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zoom勉強会(社内)はじめました

コロナショックに伴う緊急事態宣言を受け、弊社キュービックも東京・福岡とも全員が在宅勤務となっています。

僕自身、これまでは平日の夜はほぼ会食で埋まっていたため(そしてそれが全てトんだため)、毎日自宅で夕食を食べるこの生活に慣れなすぎて戸惑っています(汗)。妻との会話が増えたのはもちろん良かったのですが、毎晩が土日夜みたいな感覚。サボっている気がしてソワソワしてしまう。

そこで、社内でzoomを活用した1.5-2時間ほどのオンライン勉強会を、平日夜や土日に連打することにしました。

今回のnoteでは、そこで得られたオンライン勉強会のいいところとzoom活用のコツをシェアします。

※zoomの使い方そのものについては(僕はIT音痴でわかってないことも多いので)、うまいことまとまってるサイトに譲ります。

まず、狙っている効果は大きく3つあります。

狙っている効果(1)空いた時間の有効活用

この自粛期間中の平日夜や土日、また早朝(通勤に当てていた時間)の時間の使い方は、自分やメンバーの成長速度をキッチリ左右すると考えています。

まず、この緊急事態宣言が1ヶ月で解けず、そこそこ長期化する場合。毎日1-2時間×日数で考えると、ここを良質なインプットに当てられるかは当然のように重要です。

逆に、実際に1ヶ月でもと通りの生活に戻れる場合でも、多くの人が言うように「結果責任に向き合う」「自分で自分を育てる」「アウトプットベースで評価を受ける」など、みんながプロ意識をより高めていくことは、今後の社会で強く求められることになるでしょう。

ということで、この時期を「アフターコロナの世界の入り口」と位置付けて、
・メンバー:浮いた毎週数時間を活用した学習の習慣を
・会社:オンライン学習コンテンツの作成ノウハウ・実施経験を
浸透させることに時間を割くことは、小さくない価値があると思います。

狙っている効果(2)メンバーとのコミュニケーション

フル在宅勤務が始まって意外だったのが、とにかく「寂しい」「関係値が薄まることが怖い」という声が多かったこと。意外というか経営は当然そこを気にしていたのですが、みんな自分のペースで仕事ができるメリットの方がずっと大きいと感じるのではないかと思っていました。

なんなら「MTG増やしたい」という声まで出てきました。汗

zoom勉強会は、とにかくフラットです。

・経営陣
・マネージャー、管理職
・福岡勤務のメンバー
・4月入社したばかりの新卒社員
・インターンやフリーランス、派遣社員の皆さん

など、あらゆる職種・階層・雇用形態・ロケーションにいるメンバーが、zoomの画面を通じてフラットに並びます。

立場を超えたフラットなコミュニケーションができるこの貴重な機会を通じて、いろんなメンバーと接すること・メンバー同士がグループワークを通じて触れ合う場を作ることを意図しています。

<参加者感想>
・新卒以外の方達とのグループワークは初めてだったので発言のレベルの高さが肌で感じることができた。
・以前の講習よりも、よりライトで、重要な部分が集約されている感じがあった。この内容であれば、受講のハードルも低いため、インターン含め全社必修ぐらいの勢いを期待したい。
・皆様方と一緒にワークをして、社員の方々が即座に色々な視点から考えて意見が出せることにとても刺激を受けました。年齢上様々な会社を経験していますが、社長とこうやって学べることは、メンバーにとってもとても良い経験だと思いました。

※「東京の研修を受けられる!」と福岡支社からの歓喜の声がすごい

こういう機会に高い確率で参加する「いつメンだけ」の状態から、徐々に「せっかくだから」と参加してくれるメンバーが増え始め、いい感じです。

ちなみに、どの会社も新卒のことはめちゃくちゃケアしていることと思いますが、直近入社の中途組の方がむしろ集中的にケアした方がいいと思います。ただでさえ、企業文化を早く理解したい・早く結果を出さなきゃいけない焦りがある中、「ちょっとした質問や相談」がしづらいのですから。

狙っている効果(3)思考整理の技術を全社として高めたい

多くのスタートアップ同様、弊社のメンバーも「ロジカルタイプ」よりはどちらかというと「フィジカルタイプ」の方が多く集まっています。

想いドリブンで、出力高く頑張れる気持ちのいいメンバーばかり。これはいいことも多いのですが、このフル在宅勤務の状況下では少し懸念もあります。

オンラインMTGでは「空気の読み合い」が難しいので、より内容そのものにフォーカスし、建設的に議論を進める必要があります。というかオフラインでもそうなんですが汗、オンラインの方がずっとシャープにイシューに対して議論をする技術が求められます。ファシリテーションの重要性や難度も一段上がるイメージ。

<参加者感想>
・オンラインでのコミュニケーションが増えて、どうしても温度感が伝わりづらい分、業務整理や戦略策定の理由など、ロジカルさがより求められる環境になっていると感じるので〜・・・

ということで、ファシリテーションやロジカルシンキングなど「思考整理系の技術」を勉強会のテーマにしています。これらは全社として高めていかないと、業務の精度は上がっていきづらいでしょう。逆に言えば、ここに強制的に向き合ういい機会です。

以上、3つの目的を意識しています。

準備に時間がかかったり自分のインプット時間が減ったり、多少コストはかかるのですが、ROIとしては悪くないと思っています。

ということで、ここからはzoom活用のコツです。

zoom活用のコツ(1)画面共有でオンラインの良さをフル享受

これはコツというほどでもないのですが、画面共有はやはり便利ですね。ここはオンラインならではの良さがあります。

zoom画面共有

1つ目は、スライドなどの資料にがっつり集中してもらえること。通常の勉強会などでは参加者がPCを開いて内職し放題ですが、オンラインの勉強会の場合はこれがだいぶ起こりにくい。

2つ目は、リアルと違いフォントサイズはかなり小さくてもOKなこと。10ptでもいけます。リアルの場合は24pt以上を意識していましたが、スライドに表示させられる情報量が多くて助かります(プレゼンではないので、多少情報量が多くなることはそう問題ではないと思ってます)。

あとは座席によって見づらいor見やすいがないのもいいですね。

<参加者感想>
・スライドがリアル研修よりも見やすい、という点はオンラインのメリットだと感じました。

なお、注意点は以下。

・スライドは左右どちらかを1/4-1/5ほど余白開けて作っておけると、スライドと参加者の顔の両方を見られて便利(画面共有のオプションで双方を表示する方法もあるようなのでそちらでも良いかと)
・環境によっては太字フォントが読みづらいという声も
・スマホで参加するメンバーもいるので、ネタバレが問題ない資料であれば事前に配っておいたほうがいいかも

zoom活用のコツ(2)レコーディング機能で自動的に動画教材が出来上がる

これは割と衝撃でした。

zoomレコーディング

この機能を使うと、スライドめくりながら喋ってる動画がそのまま記録されるので、オンライン勉強会を終えると同時に動画教材が完成しているのです。

画面共有の資料も収録されています。ボタン押すだけでスタート・ストップできるのでめちゃくちゃ便利。

zoom活用のコツ(3)ブレイクアウトルームでグループワーク

例えばトータル30人ほどの参加者がいるとして、たまに3-5名ほどの少人数に分かれてグループワークを行なったりしますよね。これは「ブレイクアウトルーム」という機能が超絶便利で、とても助かっています。(これがないと一方通行になりやすく、大人数の開催は厳しそう)

zoomブレイクアウト

ブレイクアウトルームとは、参加者を複数のグループに分割できる機能です。50名→5名×10グループみたいに、zoomが勝手に分割してくれるのです。

全体講義5分→グループワーク10分→全体講義5分→…と、全体と小グループへの切り替えがサクサクできるので、リアルとほぼ変わらない体験が作れます。むしろ、オンライン環境のため、隣のグループの声が耳に入ってこないので、より集中しやすくなっています。

・手動グルーピングも自動でランダム振り分けも可能
・自分(ホスト)もいろんなグループに参加・退出を自由にできる
・グループワークの時間を指定しておくと、ワーク終了時に勝手に再集合が自動的に行える
・残り時間が表示されるのでタイムマネジメントしやすい
・分散・分散後のワーク開始・再集合に少し時間がかかるので、リアルより+1-2minぐらいワークの時間は多めに取っておいても良いかも

なお、ブレイク中は画面共有ができなそうです。このため、ワークのお題はチャット機能で送る・最初から渡しておく・スプシなどに貼り付けるなどの対応が必要。ここがちょっと面倒です。

また、グループワーク中のホワイトボードの代わりに、Googleスプレッドシートを使うなどの工夫は必要です。

<参加者感想>
・スムーズにワークが挟んであり、あっという間に終わった印象でした。
・グループワークはリアルのコミュニケーションよりも発言と発言の間の読みあいが発生して時間がかかるので、リアルグループワークの所要時間×1.2くらい必要そうでした。
・グループワークに入る前に1-2分の個人ワークがあると良い気がしました。
・グループワークの際に取り掛かりに手間取ることがあるので、事前にグループ分けておく・ファシリテーター決めておく・やらないこと決める(挨拶とか←ワーク前に1回挨拶のワークが合っても良さそう)とかあると良さそうな気がします。

zoom活用のコツ(4)顔出し必須にしてもらう

表情が見えないと、喋っていても不安になります。顔出しを必須にしてもらい、理解できている時にはブンブンうなずいてもらうようにすると良いでしょう。

また、発言を促す時には挙手してもらうようにします。なお、挙手をzoomの機能でとることもできます(まだ使いこなせていませんが)。これを使うと、挙手→指名→指名された人が喋る、の際、喋る人の顔が自動でズムーアップされるようです。すごい。

zoom活用のコツ(5)少人数の時はミュートじゃなくてもいいかも

勉強会の立て付けにもよりますが、基本的にはホスト以外はミュートにしておいたほうが良い。雑音入らないように。

ただ、

・みんな一人暮らしや個室などで周囲が静か
・5-6名の少人数
・一方通行の講義ではなくインタラクティブな設計

の場合には、全員音声つけっぱでも問題なさそうです。むしろミュートのON/OFFの数秒がまだるっこしいかも。

※ミュート切り替えのショートカットキーも掲載しておきますね。

Windows:Alt + A
Mac:Command(⌘)+Shift+A
(ミュート中にスペースキーを押すと一時的にミュートを解除)

zoom活用のコツ(6)講師役とホスト役は分ける

勉強会の講師とzoomのホストは、分けることをおすすめします。ホストの仕事が結構あり、実はちょっと忙しいのです。一人でやってると焦ります。

・途中参加者や不具合などの対応
・ブレイクアウトルーム機能で割り振り切れなかった人の割り振り
・ブレイクアウトルームのタイマー設定
・グループワークのテーマをチャット機能などで送付する
・参加者にスポットライトをあてる(スピーカービューへの切り替え)

これらホストとしての作業も講師がやらないといけないとなると、勉強会の進行に集中できません。講師とホストはあらかじめ分けておくと、全体の進行がスムーズになります。(僕は少し慣れてきたのでなんとかなりそうです)

zoom活用のコツ(7)ホワイトボードの代替策

リアルの勉強会でのグループワークでは、後から情報を共有しやすいようにポストイットを使ったり、考えを集約するためにホワイトボードを使ったりします。

が、オンラインの場合はそれが難しい。いったんGoogleスプレッドシートで代用してみました。質疑の受付や終了後のアンケートなど、一定の使いやすさは感じていたのですが、アンケートを見るとちょっと不十分。

<参加者感想>
・オンライン勉強会ではホワイトボートやノートがグループワークで使えないのでスプレッドシートを事前に枠組みで作り、記入しやすいようにする必要を感じた。
・GWの際にホワイトボードが使えないことが気になっていましたが、スプレッドシートでを使うことで、ほぼ代用できました。出来ればmiroが良いと思うのですが、GW時にも使えるか、テストします。(スプシは線表は短時間で描画できるが、図は時間がかかる)
miroの使用は自分もプッシュです!同時に書き込める・付箋もある・他チームの内容を見える。ただ、重たいのでzoomと併用するとさらに重くなりそう。
・スプレッドシートで、少しもたもたしてしまうので、ワークスペースが区切られていたら無駄な時間が省けると思いました。

僕まだmiro使ったことがないので、使ってみてうまくいくようならまた共有させてもらいます。

これからやってみたいこと

1.終わったら軽く飲みながら振り返り
振り返りやリクエストなどをざっくばらんに受け付けるためには、直後に小一時間の懇親があっても良いかなと思っています。

2.講師できるメンバーを増やしたい
言語化・構造化は苦手でも、ノウハウを持っているメンバーはたくさんいます。対談や質疑応答形式で軽く設計し、レコーディング機能を上手く使えば、勉強会実施と動画学習コンテンツ作成が同時にできます。

3.社外公開版の実施
まだ勝手がわからない部分もありますが、社内に閉じる理由もあまりないですし、もっと詳しい人にいろんな機能を教わりながらブラッシュアップしたい。コンテンツによっては社外公開は積極的に考えたいと思っています。

まとめ

まだトータルの開催回数は10回いってないぐらいですが、だいぶ掴めてきました。始める前は不安もありましたが、実際にやってみるとオンラインだからこそ得られるメリットもかなり多くありました。やっぱ自分でやってみないとなと痛感。

A.リアルと変わらない部分
B.リアルに劣る部分
C.リアルに勝る部分

に分けてみると、実際に参加してもらったメンバーからは「内容面はリアルと変わらない」と言ってもらえています。内容なので当たり前だけど、集中力が高まる分むしろ浸透度は高い気もします。

一方、運用・設計に関しては、うまくやればCが大きくなるし、Bとして残ってしまう部分もどうしても出ます。参加率が高まりやすいこの外出自粛期間を利用し、PDCAを回してBの極小化・Cの極大化に努めます。


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デジタルマーケティングベンチャー株式会社キュービックの代表取締役CEO(Founder)。デジタルマーケティング・webプロモーションが専門。趣味は読書と旅行。 https://cuebic.co.jp/ https://twitter.com/41hide
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