『仕組み化スキル』

仕組みが100万を1億に変える

皆さんマクドナルドやスターバックスがなぜあそこまで大きくなれたと思いますか？

普通であれば大きくなるまでにかなりの時間を要し、大きくし続ける事も難しいです。

マクドナルドやスターバックスが1店舗からあそこまでどうやって早く大きくなったのかを理解できれば、あなたのお店でも同じことを転用をすることで1店舗から複数店舗経営をすることが可能になります。

ここでは仕組化を理解することで経営拡大の最低条件である「人やお金がいらなくなるスキル」を身に着ける事ができ、さらに会社を大きくすることができるようになるでしょう。

では早速仕組み化スキルについてご紹介していきたいと思います。

1.仕組み化とは

仕組み化…事業スピードと収益性を保ったまま拡大を行うための方法の事。

下記の表を見てもらうと分かりやすいです。

1人でやっていれば収益性やスピードが大きくなっていくと限界がやってきます。さらなる事業拡大には人数の増加は欠かせない部分です。

その時に1番の理想としては仕組み化ができていて人数が増えた際にも一人の時と変わらないスピードで売上が伸びるという流れができている事です。

しかし仕組み化ができていない会社では人数が増えると、どんどん生産性が下がっていき売上が伸びずに収益性やスピードも下がってしまいます。

ここで分かる事は土台の仕組みがなければ人数を増やすほど利益を人数分で割るので一人当たりの生み出す利益も下がってしまうという事です。
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それを補うために一人当たりの生産性を上げていけばいいと考えます。

では「人が働くうえで大事な事」は何でしょうか？？

人はモチベーションややる気で仕事の進み具合や取り組む姿勢が変わってきます。

そこに時間を割いたり、気を使ってミーティングを行う会社も多いのではないでしょうか？？

しかしこの行為自体、時間の無駄になっています。

どんなに上司がミーティングをして部下のやる気を上げたとしても、その翌日に恋人とのケンカや別れがあればモチベーションが下がって会社に出社し、やる気の低いまま仕事に取り組むという事が起きてしまいます。

モチベーションは外部からの影響を受けるものになるのでモチベーションで仕事の生産性を上げるという考え方は捨てていきましょう。

では、どうすればやる気の低い従業員の仕事の生産性を上げる事ができるのでしょうか？

ここで必要な事はマニュアル化とタスク化になります。

2.マニュアル化・タスク化

マニュアル化・タスク化とは上記の図で説明していくとやらなければいけないステップを作り、それに対して人物1がステップ順に作業を進めていき人物2に引き継ぐという流れになります。さらに人物2は人物3に引き継ぐという事になります。

これをすることでやらなければいけない作業が出てくるのでやる気やモチベーションに関係なく作業をこなしてくれるようになります。

さらに他の人物にも影響が及ぶので責任感も増し、しっかり業務を行うという流れを作る事ができるようになります。

これは店舗の多いコンビニやマクドナルドを見てもらうと分かりやすいと思います。

このような形でやらなければいけないタスクがあることにより皆が同じパフォーマンスを維持することができています。

さらに、ここで一つマニュアル化・タスク化をする上で大事なマインドがあります。

それは「もし1000人だったらと考える事です」

最初は1人の顧客からはじまるので例外を作ってしまうかもしれません。
しかしそれは大きくなっていく上で絶対に障害になってくる部分になります。

この例外を作る事により、他の案件に対しても要望にこたえなければいけなくなるのでなかなか事業が大きくならないという結果を招いてしまいます。

何度も言うようですが1000人だったらと考える事で無駄な事は省き、スムーズな流れを作るやり方を考えていきましょう。　

AIのメールの自動返信システムを導入して自動化をするのも１つのやり方になります。

3.効率化

会社にトップ営業マンを作ってはダメです。

トップ営業マンがいる事は良い事と思われがちです。

しかし1人の営業マンが会社の数字を支えている可能性があるので、その人が抜けてしまうと大きな穴ができてしまい経営が傾く可能性があるという事を示しています。

これを防ぐためにも、1人1人やり方に違いがある教育方法ではなく、平均して数字を残せるような効率の良い教育方法が大事になります。

大きく数字を残せる人はいなくなりますが、すべての人が平均的に数字を残すことができれば会社としては誰が抜けても問題ありません。

すなわち、いいやり方と言えます。

さらにその教育方法に関しても効率化を目指す必要があります。

通常であれば時間を作って講師等を招き、人と時間をかけて新人研修を行いますが、これは明らかに非効率な事が分かります。

直接教える事も大事だと思いますが今では動画での勉強もできるので、その部分を活かし動画での新人研修を行うなどの工夫もできます。

一方的な動画では理解ができないのではないかと思われがちですが、動画内にテストを設ける事でその部分を解消することができると思います。

外部の施策として営業の際に顧客を選ぶ必要があります。重要な事はクライアントから選ばれるのではなく選ぶという事です。これは少し行き過ぎた考え方かもしれませんが効率化するうえで非常に重要になってきます。

通常であれば直接面会するために日程調整をすると思います。しかし面会するまでの日程が空いてしまうのでそれが無駄になってしまいます。

それをしない為には考えるべき効率化のポイントが2つあります。
①会うまでの期間を短縮させること
②温度感を気にして直接面会をするのかを決める

直接面会する必要がないと判断すればオンラインでの連絡や電話でのやり取りをすることで効率アップすることができます。

これを意識して行うことでたくさんの人と面会する機会ができ、事業の拡大をスピーディーにしていく事ができると思います。

このことから会わないとダメだという会社とは付き合わないようにすることも大事な考え方の1つになると思います。

内部の施策であるマネージメントにも応用することができます。

マネージメントは組織（企業）を機能させるために必要なモノになります。
組織（企業）を機能させることによりそれが社会貢献として認められ、社会から発展の約束されるという流れになります。

しかし、マネージメントは個々で変えるのではなく同一マネージメントを行っている企業の方が多いと思います。

さらに言ってしまえば部下は十人十色で性格などが大きく違うのでなかなか1人1人接し方を変えるのは非常に難しいかと思います。

ここで簡単にマネージメントができる振り分け方があり、3つに分けられます。

1つ目の安定目的で働いている人は庶務や事務の人など、もしくは家族を持っている人に関して当てはまるものになります。

こういった人たちに対しては仕事の安定を提供してあげる事が一番マネージメントで意識をしないといけないところになります。
安定さえ確保されていればしっかり仕事をしてくれると言えます。

2つ目の金銭目的で働いている人は営業職をしている人が多いと言えます。
こういった人たちにはインセティブ等を設け結果を出せば給料が上がるというマネージメントをすることでしっかり結果を残せるような環境を作る事ができます。

3つ目の自由目的で働いている人はエンジニアやプログラマーの人たちに多いと言えます。
こういった人たちには特に指示を出さず自由に仕事をさせてあげることが重要になります。このタイプの人たちは人から言われたことをやるのが苦手なタイプになるので一番マネージメントが難しいと言えます。

この3つのタイプに沿ってマネージメントをしてあげる事により、個々に対応を変える必要がなくなり効率アップにつながります。

さらに仕組化を作ることでモチベーションに関係なくパフォーマンスを維持することができます。

4.まとめ

今回の章では仕組み化スキルをご紹介してきました。
仕組み化をすることでモチベーションに関係なくやらなければいけない環境づくりをすることができます。

さらに年数が経って人が変わったとしてもマニュアル化できていれば、どんな人でも同じ要領で仕事をこなすことができるので生産性を落とすことなく経営をすることが可能となります。

営業でも最大限効率化をすることができ、人をマネージメントする点でも非常に役に立つスキルであると思います。

人に頼ることなく仕組み化できれば100万だったものが1億に伸ばすことが容易になるのではないでしょうか。

少しでも誰かの力になればと思い、この章を書いております。

読んで頂きありがとうございました。

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