プロジェクトをいい感じに進めていきたい
こんにちは。GMOペパボ社長室でFukuoka Growth Next（以下FGN）を担当しているzonorinです。GMOペパボディレクター Advent Calendar 2023の22日目を担当します。
余談ですが、昨年も22日目を担当していました。
昨年の記事はこちら▼
昨年に引き続きFGNの担当としてスタートアップのために2023年もなんとか奔走中の毎日です。
2024年4月からFGNの運営体制・方針を新しくすることになり、FGN事務局の中でも新しいツールを入れたり、新しい考え方でやっていくぞ！となりました。
割とゼロイチに近い形でプロジェクトを起こしてやっていくことも多く、その中でアジャイル的な考え方がしっくりきているので、やったこととこれからやりたいことの整理をしました。
アジャイルサムライの考え方が役にたってるかも
FGN事務局はエンジニアがいてデザイナーがいて…みたいな開発組織ではありませんが、チームでプロジェクトを進めていく上でアジャイル的な考え方は非常に有効だと思い、アジャイルサムライを読み直してチームに取り入れられそうなところを積極的に取り入れていきたいと考えてます。
ペパボ社内ではプロダクト開発や大小のプロジェクトが常に動いているので、こういった考え方はエンジニアではなくても自然と身についているように感じますし、当たり前みたいな感じがします。社内の優秀なメンバーやこれまでの諸先輩方が積み上げてきた素晴らしい文化だと思います。
いざ、社内から離れてFGN事務局という様々なバックグラウンドを持つ人や様々な会社から集まった人々で構成されている組織の中に入ってみると、その人その人でプロジェクトの進め方がかなり違いました。
FGN事務局では、プロジェクト1つにしてもその進め方はそれぞれで、うまくいく場合もあればそうじゃない場合もあります。なんだかむず痒い時もあるので、新体制になるぞ！というこのタイミングでガッとプロジェクトの進め方自体もアジャイルな考え方にシフトしていきたいと個人的には考えてます。
じゃ、まず何からはじめよう🤔
できるからはいる！まずは、チームでプロジェクトを進めるための環境を整えることをしました。具体的には以下です。
議事録フォーマットを作る
とても簡単ですが、以下の項目でテンプレート作成してMTGする時はいつでもさっと議事を取れるように整えました。
参加者
アジェンダ
前回TODO
話したこと
次回TODO
次回開催日
こうすることで、MTG後もアクション（TODO）が生まれて、進捗していけるようになります。
MTGしたことはデータベース化
今まで、事務局内・事務局外でMTGされたことって、意外にも全然蓄積されてませんでした。（それでも成り立っていた人数だったのかも）なので、あれってどうなっていたっけ…となった時に見返すことができなかったり、MTGに参加していた人に口頭で確認するのがデフォルトでした。しかし、新体制になると関わるメンバーが増えたので、どこでどんな議論がされて、どんなことが決まったのか、進みそうか、というのが全くわからないみたいなことが発生し始めました。そこで、notionの導入とともにMTG議事録をデータベース化したところ、向こうのチームではどういう議論がされてるんだろう…となってもさっと議事録を確認すれば、把握してすぐに同期できるようになりました。チーム間の連携がしやすい環境に1歩近づく…
プロジェクト検証を作る
プロジェクトやるのになんのためにやっているのかわからないと嫌ですよね。私自身、目的を見失うとやる気なくなっちゃうタイプなので、立ち返れる場所があるとすごくいいなと思います。プロジェクト憲章を作ることで、プロジェクト外の人に伝える際にも役立ちます。そして、プロジェクト検証はメンバーで話して決めること当事者意識を持って取り組むことができます。これは、アジャイルサムライでいう「共通認識をもつ」という部分ですね。
用語集を作る
言葉って意外と大事だなとつくづく思うんです。特にFGN事務局のメンバーは様々なバックグラウンドのメンバーが関わっているので、言葉の意味や定義が微妙にずれていることがあります。その際に、言っている意味がわからない、話が通じてない…みたいなストレスが生じプロジェクトの妨げになることもあります。また、後から参加したメンバーでも専門用語でもわかるように用語集を作っておくと教育コストも抑えられますし、早く馴染み安くなります。ちなみに用語集はnotionのデータベースで作って誰でも追記できるようにしてます。
Tips
用語の意味や定義、同義語・類似語はnotionAIで勝手に書いてもらえるようにプロパティに組み込むと効率的（後から人間が見返して意味の修正や補足はする必要があります）
とにかくドキュメントを書く
とにかく、思考を整理するには書き出すのが一番です。notionは自分やメンバーの思考を吐き出し、ドキュメントとしてまとめるのに最高のツールです！さいこう！最高！どんどん書いて、要約とかはnotionAIにやってもらってます。
バックキャスティングで動く
バックキャスティングでいつまでにこういう状態になっておきたいね、これを提供しなきゃいけないね…というのを意識してそこまでのマイルストーンを逆算して組み立てて動くように意識しました。スケジュールもガントチャートにすることでわかりやすいです。とはいえ、フォアで対応しなければいけないことも多々あるので、フォアでも動ける柔軟性も持ち合わせておきたいものです。
今後やりたいこと
今年やったことは、プロジェクトの進める上での整理とか整頓とかそういうのがメインでした。もちろん、まだ整頓ができてない部分もありますが😅来年は計画したものを進めて、改善して…という循環が作れるといいなと思ってます。
チームビルディングをもう一度見直したい
散々、色々書いてきましたがよきチームであるためにチームビルディングをもう一度見直したいと思ってます。アジャイルの考え方を参考にやってきましたが、STEP1のチームビルディングってめちゃくちゃ大事だな…と思っているんですが、割と無視して進めてしまっている部分もあるのも正直なところです。アジャイルサムライの中に自己組織化において人にあわせて役割を決めるというのがありますが、ここがイマイチ足りてないと感じています。なので、いまさらではありますが、けんちゃんくんさんがまとめているこの記事を参考にいいチームになるためのエクササイズとかやってみたいです。
カイゼンし続けるチームにしたい
まだまだ始まったばかりのチーム！今後も改善し続けるチームでありたい！スタートアップ支援をする限り、スタートアップよりも素早くカイゼンしていくぞ💪という気持ちです。
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