アソシエイトの仕事紹介
こんにちは、仲介事業責任者の阪口です。
今回は、アソシエイトの仕事内容について、詳しく紹介したいと思います！
アソシエイトは、オフィス仲介事業（47株式会社）に属しています。仲介コンサルタント（営業職）のサポート役として、物件確認の電話や 資料作成、内見設定などの業務を担当している部署です。
これから面接を受ける方は、ぜひ参考にしてみてください。
業務の流れ
1. 物件確認
まず、案件を担当するオフィス仲介コンサルタントから、物件確認（通称：物確）の依頼が来ます。これは、仲介コンサルタントがお客さまに提案する物件の最新空室状況や、業種の受け入れ可否、その他の注意事項などを確認する業務です。
アソシエイトは、仲介コンサルタントがピックアップした物件リストを見ながらビルオーナーさまや管理会社さまに一件ずつ電話をかけ、詳細の確認をすると同時に、社内データベースを更新して最新情報を記録していきます。
アソシエイト1名が担当するオフィス仲介コンサルタントは4名前後です。担当の仲介コンサルタントからの依頼量は日によって異なるため、依頼が一時的に誰かに集中してしまう場合はアソシエイトチーム内で声をかけあい、うまく業務負荷を分散しています。
物件確認は一日平均で60件ほど行います。アソシエイトの業務は電話がメインと言っても過言ではありません。受電ではなく架電が大半ですが、先方確認後の折返し待ちになるケースも多々あります。複数案件の架電と折返し対応を同時並行で行うため、タスク管理スキルが求められます。
＊オフィス仲介の案件全体の流れを理解したい方は、オフィス仲介コンサルタントの仕事紹介もあわせてご覧ください
2. 提案資料の作成
1. の物件確認を行いながら、同時に提案資料を作成します。これは、仲介コンサルタントがお客さまに提案する物件を一覧化した資料です。
物件確認の際に、既に空室がなくなってしまった物件や、何かしらの理由でお客さまに紹介ができない物件が出てくるので、こうした物件をリストから除外し、紹介可能な物件だけをまとめたリストを作成します。
提案資料は、仲介コンサルタントがメールでお客さまに送付する場合もあれば、印刷して直接お渡しする場合もあり、印刷作業はアソシエイトにて行うことがあります。
3. 内見設定
仲介コンサルタントが提案資料をお客さまに渡し、お客さまが内見を希望されると、次はアソシエイトが内見設定を行います。
お客さまの希望日時を仲介コンサルタントが確認し、アソシエイトに共有。その情報をもとに、アソシエイトは該当のビルオーナーさまや管理会社さまに電話し、内見のアポイントを取りながらスケジュールを組んでいきます。一日で複数物件を内見するケースも多いため、どんなルートで回るかや各物件の所要時間を仲介コンサルタントがアソシエイトに指示し、アソシエイトが指示通りに調整を行います。
この際、ビルオーナーさまや管理会社さまからお客さまの情報（会社名や、どんな業種かなど）を聞かれることも多いです。できる限り自分でお客さまの情報を把握し、電話口でしっかり受け答えができるよう、仲介コンサルタントの右腕として案件対応する意識が大切です。
内見設定が完了したら、仲介コンサルタントに結果を報告します。
4. 内見資料の作成
内見設定後、内見当日までに内見資料を作成します。これは、内見当日に仲介コンサルタントが現地でお客さまにお渡しするもので、提案資料よりも詳細な物件情報が記載されています。お客さまの同行人数次第で必要部数を印刷して製本し、仲介コンサルタントに渡します。
仲介コンサルタント用の手元資料には、内見設定時にビルオーナーさま・管理会社様から伝え聞いた情報をメモしたり、緊急連絡先を書き込んでおきます。仲介コンサルタントが現地でスムーズに動けるよう、きめ細やかなフォローをしています。
その他の定例業務
1. アルバイトメンバーへの指示出し
現在、アソシエイトチームは社員数名とアルバイトメンバー数名で構成されています。アルバイトメンバーのシフトに応じて作業を依頼したり、成果物のチェックを行うなど、密にコミュニケーションを取りながら業務にあたっています。アルバイトメンバーの欠員時には、人事と連携しながら求人作成や面接対応なども行います。
2. 上長との打ち合わせ
入社直後は特に、頻繁に上長と打ち合わせを行い、案件の進捗状況を確認します。分からないことや困っていることがあれば、すぐに上長に相談して指示を仰ぐことを大切にしています。
また、アソシエイトだけでなく全社共通ではありますが、毎月上長との目標面談を実施しています。OJTでの実践の場だけでなく、面談の場でも改めて業務で困っていることを解消したり、将来のなりたい姿・目標に関するすり合わせを行っています。
3. 定例ミーティング
アソシエイトチーム全員でのミーティングを週1で行っています。部署全体のインシデント管理や工数管理、業務フロー改善などを行っています。
4. ビルオーナーさま・管理会社さまとの定例会
頻度は多くありませんが、仲介コンサルタントが行っているビルオーナーさま・管理会社さまとの定例会に同席することがあります。アソシエイトは普段、電話でしかビルオーナーさま・管理会社さまと連絡を取っておらず、なかなか対面でお会いする機会がないため、ご来社いただいた際には積極的にご挨拶をするようにしています。
よくある質問
1. 必要な資格は？
入社前に必要な資格は特にありません。入社後は、オフィス仲介事業に関わる社員全員、宅地建物取引士資格の取得が必須となります。
2. 求められるスキルは？
業務柄、電話対応スキルとタスク管理スキルが特に求められます。スピーディーかつ正確に資料を作成していくことが求められるため、PCのタイピングスキル（ブラインドタッチやショートカット等）も必要となります。また、社内外を問わずやりとりする人が多いので、コミュニケーションスキルも重要です。
3. 土日祝日に出勤することはある？
ありません。なぜなら、お客さまが法人のため土日祝日はお休みだからです。ビルオーナーさまや管理会社さまも、住宅用の不動産と違って土日祝日はお休みのため、基本的に業務が発生することはありません。
4. 外出は多い？
外出は基本的に一切ありません。入社後の研修時、現場理解のため仲介コンサルタントと一緒に内見に行くことがある程度です。
5. オフィスへの出社頻度は？
アソシエイトは出社とリモートのハイブリッド制を導入しています。チームメンバーによっても異なりますが、出社頻度は週4日が多いです。
6. 仕事のやりがいは？
アソシエイトは直接お客さまとコンタクトを取らない職種ですが、自分が携わった案件が無事に契約締結まで至り、担当の仲介コンサルタントから報告を受けたときは、大きな喜びとやりがいを感じます。
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以上、アソシエイトの仕事紹介でした！
気になることや不明点があれば、ぜひ面接時に聞いていただければと思います。
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