電話対応と仕事の生産性の関係を考える

仕事に集中したい時にかかってくる電話。かかってくるたびに作業が中断されてイラっとすることも。それでも10年前に比べると、徐々にメールやチャットツールなどを活用する機会も増えてきたと感じています。
とは言え、やはり仕事においてゼロにはできない電話。せめて自分へのコールだけ受けられれば良いのに…と思ったことがある人も多いのではないでしょうか。
私もそのひとり。特に若い頃は鳴り響く外線・内線に翻弄されて手が止まるのは日常茶飯事でした。職種がライターだったので、頭の中で構想が固まりかけた時に中断されて「？」な状態に逆戻りすることも。

しかし、そんな電話対応に関して救世主ともいえるサービスを会社が導入することに！電話対応代行サービス【fondesk】です。
きっかけは在宅ワークの機会が増えたことで、会社電話がネックになったため。

fondeskとは
会社にかかってきた電話コールセンターに電話をコールセンターが受けて、チャットツールにテキストメッセージで送ってくれるサービス。「オフィスの電話対応をゼロに」できるのが魅力です。
公式サイトはこちら

電話対応がなくなって仕事の生産性はどうなったのか？

結論、やはり生産性は上がる。この一言に尽きます。生産性を上げるためにやっていることは３つ。
これらがこなしやすくなったことで無駄時間がなくなったと感じています。

(１) タスクごとに時間を決める
原稿作成に1時間・企画に2時間など、集中する時間を決めて取り組むと集中力が上がります。このようにタスクを時間軸で管理するためにも、電話で中断という憂き目にあうのは避けたいことろ。fondeskで対応してくれることで、集中が途切れにくくなったと感じています。

(２) 優先順位をつける
大して急ぎじゃないことなのに、電話という横やりが入ることは多々あります。fondeskなら承った要件をメッセージにしてくれるので、内容を確認してから折り返すことが可能。急ぎなのか？余裕があるのか？を把握しやすくなりました。

(３) 口頭指示を避ける
言った言わないで揉める・忘れた、といったムダをなくすこと。そのために、電話で受けた内容はリマインドメールを返しています。できればメールないしメッセージツールでご指示いただきたいところ。ではありますが、電話だからこそのメリットもあるのも確かです。だからこそ電話すべき内容か？を事前に確認できると助かります。

電話のあり方が変わって、こうした生産性向上のポイントに気づくことができたのは嬉しい発見でした。これまで当たり前だったことも、生産性向上の視点で見つめ直したいと思います。