誰かの仕事をラクにする。

こんにちは。
私の職場では、日頃の業務でムダなことや改善できるところはないか、という業務改善活動(？)というかワイガヤを一緒に仕事しているメンバーで定期的に行っています。
今回は、その活動のことをnoteに書きました。

働き方変わりましたか？

「働き方改革」という言葉が出てきて数年経ったかと思いますが、皆さんの働き方は何か変わっていますか？

私の場合、とりあえず残業時間は3～5年前くらいと比べて2/3くらいになっている気がします。土日に仕事することはほとんどしなくなったし。
この数年の間に、異動したり、担当業務が変わったりもしているので一概に働き方改革のおかげかどうかは分かりませんが。

コロナの影響もあって「ペーパーレス」「テレワーク」「クラウド」…社内で使えるツールが整ってきたことや社内の雰囲気が変わってきたことが少なからず影響しているのではないかと思っています。
私自身のマインドも長時間労働が良いという気持ちから、長時間労働＝非効率というマインドに変わってきているように感じています。

自分の時間把握してますか？

日頃皆さんは仕事している中で、自分の時間を何にどのくらい使っているか把握されていますか？
私は全くできていません。気づいたら、もうこんな時間！？なんてことがしょっちゅうです。

冒頭の活動の中でやってみて良いなと思っているのが、自分が何にどのくらいの時間を使っているのか記録する。というものです。
記録をつけるのは良いツールとかがあれば良いのですが、現状はただエクセルに記録しているだけです(笑)
iPhoneのスクリーンタイム？みたいな感じの何か良いツールがあると良いのですが、ご存じの方がいれば教えていただきたいです。

記録して見える化すると案外発見があるものです。
私の場合、こんなにも余計なことに時間使ってしまっているのか、、と凹むことがほとんどなので、知らぬが仏というパターンもあるかもしれませんが(笑)

試しに1日分でも良いと思うので、自分が何にどのくらい時間を使ったか、記録してみるとおもしろいかもしれません。

仕事の目的は何だっけ？

冒頭の活動は、誰かの仕事をラクにすることを目的としてチームでテーマを決めて行っています。
なので、個人個人で自分の業務のムダを改善するのではなく、チーム内の誰かの業務をチームメンバー内でアイディアを出し合ったりして、改善するというイメージです。複数人にまたがっている仕事やみんながやっている作業が対象となることもあります。

先日、上位への業務報告資料(レポートやスライド)を作ることに多くの時間を割いているから、その時間を短縮できないかというテーマで話し合っていたのですが。

ただ、そもそも自分たちの仕事は資料を作ることなのか？という仕事の本来の目的を考えずに、資料を作ることが目的となっていることが当たり前となっている状況で議論を進めてしまっている。ということがありました。

資料を作ることや上位へ報告することは本来の業務の目的ではないはずで。
やらざるを得ないことではあるし、報告して判断を仰ぐことや成果をまとめることは目的になると思います。

なので、資料を作る作業自体はムダだけど、業務の成果をまとめること、付加価値をつけることは自分たちの仕事。
だから、後者の部分に多くの時間を割けるようにしなければならないはずで、結果を資料に落とすところに多くの時間をかけている時点でおかしかったのです。

議論はここまでで具体的にどうするかという部分はこれからになりますが、自分たちの仕事の目的は何なのか？がチーム内全員の頭の中からある意味抜け落ちていた状態だったということがものすごく恐ろしくて。

今やっているこの作業や仕事は何のためなのか？仕事の本来の目的はなんなのか？
色んなところで言われていることで、当たり前のことかもしれないですが、振り返ったり、考え直すことが大事だと改めて実感しました。

最後まで読んでいただきましてありがとうございます。