問題です。短文のメールや簡単な指示が誤解を招くことが多く、相手から追加の質問が返ってきたり、指示通りの結果が得られなかったりすることがあります。

解決策: メールやメッセージを送る際も、構造化された文章や箇条書きを使って要点を整理することで、相手にとってわかりやすい伝達ができます。また、急いでいる場合でも、相手が必要な情報をすぐに理解できるような工夫を心掛けましょう。

3. 丁寧さが生む効率の向上

忙しい時ほど、最初に丁寧に伝えることで、後のトラブルを防ぎ、結果的に効率が上がります。一度で明確に伝われば、相手からの確認作業や質問の手間が省け、再度指示を出す必要もなくなるからです。丁寧に伝えることで、双方にとって効率的な進行が期待できます。

まとめ

急いでいるときや忙しいときほど、丁寧にコミュニケーションをとることが重要です。最初から明確かつ詳細に伝えることで、二度手間を防ぎ、結果として効率的に作業を進めることができます。急がば回れの精神で、コミュニケーションの質を高めることが、忙しい時の最大の解決策です。