失敗から教えてもらった正しい確認の仕方

こんにちは。
前回はチェックリスト活用について書きました。
これはミス防止策の１つですが、防止をしていても何かしら小さなミスや間違いが発生することもありますよね。
「確認したはずなのにミスしてる」という場合は、確認の仕方が違うのかもしれません！
今回は実際に私がミスをした際に、もらったアドバイスや、見つけた記事からミスを無くすための確認方法について書きます。

＜実際に私がミスした項目＞
・相手のお名前の漢字を間違えてしまっていた
・送付先の宛先が１つ足りなかった
・日付が間違っていた
・改行位置が変になっていた

あげると本当にどうしようもないですね……。
もちろん、自分としては送ったり提出する前に、
確認していたつもりだったのですが、その方法が間違っていました。


＜正しい確認の仕方＞
・必ず３回確認する

・全体でなくポイントを絞る

・絶対に間違えられない文面は、指差し確認や声に出して読む

私は「確認する」というとザッと全体を見ていたのですが、これでは見逃しが発生するのも当たり前です。
まず確認するポイントを絞って見ていきましょう。
間違えやすい数字や日付、固有名詞(PCの自動変換で漢字が間違っている事も！)などポイントを絞って見ていくのが大事です。

例えば１回目の確認は数字、２回目は漢字……という風にテーマを決めて確認する事で間違いを見つけることが出来ます。

また文面については、目視でなく指差しや音読して確認する事が大事です。
特に決まった文章がある場合は、元の文面を音読しながらコピペしたものを指差しして確認していくと、コピペミスや漏れの防止になります。

以下の３つは私がメールや文章で確認する際に意識している箇所です。

＜確認ポイント＞
・数字(日付、半角全角、桁）

・人名など固有名詞（漢字の変換）

・宛先（送る人数は正しいか、アドレスのコピペミスをしていないか）

またミスをした際の行動を振り返る事も大切です。
自分の行動を振り返って分かった事がありました。

それは「思い込みミスが多い」です。

「ちゃんと出来ているはず」と思って確認しているからミスに気付けなかったのです。慣れてきた作業であれば、なおさら「慣れたから間違えない」という「思い込み」をしてしまう事も。
以下のリンクの記事を参照に「思い込み癖」を逆に利用するようにしています。

思い込みによるミスへの対策は？仕事を増やさないユニークな取り組み

「ちゃんと出来ているはず」でなく「ミスがどこかに絶対あるはず」という視点でチェックする事が必要と気付きました。