一気にわかりやすくなる、資科の体裁5選

資料の体裁って気にしてますか？

みなさん、こんにちは
ゆたかかです

急に質問ですが、資料を作成するとき体裁って気にしますか？
割と内容やストーリーは気にしますが、体裁って最低限できてれば良いかな〜と思っている人多くないですか？

それ間違いです！
体裁ってめちゃくちゃ大事です
体裁がしっかりしていないと
・内容が頭に入らない
・そもそも読む気がなくなってしまう
など中身がいくら良くても、読んでもらえなくなったり、ちゃんと伝わらなくなったりします

私も最初そうでした
説明すれば、内容を褒めてもらえるが中々読んでもらえなかったりしました
なので今回はこんな人に読んでもらいたいです

・これから資料作りを始める新卒の人
・上長に資料を見せても中々止んでもらえない人
・資料から言いたいことがわからないと言われる人

今回は下記のように「悪い例」と「良い例」を使います
悪い例を最初に出して、それを修正する形で良い例を説明していきますので、１つずつ見てくれればと思います
（下に画像を入れる）

加えて、最初は全部有料にしようかと思いましたが、今回は最初の3つは無料にします
最初の3つを見て使えるなと思ったら、残り２つの購入を検討してみてください

① リード文は2行以内

今回は学生がクラスで決まった文化祭の出し物を、先生に報告する際の資料の一部になります学生が作った最初の資料がこちらです

リード文と言われる部分に文字がいっぱいあって、読みにくいですね
ちゃんと読めばわかりますが、逆にちゃんと読まないとわかりません

資料を作った人は、せっかく作ったから読んでくれると思っていますが、人は基本的にめんどくさがり屋です
特に上の人は忙しいため、見た瞬間めんどくさいと思うとしっかり読んでくれません

そのためできる限り文章は短くして、読みやすくしましょう

基本は1文2行以内にしましょう
たいていの文章なら2行以内に抑えることはできます

それが出来ていないということは、自分な中で大事な部分が絞りきれていないということです
相手に一番何を伝えたいのか、しっかりとまとめましょう

ただ、短くするのに必死になり、文章の構文がおかしくならないようにしましょう(主語、述語の関係は明確になっているかなど)

文章を短くするコツは、いくつかあります

• 修飾語は多くないか？

• 略称は使えないか？

略称を使う時の注意点が1つあります
いきなり略称を使用しないでください
一番最初に略称を使用するときに、説明をしてください
具体的は以下のような形です

・ほとんどの人がスマートフォン(スマホ)を使用している

スマホの関しては大袈裟かもしれませんが、初めて資料を見た人でも、その略称が何を指しているのか、わかるようにしてあげる必要があります
1度、説明をしてあげれば、その後は「スマホ」を資料で、そのまま使用しても問題ありません

このような形で、修飾語を減らして、略称を駆使しながらリード文を2行以内にしましょう

①リード文は1文2行以内にする
(文章を短くするコツ)
・修飾語を減らす
・略称を使用する
　※略称を使用するときは、説明をする

---

② 文の末尾は揃える

リード文は修正して次のようになりました

次に修正する場所は文の末尾です
ここも結構、大事です
気にする点は2点

• 「体言止め」なのか、「ですます」なのか

• 読点はどうするか

下の画像のリード文を見ると、上は体言止めになっており、下はですます調になっています
そして下には読点がありますが、上にはありません

このように末尾がバラバラになっていると、そこの部分が気になってしまい文章の内容が頭の中に入ってきません
そのため、下記のように文の末尾を揃えましょう

これによって、見た目もすっきりとして読みやすくなりました
みなさん、気づいているかわかりませんが、このnoteの全文章、読点をつけておりません
読点を付けるのも時間がかかりますし、それを見直すのにも時間がかかります
そのため、読点は付けないのがおすすめです

体言止めか、ですます調かは会社の風習もあるので、それに従うのが良いですが、おすすめとしては資料の場合は体言止めが良いです
これによって①の「リード文は2行以内」にしやすくなりますし、時間の短縮にもなります

②文の末尾は揃える
・体言止め、ですます調のどちらかに揃える（おすすめは、体言止め）
・読点を揃える（おすすめは、付けない）

---

③ 項目をカテゴライズして、5個以内にする

先ほど修正して出来たのが、こちらです
まだ、少し見にくいですね

左側にある項目が多くて、頭の中に入ってきません
皆さん、急なのですが「マジカルナンバー」という言葉はご存知ですか？

マジカルナンバーとは、人が瞬間的に記憶できる限界数のことです
昔は「7±2」と言われていましたが、現在では「4±1」と言われています
そのため、このように票を作る際は5個以内に収めましょう

今回は5個以内にすることができましたが、どうしても難しいときは「その他」を使いましょう
ただ使う際は注意が必要です

「その他」は雑多な項目の集まりです
その他の中があまりに多くなると、その中を見るのに頭を使ってしまいます
そのため、できる限り同じカテゴリを見つけてカテゴライズしましょう

③項目をカテゴライズして、5個以内にする
※どうしても難しいときは「その他」を使用

---

資料体裁5選のうち、3つが終了しました
始めにも書いたように、ここからは有料となります
どうだったでしょうか？

正直、この3つを直すだけでも十分かと思いますが、よりわかりやすい資料にしたいという方は、ぜひ購入してください！

ここで１つお知らせです
資料体裁5選と書きましたが、構成を練っているうちに5選ではなく、7選になってしまいました

そのため、有料の箇所は2つ追加して4つ教えたいと思います

noteの構成は上から続く形で、「悪い例」と「良い例」を交えながら解説しますここからの4つは、ただの体裁だけでなく資料作りとしても大事な部分になっていて、特に私が意識しているところです
良かったらの検討お願いします