ポッドキャストを聞いて、日程調整について整理してみた。

大好きなポッドキャスト「かいだん」でまた面白いテーマが話されていました。テーマは飲み会などの日程調整のツールなどを使うか？という内容でした。元となったのは以下のサイトです。

「日程調整できれば方法なんてどうでもいいだろ」って思ってたら、色々な方向から怒られが発生した話。 - フジイユウジ::ドットネット

ポッドキャストのエピソードを聴いて、自分の経験を交えつつ他人と予定を調整するには何を使うか、を相手との関係性を軸に整理してみました。

プライベートでの日程調整

1対1

1対1は、メールやチャットツール、DMなどを使って平文に予定を書いて調整します。自分が空いている予定を伝え、相手の予定が合えば会う。その逆もあり、日程の候補をもらってそれに合えば会うし、合わなければまたの機会に、といった感じです。
先日も東京出張した際に仕事終わりに会おう、みたいな話になり、「いつが空いていますか？」「月曜日の18時からなら空いています」「私も空いているので会いましょう」といった感じでセッティングしました。

複数人（親しい間柄）

親しい間柄の友人同士では、LINEの日程調整ツールを使います。前職の会社の同期は新卒の頃からの付き合いで、今でもたまに連絡をとる中です。LINEのグループチャットのグループは今でも残っているので、たまに飲み会などを調整します。LINEの予定調整ツールで候補日に◯△✕をつけてもらい申告してもらいます。「飲み会やろう」「いいね」という会話はありますが具体的にいつ？っていうのが決まらないことも多いので、「◯日まで候補を入れてね」みたいな会話をすることが多いです。

複数人（知人レベル）

前職で、会社の同僚と一緒にフットサルの予定を決めるときに、調整さんを使用しました。そんなに親しい間柄でもなかったですし、中にはLINEを交換していない人もいました。調整さんがポンッと送ってこられて、仕方なく使ったイメージです。

比較的若い人が多いイメージでしたので日程調整ツールで良かったと思いますが、個人の予定をネットに保管したくない、という人もいると思いますので、年配の方と一緒になにかイベントをやるときは難しいのかもしれませんね。「予定を決めるごときで使い方もわからないサイトに誘導しやがって！」という人もいるかもしれません。

仕事など

1対1

仕事で1対1で、打ち合わせ・ビデオ会議の予定を調整するときは、メールを使用します。相手から予定を聞いて自分が合わせる場合もありますし、自分の予定を伝えて相手の空いている時間と合えばその日程で調整する、といった感じです。
自分が立場として客（上）なら合わせてほしいし、相手が客（上）なら基本は相手の予定にあわせるスタイルです。（相手が客だったとしても、自分から候補を出す場合はだいぶ幅を持たせて予定を伝えます）

複数人（社内で特に主役なし、忘年会・新年会など）

まずは部長、課長などの上司の予定を伺い、その後ほかのメンバーが参加できるかどうかを確認します。飲み会をやろう、飲み会で多めに金額を出してくれるのは上司であることが多かったので、部長・課長の予定を先に伺うことが多かったです。部長・課長には直接うかがい、その後メールで日程の連絡をメンバーに伝える、といった感じです。

複数人（社内で主役あり、送別会・歓迎会など）

送別会や歓迎会など、部長や課長ではない人が主役の場合は、まず主役となる人の予定を聞き、その後部長、課長の予定を伺い、最後に他のメンバーが参加できるかどうかを確認します。主役となる人、部長・課長には直接や個別に連絡して伺い、その後メールでメンバーに通知します。

TimeRexやSpirなどの日程調整のウェブツールは使いませんでした。あくまで直接その人に日程を聞き、FIXした日程についてメールで参加者に連絡します。Slackなどのビジネス系のチャットツールは私が前職のときはそこまで浸透しておりませんでしたので、メールで調整していたように思います。

複数人（取引先など）

候補日を社内で調整して伝える場合もあるし、取引先からメールで送られてきた日程について社内で確認する、といったことをしていたように思います。日程調整のウェブツールは使いませんでした。（今では主流なのかな？）

【結論】現時点ではWeb調整ツールは使わない

あくまで私が大手企業に勤めていた頃、およそ10年前の知識なので、今は違うのかもしれません。

また昨今は「会社で飲み会」という文化はもうあまりないのかもしれません。今はリモート全盛の時代ですが、およそ10年前はまだまだ出社文化が根づいていたので、飲み会などを調整する際は直接聞いたり、メールで調整していました。

またお店も「あの人は焼酎が好きだから焼酎の店を探さないといけない」「乾杯・締めの挨拶で話を通しておく」みたいな調整も必要だったので、一銭にもなりませんでしたが、社内政治を生き抜くためには仕方のないことだったように思います。予定の調整もわりと大変でしたが、それ以上に会費の重み付けや価格帯、お店選びや二次会の調整などのほうが大変なイメージでした。

2024年現在、会社関係の人とは全く飲み会に行かなくなりました。飲み会に行くとなったら個別に知り合いの人にあったり、イベントの打ち上げに参加したりが多かったりなので、「この日に会えたら会いましょう」「この日に合わせてください」といった会話が多いのでわざわざ日程調整ツールを使うシーンはあまり考えらないですねぇ。みんな使っているのでしょうか。

かいだんのエピソードでも、「TimeRex使ってみましょう」という話になっておりましたが、私はそもそも友達・知り合いが少ないので、TimeRexを使う相手がいないので、使うシーンが思い浮かばないです。。

「私はこういうのを使っているよ！」というのがあれば、ぜひ教えてください。