生産性の向上”パソコンスキルを磨け①”

第５回は生産性向上のための具体的な事例について書きたいと思います。私の体験の中で様々な生産性の向上を体験してきましたが、まずお伝えしたいのが「パソコンスキル」です。

私が役場で働き始めて、数ヶ月したときのことです。当時のＩＴ関係業者の方とお話ししていたときに衝撃の言葉を聞きました。

「役場の皆さんってパソコンスキル低いですよね。いつもパソコン使っているのにパソコンスキルを磨かないのって不思議ですし、作業が遅くて、見ていて、たまにイライラすることもあるんですよー」

たしかに、役場の仕事はパソコンがほとんど。とんでもない時間をパソコンを操作して過ごしている。当時の私には考えたこともないことでした。その業者さんのパソコン画面を見ているとまるで「アムロ・レイが乗っているガンダム」のように見たこともないような動きをパソコンがしていました。ボールマウス使っていましたし・・・（汗

それからＦＴＲは「パソコンスキル」を磨きました。今では「マウス」をあまり触ることなく作業ができるようになりました。そんなの知らなくても仕事できるし、数秒しか変わらんじゃんって言われることもありましたが、塵も積もれば山となる。その数秒が一年で数時間になったりするんですよー！

ということで、第５回はＦＲＴのパソコンスキルを惜しみなく開放して皆様にお伝えしたいと思います。ひとつでもお役に立てて、生産性の向上に繋がれば幸いです。もっともっとあるんですが、キリもないので使用頻度が高いものを紹介します。

なかなか普段のパソコン操作を変えることは煩わしさがありますが、意識して使ってもらうと生産性が向上できますよ。

※WindowsのショートカットキーとMicrosoft Office内のショートカットキーが混在しますので、ご了承ください。

｛Ctrl｝+｛C｝

これは代表的なショートカットキー。コピーですね。コピペのコピーです。右クリックして、「コピー」のコピーです。仕事でも使う場面も多いので、まず覚えていただくと効果のでるショートカットキーです。文章のみならず、ファイルのコピーもできます。

｛Ctrl｝+｛V｝

これも代表的なショートカットキー。貼り付け。コピペの「ペースト」ですね。右クリックして、「貼り付け」の貼り付けです。キーボードの「Ｃ」の横に「Ｖ」があるので、コピーとセットで使いますね。文章のみならず、ファイルの貼り付けもできます。

｛Ctrl｝+｛X｝

これは代表的なショートカットキー。切り取りですね。右クリックして、「切り取り」の切り取りです。文章のみならず、ファイルのコピーもできます。意外に知らない方がいるかもしれません。

｛Ctrl｝+｛Z｝

「元に戻す」のショートカットキーです。ワードとかエクセルで間違えたときに「元に戻す」というボタンを押すと思います。それです。しかしこのショートカットキーはワード、エクセル以外でも使えます。例えばファイルを間違えて消してしまった場合に｛Ctrl｝+｛Z｝で元に戻ります。インターネットで検索するために文字を打ち込んでいて間違えて消してしまった場合も｛Ctrl｝+｛Z｝で元に戻ります。システムのデータの入力作業でも同様に使用できます。

｛Ctrl｝+｛Y｝

「やり直し」のショートカットキーです。｛Ctrl｝+｛Z｝の反対になります。使い方は｛Ctrl｝+｛Z｝と同様です。

｛Ctrl｝+｛S｝

「保存」のショートカットキーです。文書の内容を保存するときに、ファイル　→　名前をつけて保存　なんてやらなくても｛Ctrl｝+｛S｝で保存できます。作業中に離席する場合などにスマートに保存できますね。

｛Ctrl｝+｛P｝

「印刷」のショートカットキーです。ファイル　→　印刷　なんてやらなくでも｛Ctrl｝+｛P｝で一発で印刷することができます。もう一部印刷してなんてときにパッと印刷できます。

｛Ctrl｝+｛F｝

「検索」のショートカットキーです。ワード・エクセルではおなじみの「検索」です。しかしこの｛Ctrl｝+｛F｝はインターネットでサイトを見ているときでも、ＰＤＦ（テキスト情報保持）を見ているときでも、いつでも｛Ctrl｝+｛F｝で「検索」できるんです。ブラウザで起動するシステムでも｛Ctrl｝+｛F｝で単語を検索できます。エクスプローラーでファイルを探すときも使えます。とにかく検索したいときに｛Ctrl｝+｛F｝です。

｛Ctrl｝+｛A｝

「すべて選択」のショートカットキーです。あまり使う場面が想像できないかもしれませんが、ＦＲＴはフォルダの中にあるファイルを全部選択して削除する場合なんかに使います。あとはファイルのフォント、フォントカラーを全部統一するとき使ったりします。全部選択したいときに覚えておくと便利です。

｛Shift｝+｛矢印｝

｛Ctrl｝+｛A｝が来たので、これから選択系ショートカットキーを紹介します。｛Shift｝+｛矢印｝でテキストを一文字ずつ、選択できます。マウスで選択しにくいときに便利です。エクスプローラーでのファイルも｛Shift｝+｛矢印｝で選択できます。

｛Ctrl｝+｛左クリック｝

エクスプローラーでファイルを選択するときに、｛Ctrl｝+｛左クリック｝でひとつひとつ飛ばしてファイルを選択することができます。

｛Delete｝

エクスプローラーで使用すると「削除」になります。選択して、右クリックして「削除」するよりも、｛Delete｝を押したほうが早いです。補足として｛Shift｝+｛Delete｝でゴミ箱に送ることなく、完全削除が可能です。

｛Ctrl｝+｛Shift｝+｛Ｎ｝

エクスプローラー関係で便利ショートカットキー。新しいフォルダを作成するショートカットキー。右クリック　→　新規作成　→　フォルダという長いプロセスを省略できるショートカットキーです。

｛Ｆ２｝

エクスプローラーで使用する場合は「フォルダの名前変更」のショートカットキー。フォルダを右クリックして、名前の変更というプロセスを省略できます。ファイルを扱う関係の多い役場ではフォルダの名前を変えることは多いので、｛Ctrl｝+｛Shift｝+｛Ｎ｝、｛Ｆ２｝を覚えると本当に便利ですよ。

｛Ｆ４｝

Ｆシリーズでもう一つの紹介したいのが｛Ｆ４｝です。これは繰り返しのショートカットキーです。例えばエクセルで離れた複数のセルの色を変更する場合に、一度色を変更。次はセルを選択して｛Ｆ４｝で選択したセルの色を変更できます。色の変更のみならず、行の挿入などなど、直前に行なった動作を繰り返すことができます。

｛Ｆ７｝

入力した文字がすべて全角カタカナに変更されます。例）「えふあーるてぃー」と入力して｛Ｆ７｝クリックすると「エフアールティー」となります。

｛Ｆ８｝

入力した文字がすべて全角カタカナに変更されます。例）「えふあーるてぃー」と入力して｛Ｆ８｝クリックすると「ｴﾌｱｰﾙﾃｨｰ」となります。

｛Ｆ９｝

ひらがなと横幅（よこはば）が同じ「全角」アルファベットになります。例）「ｆｒｔ」と入力して｛Ｆ８｝クリックすると「ＦＲＴ」になります

中断します・・・（笑）

思ったより長くなったので、第５回はここで終了し、第６回に続けます。第５回では｛Ctrl｝、｛ファンクションキー｝系の代表的なショートカットキーを紹介しました。第６回は「Windowsキー」を中心としたショートカットキーを紹介します。

これも便利だよーっていうショートカットキーあったら教えてください。

業者さんは「マウスなんてイラネ」って言ってました（笑）

まだ「マウス」を使用している私のパソコンスキルは低いです、、、、笑