仕事のコツ｜結論は10秒で話せ
こんにちは。
仕事で報告書や説明資料、プレゼン資料等を作る機会が誰しも少なからずあると思います。もしくはnoteのような文章による発信にも当てはまると思います。
そのようなときに、分かりやすい資料のストーリーや構成、順番を組み立てる必要があると思うのですが、私はこれがあまり得意ではなく、いつも苦労してます。
先日、上司からアドバイスとしてもらったコツがあって、私的には、これは役立てられそう！と思ったことと、
私が参加している澤サロンnoteもくもく会「ありたい自分を見つけるマガジン」の4月度テーマ「仕事のコツ」に紐づけて、noteを書きました。
まだ私が身に付けられている状態にはなっていないですが(笑)
このnoteのまとめです。
① 結論は、10秒で話せるくらいに内容を削ぎ落とす。
② まずは口語でOK。日本語を整えることは後回しにする。
① 結論を10秒で言うとしたら？
1つ目は、報告書のボリュームや資料の構成を決める段階でのコツです。
今やプレゼン資料やアウトラインは、ChatGPTに代表されるAIにお願いすれば、素晴らしいものを作ってもらえる世の中になりました。
それに、資料の構成に関する内容やロジカルシンキングについて書かれている書籍も多く出ていると思います。
私が得意ではないこともあり、過去に本を読んで勉強してはいるもののなかなか上達できずにいます。
また、AIに良い資料を作ってもらうなら、プロンプトも非常に大事だと思うので、それはそれで別のスキルが必要になると私は理解しています。
先日、自分の頭の中では、筋が通っていると思って考えた報告書のストーリーを上司にチェックしてもらった際にあることを言われました。
「この報告書で言いたいことを10秒で言うとしたら、何になる？」
と聞かれました。私がそれに答えて、次に言われたことが、
「それがこの報告書の幹になる部分。それが相手に伝わるようになっているだろうか？それ以外の情報は枝葉だよね？」
私の中では、この2つの質問がすごくハッとしたんですよね。
要するに、報告書の幹となる部分と付随した情報である枝葉に分けて考えること。
そして、幹となる部分は、10秒で説明できるくらいに内容を絞ること。
幹と枝葉の情報が混ざってしまったり、幹となる内容が曖昧だったり、情報が多すぎると、相手に伝わりづらくなりやすい。
逆にこれらが満たされていると、相手に伝わりやすくなる。
個人的には、すごく納得できました。
この方法を試してみて、さらにプラスの効果があると感じています。
それは自分の頭の中で幹や枝葉の区別が整理できていたり、結論が10秒くらいでまとまっていると、相手に説明するときの説明も分かりやすく話せるようになると思ったので、すごく有効だと思っています。
この上司からの質問を聞いて思い浮かんだのが、伊藤羊一さんの著書「1分で話せ」でした。
この本では、結論とそれを説明する理由から構成するピラミッドストラクチャーの話がメインだと、自分では理解してます。
このnoteのタイトルは、この本のタイトルをマネさせてもらいました。
このピラミッドストラクチャーのてっぺんに当たる結論。
これを簡潔にハッキリさせることが大事だと思うのですが、先ほどの2つの質問がこれを確認するステップに当たるのではないかと思いました。
最近では、Voicyパーソナリティの澤円さんも似たような放送をしていたんですよね。
この放送で話されていたことが「欲望を1つに絞る」ことでした。
報告書や説明をする際に、自分がやった色んなことを盛り込みすぎて、話が長くなってしまうことありませんか？
先ほどの幹と枝葉の内容に近いですが、自分が一番言いたいことは何か？その1つに欲望を絞って、それを伝えることに集中することが大事だと改めて思いました。
仕事に限らず、noteを書くときにも有効ですね。
うまくできている気はしないので訓練しないとですが(笑)
② まずは口語で良いから書く
2つ目は、構成がある程度決まって、実際に資料作りを進めていく時のコツです。
こちらは、文字通り口語でも良いから書いてみることです。
私が文章を書くことが苦手なせいもあるかもしれませんが、報告書やメール等で、分かりやすく整った日本語の文章を作り込もうと、こだわり出すと、すごく時間がかかってしまうんですよね。
例えば、「の」が続いてしまって気持ち悪いとかｗ
noteなら報告書ではないので、ある程度口語のままでも良いと思うのですが。
報告書等を作っている最中に、日本語にこだわり出すと、すごく時間がかかって、全然進まないなんてことが起こってしまうんですよね。
そうならないために、まずは口語でも良いから最後まで書き上げたり、構成を作り上げること。
それを優先した方が良いのではないかと私は思っています。
はじめからきれいな日本語を書いていくことができる人は問題ないかもしれませんが。
そして、ある程度構成等が固まった後に、細かい日本語を整えていけば良いと思っています。
おまけ 音声入力ツールを活用する
口語でも良いから文章を書き出すときに便利なツールが音声入力です。
キーボードの入力がめちゃくちゃ速い人なら不要かもしれませんが、自分の頭で考えていることを一気に思い浮かんだ速度で入力するのは、けっこう大変だと思います。そんなときに非常に便利です。
Windowsの方は、Windowsキー＋Hでマイクのようなアイコンが出てくると思いますので、良かったら試してみてください。
私がnoteを書くときには、この音声入力をよく活用しています。
まずは、書こうと思ったネタについて思い浮かんだことを音声入力で文字化。その中から、使えそうな部分を抽出したり、順番を入れ替えたりして、構成を考えます。
ここまでの作業を行う際に、最近は1つ目のコツを意識するようにしています。うまくできていないかもしれませんが(笑)
音声入力で入力された文章はほとんどが口語なので、最後に日本語を整えて完成させます。
という感じで、今回の2つのコツを使いながら、私はnoteを書いています。
今回も最後まで読んでくださいまして、ありがとうございました。
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