採用だけじゃない！人手不足の４つの要因と５つの解決策
「人手不足なので、採用を強化したい」
というご相談に対してお応えするのがわれわれ人材会社の役目。
その人材会社が、「採用だけじゃない」と自分たちを否定するようなことを言うなんて。。。と違和感を覚える人もいるかもしれない。
人事採用担当の方々は、日々現場やトップから
「とにかく人が足りないから採用してほしい！」
と日々プレッシャーかけられている（とよく聞きます）
ただ、こちらを見ていただきたい。
ご存知のとおり、少子高齢化の日本では労働人口は確実に減少している。
当然、採用も難しくなっていくわけだから、今採用できていない企業はますます採用が厳しくなる。
ほとんどの企業は、「人手不足」という問題にこれからずっと向き合っていかなければならない。考えるだけでも頭が痛くなる。
人手不足の解決策を考える前に、まずは敵を知ろう。
なぜ人手不足は起こるのか？その要因から考えてみることにする。
人手不足が生じる４つの要因
まず当たり前のことだが、人手不足は【必要仕事量＞作業可能量】の状態であるということ。だから、人を採用して作業可能量を増やそうという発想になるわけで。
では、なぜ【必要仕事量＞作業可能量】の状態になっているのか？
その要因を考えてみる。
①時期的要因
たとえば、コロナワクチンのコールセンターの需要で数百人規模の求人を出している企業があった。また、何か大きなプロジェクトが入り、一時的に仕事量が大きく増えている会社もあるかと思う。他にも、「毎年ある時期は忙しい」という繁忙時期が決まっているケースも多い。
人手不足が一時的なものなのか、それが繰り返されるものなのか、によって解決策は変わってきそうだ。
②地域的要因
有効求人倍率を見ても、非常に高い倍率の地域もあれば、比較的低い倍率の地域もある。都道府県が違えば最低賃金や勤務条件も違う。店舗や拠点の立地や条件によって、人手不足の度合いは当然違ってくる。
③配置的要因
ある部署では仕事量が多いけど、他の部署は仕事量が落ち着いているといったことも考えられる。たとえば、倉庫を持つ物流部門は忙しいけれど、マーケティング部門は時間に余裕があったり。また、複数の事業をおこなっている会社では、事業によって差が生じているかもしれない。あるいは、ベテランは忙しいのに新人は時間を持て余している、みたいなこともありそうだ。
④組織的要因
たとえば、ある部署で定期的に退職者が出たり、なかなか採用がうまくいかないため人手不足になっているケース。また、コロナの影響で従来の働き方やマネジメント手法を見直す必要に迫られている企業もあるだろう。こういった環境整備が遅れてしまうと、残っている人に負担が掛かり、職場の雰囲気がギスギスしたり、連鎖的に離職がつづいてしまうこともありえる。
４つのうちどの要因で人手不足が起こっていあるのかにより、どうやら解決策の方向性も変わってきそうだ。
人手不足の要因を洗い出したところで、次に人手不足の解消方法について考えていく。
人手不足を解消する５つの施策
自社の人手不足の要因は何か？複数の要因が重なっているケースも多い。
人手不足の要因がわかれば、採用だけではない様々な人手不足の解決策がイメージできるのではないだろうか。
厚生労働省も人材確保対策としてこのような特設ページを設け、いろいろな施策を提供している。
いわゆる新規で採用するマッチング支援の他、雇用管理改善支援、能力開発支援、DX化やオートメーション化による生産性向上、などさまざまな施策が用意されている。（しかも助成金の対象にもなるらしい）
ここでは、大きく５つの解決策についてご紹介。
人手不足解決策①業務の棚卸し
人手不足＝必要仕事量＞作業可能量、というのが人手不足の根本原因。
それならば、受ける仕事量の上限を決めてしまえば人手不足にはならない。つまり、受ける仕事量を減らせば良いわけだ。受ける仕事自体を減らすことはできないか？
そのためには、受ける仕事の基準と断る仕事の基準を決める必要がある。仕事量を減らして、現状の作業リソースに合わせる。店舗であれば営業時間を調整する。あるいは、広告費やプロモーション費用を抑えることで調整できるかもしれない。
ただ、単純に仕事量だけを減らせば売上や利益も減ってしまう。仕事量を減らしても現在の業績を維持できるよう、同時に高単価化や高収益化も視野に入れた業務の棚卸しが必要になる。
人手不足解消策②アウトソース
業務を棚卸した結果、なくすことができない、やらなければいけない仕事だったとする。
しかし、その仕事は本当に自社でやらなければいけない作業だろうか？
外部のパートナー会社や外注業者に協力してもらったり、業務自体をアウトソースすることもできるかもしれない。
給与計算や経理などのバックオフィス業務、採用代行などを行う会社は増えている。業務委託やフリーランスとして活躍している方に仕事を依頼することも考えられる。また、一般的にはアウトソースが難しいイメージのある店舗を持っている会社でも、フランチャイズという方法も考えられる。多くの営業スタッフを抱えている企業では、販売代理店を増やすこともできる。
自社の業務プロセスを改めて見直し、アウトソースした方が効率が良い部分がないか確認してみることをオススメする。
人手不足解消策③機械化/自動化
仕事をなくすことも、アウトソースすることもできない場合にはどうすれば良いか？次に考えたいのは、
「その仕事は"人"がやらなければいけないか？」
今まで人がおこなっていた作業を機械に置き換えることで人手不足を解消することができる。コロナをきっかけに、デジタル化やオンライン化が一気に進み、DX（デジタルトランスフォーメーション）も話題になっている。飲食店では、メニューはタッチパネルや配膳ロボットが導入されたり、無人レジなども増えてきました。
ただし、従来の業務を機械化/自動化したり、新たなシステムを導入する場合には、当然初期投資が必要になる。社内やお客様の協力も必要不可欠。
また、DXは単なるデジタル化ではなくビジネス自体の変革であるともいわれている。事業全体を見渡せる責任者がリーダーシップを発揮し、外部の専門パートナーに相談しながら進めることをオススメする。
人手不足解消策④内部調達
なくすこともできず、アウトソースも難しい、機械化もできない。そんな業務はどうだろうか？さすがに新たに人を採用するしかないのだろうか？
ちょっと待っていただきたい。すぐに外部から新しい人を採用するのではなく、まず社内に適切な人材がいないか確認してみよう。
複数地域で拠点展開している場合には、同じポジションの人に転勤をしてもらうことが考えられるかもしれない。また、営業職からマーケティング職への異動といったジョブチェンジを行うというのはどうだろうか。
いわゆる内部調達を通して新しい職場に就いた人は、既に自社のビジネスや仕事の進め方に対して理解がある。社内の雰囲気にも馴染んでいるため、新規で採用するよりもスムーズに結果を出せる可能性が高い。
もし部署間での異動やジョブチェンジ、社内公募が可能な状況であるなら、人手不足解消のため内部調達を検討してみてはどうか。もちろん、本人の希望や適性を考えた上で行わないとトラブルや、逆に生産性を下げる要因にもなりかねないので、従業員への説明と配慮も必要になる。
人手不足解消策⑤生産性の向上
なくすこともできず、アウトソースも機械化もできない、社内に適切な人材がいないときは、、、さすがに採用が必要。。。とは限らない。
生産性を上げることで、今の人員体制で業務をこなせるようにはできないだろうか。もちろん、働き方改革が叫ばれるなか、過度な残業や休日出勤をしてもらってまで仕事をするわけにはいかない。
たとえば、今まで１つの業務を専門で行ってもらっていたメンバーに兼務で他の業務を任せたり。あるいは、業務の進め方を見直して他の人でもできるようにしたり。研修を通じてメンバーのスキルを上げることで、量的・質的に今より多くの業務をこなせるようになってもらえるかもしれない。
厚生労働省の人材確保の施策でも、教育や研修など人材開発を支援する助成金も用意されている。活用できるものがないか確認してみても良いかもしれない。ただ、これも部署異動や転勤と同様、本人の働き方や希望を考慮したうえで、条件なども含め話しあいながら進める必要があることは言うまでもない。
まとめ
日本全体が人手不足の時代に向かっているなかで、人手不足解消を採用だけに頼るのは難しくなっている。
人手不足になったら、まずその要因を分析してみよう。時期的なものか、地域的なものか、配置的なものか、組織的なものか。
その上で、５つの質問を投げかけてみる
仕事を減らすことはできないか？
自社でやらなければいけないか？
機械化/自動化はできないか？
配置転換や異動はできないか？
抜擢や育成で解決できないか？
この５つの質問に答えても「難しい…」ということであれば、そこではじめて新規の採用を検討すれば良い。
その時は、私たちのような人材会社が採用のお手伝いをさせていただく。
しかし、苦労して無事に入社してもらえても、不本意な離職が多ければ、いつまで経っても人手不足の状況は変わらない。採用の前に、今いるスタッフに長く働いてもらい、一定以上の定着率を維持できるような組織をつくる必要がある。
人手不足にお悩みの会社さんは、新しい人を増やすだけではなく、今いる人たちがより長く、イキイキと働いてくれる職場づくりも同時に進めていこう。
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