請求書作成業務がめんどくさかったので自動化してみた話
こんにちは。
ホーチミン市在住のマツタケです。
ふと思いついたことが他の方にも役に立つかと思い、3分程で読める内容でまとめてみました。
では早速。
私の勤めている会社の社内業務の1つで、毎月月初に業務提携先へ前月分の請求書を送付する業務があります。
土台はスプレッドシートで作られていて、とあるアクションが発生して該当シートに入力すると、その種類に応じて金額が計算される仕組みとなっています。
で、月初になったらそのシートを見て、合計金額をExcelに入力して、日付を変えて、請求書番号を変えてなど、皆さんご経験されたことのある業務を行っていました。
時間のかかる業務ではありませんが、慣れとは恐いもので、簡単な単純業務に慣れてしまうと、簡単だから早く終わらせよう、スキマ時間にやってしまおうとなります。それを仕方のないものと捉えて放置してしまうと、細かい業務が積み重なり、結果、意外と時間が取られてしまいます。
そこで先日、その業務自体めんどくさいし、定期的な業務なので自動化できるのでは？と思い、調べながら実装してみました。
一連の流れは以下となります。
①アクション入力シートから請求書フォーマットシートへ数値を自動取得
②数値以外の、作成の度に修正する必要のある箇所を自動更新
③請求書フォーマットシートをPDFへ変換
④PDFをGoogleドライブへ格納
⑤格納先のURLをChatworkで提携先に送付
①②はスプレッドシート上で関数を作成し、③④⑤は以下の記事を参考にGAS（Google Apps Script）を組み合わせて、ほどんど書き換えるだけで実装可能です。
非エンジニアでコードが書けない人でも、ネット上には欲しい記事が落ちていることが多いので、パクって自動化していきましょう。
ちなみに弊社で取り扱っているサイボウズ社のクラウドサービス「kintone」でもこういった自動化は可能で、さらには顧客一覧データベースに請求書ファイルを紐付けできるなど、顧客・案件情報の管理から請求書作成業務までまるっと一元管理できるようになります。クラウドなので昨今の状況で余儀なくされるリモートワークでも、情報が社員全員に共有されて、自動化で個人の業務負担が減るのはいいですね。
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