【文章術】PREP法を用いる

文章を書くとき、どのように書きはじめればいいのかがわからないかもしれません。これについて、文章にはいくつかの型があります。この型を知っておくと、文章を書くときに悩まなくなります。ここでは、代表的な型であるPREP法について説明します。

PREP法とはなにか

PREP法とは、テクニカルライティングに限らず、一般的なコミュニケーションにも用いられる、情報を効果的に伝えるための手法になります。次の頭文字からとられています。

• P: Point（要点）

• R: Reason（根拠）

• E: Example（例）

• P: Point（要点）

このPREP法を用いて文章を書くときは、まず話の要点を書きます。次にその根拠を書き、実際の例をあげます。最後に要点を繰り返しておわります。こうすることで、読者にとって簡潔かつわかりやすい文章になります。

私は仕事でドキュメントを書くとき、ブログや本の執筆をするときなど、文章を書くときは基本的にこのPREP法を用いています。PREP法は、テクニカルライティングにおけるすべてのケースに有効というわけではありませんが、実際の現場でも用いられている効果的な方法のひとつになります。

PREP法の例

それでは、実際にPREP法の例を見てみましょう。例えば、noteのようなブログシステムなら備わっている、投稿画面の「下書き保存」ボタンについて説明する文章を見てみます。

noteの記事編集画面

この「下書き保存」ボタンの説明をPREP法で書く場合、それぞれ次のような文になります。

• Point: 「下書き保存」ボタンを押すことで、記事の内容を安全に一時保存できます。

• Reason: これにより、作業を中断しても、後から続きを書けるようになります。また、記事の作成中に発生する可能性のあるデータの消失を防ぐこともできます。

• Example: 例えば、記事を書いているときに急用ができた場合は、この機能を用いることで、戻ったときにすぐに作業を再開できます。また、意図せずにブラウザを閉じてしまっても、保存された下書きから内容を復元できます。

• Point: 記事の内容を安全に一時保存するには、「下書き保存」ボタンを押してください。

以上をつなげると、次のような文章になります。

「下書き保存」ボタンを押すことで、記事の内容を安全に一時保存できます。これにより、作業を中断しても、後から続きを書けるようになります。また、記事の作成中に発生する可能性のあるデータの消失を防ぐこともできます。

例えば、記事を書いているときに急用ができた場合は、この機能を用いることで、戻ったときにすぐに作業を再開できます。また、意図せずにブラウザを閉じてしまっても、保存された下書きから内容を復元できます。記事の内容を安全に一時保存するには、「下書き保存」ボタンを押してください。

このように、はじめに文章の要点を書き、その後で根拠と例を示し、最後に要点を繰り返します。こうすることで、読者にとってわかりやすく、機能について説明することができます。

PREP法の利点

文章を書くときの型はいろいろありますが、なぜPREP法がいいのでしょうか。これについて、PREP法を用いると、次のような利点があります。

• 文章がわかりやすくなる：情報を論理的かつ体系的に提示することができるため、読者にとってわかりやすくなる

• 説得力が上がる：根拠と具体的な例を用いるため、要点の説得力を高められる

• 柔軟性がある：文章や会話でのコミュニケーションなど、いろんな場面ですぐに使える

PREP法を用いると、わかりやすい文章を早く書くことができます。このため、文章作成が主な業務内容であるテクニカルライターにとっては、必ず身につけたい文章術だといえます。

まとめ

文章を書くときは、PREP法を用いることで、わかりやすい文章を早く書くことができます。その方法としては、はじめに要点を書き、次に根拠を示し、例をあげ、最後に要点でおわります。

PREP法はすべてのケースで有効というわけではありませんが、文章の書き方に悩んだときは、PREP法で書いてみてもいいかもしれません。