NPO法人・複業理事長の場合の役割分担を考える②委譲してよい業務は？

理事長が兼業などの理由で全ての業務を担うのが難しい場合、理事に責任を委譲することが考えられます。業務を委譲する際には、どの業務を理事に委譲するべきか、またどの業務は委譲すべきでないかを明確にすることが重要です。以下、ChatGTPさんとともに整理してみました。

委譲してよい業務

1. 日常的な運営業務

   • 例: 定期的な会議の運営、事務処理（書類管理、メール対応）、イベントの準備と実施

   • 理由: これらの業務は比較的定型的であり、理事会や事務局での協議に基づき実施できるため、理事・事務局職員に委譲することができます。

2. 専門的な業務

   • 例: 会計業務、法務関連の書類作成、特定プロジェクトの実施

   • 理由: 専門的な知識を持つ理事が担当することで、効率的に業務が進められます。例えば、会計業務や法務業務などは専門性が高く、適切な知識を持つ理事に委譲することができます。内部に専門性を持つ者がいない場合、士業に外注することも一つの手です。

3. 内部コミュニケーション

   • 例: 理事会の議事録作成、内部スタッフとの連絡調整

   • 理由: 理事や事務局が内部コミュニケーションを管理することで、理事長の負担を軽減できます。

移譲すべきでない業務

1. 法人の法的責任を伴う業務

   • 例: 法人を代表する契約の締結、法的手続き、公式な声明やコメントの発表

   • 理由: 法人を代表する責任は理事長が負うべきです。これには契約の締結や重要な法的手続きが含まれます。理事長の署名や責任が直接関わるため、委譲するのは適切ではありません。

2. 最終的な方針決定

   • 例: 法人の戦略的方針の決定、大規模な予算の承認

   • 理由: 方針決定や重要な意思決定は、理事会全体の合意に基づくべきであり、理事長が最終的な責任を持つべきです。理事長が持つビジョンや責任感が重要な役割を果たします。

3. 外部との重要な関係構築

   • 例: 大口スポンサーとの交渉、重要なメディアとの対応

   • 理由: 外部との重要な関係は理事長が担当することが多いです。理事長が法人の顔として外部と直接接触し、関係を構築することで、法人の信頼性や影響力が高まります。

まとめ

理事長が兼業である場合、日常業務や専門的な業務、内部コミュニケーションなどの業務は理事に委譲することができます。しかし、法的責任を伴う業務、最終的な方針決定、外部との重要な関係構築などの業務は、理事長が直接担当することが適切です。理事長の負担を軽減しつつ、法人の運営が円滑に進むよう、業務の適切な委譲と役割分担を考えることが重要です。

●所感●

どうしてもChatGTPさんは、強いリーダーを前提に話を進めてくるため、私が目指すようなへなちょこ理事長を置きながら集団指導体制にしていくような想定は苦手らしい。

が、一定参考にはなる。