文書・タスクの作成・管理ソフト

はじめに

こんにちは，ザッキーラボのザッキーです．

今回は文書を作るアプリとタスクを管理するアプリについてレビューをしたいと思います．

私は昔からプリントの整理ややることの整理がかなり苦手です．
ですが少しずつ工夫をしていって改善してきました．
なので，使用しているツールなどを紹介したいと思います．

基本的にはデジタルな方法です．
私はWindowsとiPadとiPhoneを使用しています．
ほかのデバイスで使えるかどうかなどは調べていませんのでご了承ください．

PC内のファイルはOnedriveに同期(Windows，iPad,iPhone)

基本的に作成した書類やいただいた書類・読まなきゃいけない書類はMicrosoft officeのword,excel,powerpointかPDFで作成しています．
それを研究用や個人用，何年のものなどファイルに分けて保存しています．

昔はUSBメモリで保存したりもしていたのですが，どのファイルをバックアップしているのか，どれが最新バージョンなのかがぐちゃぐちゃになり大量に同じファイルを保存してどこに何があるのかわからない状態になってしまいました．
なので今はOnedriveの同期機能を使っています．
課金しないと容量が足りないので課金をしています．
同期機能はGoogleDriveにもあるのでそっちを使用してもいいかもしれません．

ノート管理はGoodNoteで（iPad,iPhone)

私は基本的にiPadでノートを書いています．ノートといってもここではなく日常のメモのことです．

GoodNoteは基本的にはアップルペンシルで手書きするためのアプリです．
書いたノートをファイルにまとめることもできて，画像やPDFを読み込むこともできて，そこに手書きをすることもできます．

このアプリの優れている点はとっても普通に使えることです．
ペン，消しゴム，蛍光ペン，手書きから図形を生成などの機能はもちろん，手書きの文字を含めて検索をする機能などもあります．
この検索の機能がすごくて，文書内の文字はもちろんGoodNoteに保存した全ての文書から文字を検索することもできます．
結構文字認識機能がすごくて私はかなり字が汚いのですがかなり雑に書いても体感で半分くらいは認識される気がします．

わたしはこのGoodNoteに授業のノートや自分のメモ，楽譜などを書いたり，PDFを張り付けた後翻訳した文章を張り付けてメモを書いたりしています．
このPDFを入れれる機能がかなりよくて，授業のレジメとノートを１つで管理できます．

GoodNoteのよくないところはWindowsではiPadで作成した文書を編集できないところです．
最近Windows用のアプリの出たのですが作成することはできてもほかの端末で作った文書を見ることはできません．
同期機能でPDF保存ができるのでそれをonedriveなどから見ることはできますが，それは編集することができません．
これからWindowsでも見れるようになると嬉しいです．

ちなみに前までは買い切りの有料アプリでしたが現在は無料でも一部機能は使えるようです．

タスク管理・自分のメモをまとめる作業などはNotionで（Windows,iPad,iPhone)

Notionってなにかっていうのを一言で言おうとしたのですが，まったく思いつかないほど万能なアプリです．

Notionでは普通に文書を作ることもできるし，表を作ることもできるし，データシートとしてまとめることもできるし，チェックリストを作ることもできるし，リストも作れるし，本当になんでもできます．
また作った文書に文書を埋め込んだりリンクを付けたりもできて階層化にも向いています．

全体的にウェブサイトに似ている構造になっていて，別記事で紹介しているようにホームページ制作にも使用しています．

私はNotionのデータビュー機能とMakeというサービスでGoogleカレンダーに入れているタスクを表示させています．この機能でタスクがいつまでなのかを表にしています．

実際の細かいタスクはボードビューで書いています．
重要度ごとのタスクボードとやることごとの細かい内容のタスクボードを作成しています．
タスクをボードで分類できるので簡単にタスクを分類することができます．

タイトルやサブタイトルの書式を簡単に変えられたり，PDFや画像を埋め込んだりもできてかなり便利です．
もちろん文字の色を変えたり大きさを変えたりする機能などもあります．

Notionの悪いところは，ずばり多機能すぎて機能が分かりにくいところです．
自分がやりたいことを実際に形にするときにどの機能を使えばいいのかを調べるのが結構大変です．
例えば表を作ろうと思ってもテーブル形式とデーターベース形式があったり，リストを作ろうとしてもいろんな形式があってどれを使えばいいのかわからない時が多いです．
あとは，表計算などの関数はやはりエクセルなどと比べると少なかったり，グラフは拡張機能が必要だったりする点もマイナスです．

雑多な手書きメモや絵はコンセプトに（iPad)

手書きで雑多なメモを書いたり絵を描きたいときにはコンセプトを使っています．
このアプリは絵を描くためのアプリなのですが，キャンパスが無限に広がるという特徴があります．
また，レイヤー機能もあるのでかなり便利です．

わたしは考えていることをまとめるときにブワーって手書きでメモを書いたり，マインドマップを書いたりすることが多いです．
特にマインドマップはどんどん広がるように書いていくので無限にキャンパスが広がるコンセプトはぴったりです．
このアプリにとりあえず考えていることを書いて，NotionやWord,PowerPointなどに清書することが多いです．

どうしても電子化できないものは1つのクリアファイルに

どうしても電子化ができない支払い用紙や重要な書類，通帳などは１つのクリアファイルにまとめています．
１つというのが重要で，持ち運べないほど膨らんできたら整理することが重要です．
ファイル整理は苦手なので必ず重要なものは１つにまとめています．

まとめ

今回は文書・タスクの作成・管理ができるアプリについてレビューしました．
困っていることがあれば是非上記のようなアプリを使用するのがいいとお思います．
これでも私のすべての悩みが解決したわけではないので，もし皆さんが使っているものでよいものがあれば教えてください!
また，カレンダー編も上げているのでぜひそちらもごらんください．

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