「重要度×緊急度」軸でのタスク管理をやめて、タスク管理が楽になった体験談。
こんにちは｡
｢Livesense Letter｣の隔週火曜担当の東です｡
今回は､タスク管理に関して書いてみたいと思います｡
｢タスク管理というタスク｣が発生してしんどかった｡
仕事をしていると避けては通れないタスク管理｡
皆さんはどうされていますか?
自分は以前､｢重要度×緊急度｣でかけ合わせたタスク管理をしていました｡
概要としては､｢重要度｣と｢緊急度｣の2軸で四象限に分けてタスクを把握し､うまく優先順位をつけてこなしていく､という方法です｡(詳細は様々な本や記事で紹介されていると思うので割愛します｡)
ただ､どうも自分は使いこなすことができなかった｡
タスク管理をすることで効率的に業務をこなすことが目的のはずなのに､｢タスク管理する｣という業務が増えて､本末転倒の状態になってしまいました｡(画像赤字)
｢使いこなせてないだけ｣｢使い方が違う｣といえばそうなのかも知れませんが､
色々と試してみたけどどうしてもうまく行かず､運用の些末な部分に気がいってしまうし､気づいたら全タスクを象限Aばかりに配置してしまうなど､なあなあな運用になっていきました｡
(何事もそうですが､向き不向きが有るんだろうなと感じました｡)
｢何か大事なことを忘れている気がする｡｡｣
｢絶対他に優先度の高いタスクがあった気がする｡｡｣
心中は､いつもこんな状態でした｡
タスクへの向き合い方を大きく変えることで､かなり楽になった｡
当時､タスク管理含めた仕事の進め方に関して本当に悩んでいて､複数人の上司･先輩方に仕事のコツを伺わせて頂きました｡
また､ちょうどその頃､初めて自分のプロジェクトを持つ機会を頂いて､それまでの自分の仕事を大きく変える必要にも迫られました｡
そうやって､インプット･アウトプットの両面でタスク管理の方法を大きく変えていくことになったのですが､
そうして仕事をこなしているうちに､気づいたら､あれだけ課題感が大きかったタスク管理が､あまり苦ではなくなっていました。
そこで今あたらめて｢タスク管理がしんどかった頃｣と｢比較的苦ではなくなって以降｣の何が違うのか比較･振り返りしてみると､
｢タスクの管理手段を変えた｣というよりは､｢意識的に管理するタスクの数が減った｣のではないかなと思います。
そこで今回は､タスク管理の苦が減るに至った具体的な方法を､実体験を元にいくつかピックアップして記載してみたいと思います｡
･タスク管理がうまくできず悩んでいる
･タスク着手が常に後手に回る
･うっかりやるべきことを忘れることが多い
こんな方に読んで頂いて､何か少しでもお役に立てば嬉しいです｡
①: 必要なMTGは､必要だと判明したタイミングで即座におさえる
｢MTGをおさえる｣こともタスクの一つです｡
ただ､こいつが厄介なのが､｢参加者の予定が合う日が中々見つからない｣ことがたまに有ることです｡
そして､MTGを入れたい日までの残り日数が少なければ少ないほど､他の人の予定も埋まっていき､ますますおさえづらくなります｡
直前になり日程調整の依頼をした場合､｢まだおさえてなかったの...｣と言われるかもな､､とも思うと､心理面含めていよいよおさえづらい｡
なので､必要だと分かったMTGは､分かったタイミングで直ぐにおさえるようにしています｡
より具体的に言うと､MTGの終わりに､ほぼ確実に次のMTGの予定をおさえるように意識しています｡
そうすることで､ズルズルと先延ばしにすることもないですし､
入れたい日･時間帯の他の人の予定が埋まっていたとしても､その場で口頭でご相談出来るので柔軟な調整がしやすく､後で一人､他の人の予定を見ながら頭を抱える必要がありません｡
MTG設定は､おさえるのが遅くなるほどに､生み出すものは変わらないのに工数がどんどん膨らんでいく､とても厄介なタスクです｡
目の上のたんこぶになる前にやっつけるように意識しています｡
※Tips: karabiner-elementsを活用する
とはいえ､MTG中にカレンダーアプリ(Googleカレンダーなど)を開くのに手こずる､結果その場で設定できず､､､みたいな経験有りませんか?
そういった問題を解消するのに､自分は｢karabiner-elements｣というアプリを活用しています｡(悩んでいた時に上司に相談して教えて頂いたコツの一つです)
これは､キーボードにショートカットを好きに設定出来るアプリです｡
例えば自分の場合､
｢右Shift + s｣ → Slackに遷移(起動)
｢右Shift + a｣ → Atomに遷移(起動)
｢右Shift + c｣ → Safari(ブラウザ)に遷移(起動)
などと設定をしています｡
Safariの｢c｣は､calendarの｢c｣なのですが、実は､会社のカレンダーアプリのみSafariで常時開いておき、通常業務はすべてChromeで行う運用にしており、つまり､｢右Shift + c｣を入力すると何も考えずにカレンダーを開くことができるようにしています｡
これにより、会話しながらでも一瞬でカレンダーを開けます。
karabiner-elementsの設定は､JSON形式で定義したファイルを所定の場所に設置するだけで完了します｡
分からなければ､エンジニアの方などにきいてみると､きっと教えて頂けると思います｡
②: ｢時期が来たらやらねばならない｣タスクは､リマインダーを設定する
｢いろんな事情で今は着手できないけど､◯◯(時期)くらいには着手できそうなタスク｣も､以前例のマトリクスで管理してました｡(今思うと中々無理がありますが…(笑))
けれど､やっぱり放置してしまわないか心配だし､マトリクスをみてタスク確認するたびに｢まだ着手しなくて大丈夫かな?｣などといちいち気に止めていました｡結果､何か脳内でモヤモヤが発生してました｡｡
そこで､そういう時限式のタスクは､基本的に全てリマインダーをセットするような運用に変えました｡
具体的には､基本的にライトなタスク(◯◯に連絡など)はSlackのリマインド機能を使いつつ､
時間もしっかり確保しないと行けないタスクなどは予めGoogleカレンダーに予定を入れてしまう､といった運用に変えました｡
これにより､都度の時期確認作業をする必要がなくなったし､作業忘れも格段に減りました｡何より､脳内のモヤモヤがすっきりしました｡
また､これは個人のタスクだけではなく､チームのタスクにも使えると思っていて､自分以外の誰かにも思い出してほしい場合は､Slackのチャンネルにリマインダーをセットする､といったことも行うようにしています｡
③: 誰がやっても良くて2分で終わることなら､自分で拾って済ませる
タイトルのままですが､例えば｢MTGの予定をおさえる｣｢誰かに連絡する｣といった､｢一瞬で終わるようなタスク｣は､基本的に自分で拾うように意識することにしました｡
言葉だけ見るとタスクを増やしてしまうような気もしますが､
･｢誰がやってくれるかな､､､どう着地させよう､､､｣と考える脳内リソース
･｢やってくれたかな?忘れてないかな?｣と意識する脳内リソース
を考えると､実は自分で積極的に拾って終わらせることが､一番タスクを増やさないのではないか､と思うようになりました｡
しかも､実際は大したことをしてないのに仕事をしている雰囲気がでるので､一石二鳥だと思っています｡(笑)
④: チームのMTGは､短くても定期的にいれる
これは､実際にプロジェクトを持つようになってから意識するようになったことです｡
特に､自身が関わるプロジェクトの多くは｢スクラム開発｣の手法を取ることが多かったのですが､そうした経験の中でより意識するようになりました｡
例えば､スクラム開発においては､全員参加の｢デイリースクラム｣という会議体があります｡(厳密には､絶対参加は開発チームのみですが｡)
これは､毎日15分､各々が｢昨日やったこと/今日やったこと/困りごと｣をチームに共有する､という会議体です｡
その中で､副次的になのですが､誰かにお願いしたタスクの内容を思い出し､かつ進捗を把握できることがとても助かった経験が有りました｡
もし定期的に確認の場を設けなければ､｢どのタイミングで進捗を確認しようか...?｣｢そもそも何をお願いしてたっけ...?｣といったことを管理するのに工数が発生してしまいます｡
短くても定期的に確認の場を作ることは､工数を掛けずにお願いしたタスクを把握し続ける仕組みとして良いなと感じています｡
(｢要不要が分からないMTGを定期的に開催するのは時間の無駄では?｣と考えたりもしましたが､不要なら1分で終われば良い話だと考えるようにしています｡)
⑤: ｢直ぐに着手すべき｣×｢見積もり済み｣のタスクはカレンダーに予定としていれる
前提として､毎朝､一日のスケジュールを書き出して仕事に取り組むようにしているのですが､
手元にたくさんのToDoを溜まってきた際､｢どれから着手すべきだっけ?｣と毎朝悩み､時間を食ってしまっていました｡
そこで､
｢直ぐに着手すべき｣で｢見積もり済み｣のタスクは､それがうまれた瞬間に､自身のカレンダーの予定に入れるようにしました｡
(基本的に､タスクが見積もれるくらいの粒感･確度になるのはせいぜい一週間くらい前で､故に､常に一週間先くらいまでのやることはある程度決まってる､みたいな状態です｡)
そうすることで､毎朝その日のスケジュールを立てる際に､比較的少ない手元のToDoリストの中から｢すぐに着手すべき｣タスクを選ぶだけで済むようになり､手元のリストの粒感が大きければ分解･タスク化する､といった時間も作りやすくなりました｡
※勿論､あまりガチガチにスケジュールを入れすぎると他の方が自分に予定を入れづらくなるなと思いつつも､
･MTGが必要な方とは基本的に普段から口頭で話す機会がありそこで調整できる(①の話)
･大人数参加のMTGの場合､自分がタスクをカレンダーに乗せる前(一週間以上前)に抑えて有ることが多い
などから､あまり問題にはなっていないと思っています｡(し､必要であれば積極的にずらすようにしています｡)
一方で､｢まだ比較的余裕がある仕事｣や｢かなり大きく､かかる時間が分からない仕事｣などは､別の場所(先述の手元のToDoリスト)で簡単に管理し､必要なタイミングで分解し、内容が明確になったらまたカレンダーに乗せて､､と運用するようにしました｡
これによって､｢どれから着手しよう...｣ということを考える必要が少なくなり､タスクをこなしやすくなった気がします｡
(一方で､｢本当にそれをやる必要が有るんだっけ?｣｢今やる必要が有るんだっけ?｣は､カレンダーに積んだ後も､都度問い直す必要はあると思います｡)
タスク管理の手段を変えたというよりは､意識的に管理するタスクの数を減らした
｢タスク管理が楽にできるようになった方法｣として､実際に意識するようになったことをいくつか書いてきましたが､
読み返してみると､うまくタスクを管理するには｢如何にうまくタスクを管理するか?｣に頭を働かせるのではなく､｢如何にうまくタスクを処理するか?に集中し､出来るだけ管理するタスクを減らすこと｣が､逆説的なようですが､大事なのかも知れないなと思いました｡
因みに､タスク管理の苦手意識が薄まってしばらくして､GTDというタスク管理手法を知ったのですが､
その方法が､この記事で記載した内容と近い部分が有るような気がしています｡(なんなら､包含･体系化しているかもしれないです(笑))
ですので､ご興味を持たれた方がいらっしゃったら､是非一度調べてみて下さい｡(わかりやすく紹介されていると感じた記事を添付しておきます｡)
また､一部言及はしましたが､業務の管理･遂行において､｢やるべきこと(とそうじゃないこと)を見極める｣ことも極めて重要だと思っています｡
こちらに関しては､現在改めて鋭意学習中ですので､自分のものに出来てきたなと思ったら､また記事にしてみたいなと思います｡
引き続き､より良い仕事の回し方を探し続けていきます｡
ここまでご覧いただき､有難うございました!
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