契約終了はテキストで伝えるべし

企業や個人事業主の契約終了を申し出る場合、テキスト（メールやチャット）ではなく口頭（対面やWeb会議）で伝えるほうが丁寧と考える人が多いように感じますが、逆に、契約終了こそテキストで伝えるべきと考えています。口頭のほうが丁寧というのは申し出る側がそう思っているだけであり、言われた側にとっては不親切なことが多いと思います。

もちろんテキストだと上手く伝わらなかったり、言われた側から会議を希望された場合は会議しても良いですが、一次報告はテキストですべきです。その理由は3つです。

①早めに報告できる

ビジネスにおいて悪い報告こそ早くすべきと言われますが、契約終了というのは言われる側からすると悪い報告でしょう。その報告をするために日程調整したり、次回の定例会議で伝えようと待っていると、時間がどんどん過ぎてしまいます。それよりはテキストで早めに報告しましょう。

②心理的負荷が少ない

契約終了を口頭で伝える場合、日程調整の段階では「契約の件でお話ししたいので時間をいただけませんか？」などとオブラートに包むことが多いと思います。

言われた側の立場から考えると、延長可否の話であることは想像がつきますが、結論が予想できないため会議までやきもきすることになります。試験を受けてから合格発表までの期間のようなものであり、合否はともかく、結果が分からないことに対しての心理的負荷が大きいわけですね。それを防ぐためにもテキストで結論を伝えてあげたほうが親切だと思います。

②時間を使わずに済む

契約終了は発注側・受注側どちらからでも申告できますが、世間では発注側が受注側に伝えるケースが多いと思います。受注側の立場から考えると、契約終了が決まったクライアントは追加提案しても売上が伸びる余地が無いため、あまり工数を割きたくない取引先です。そんな企業に会議の時間を割くのはもったいないので、テキストだけで報告を貰ったほうがありがたいでしょう。

※もし注力企業から終了の申し出があった場合、それを覆すために追加提案をすることはありますが、その場合でも口頭でいきなり言われるよりはテキストで言われたほうが準備はしやすいと思います。