やってみたら「あらっ」意外。とりあえず触ってみよう！
こんにちは、私はスーパーマーケット事業の会社で事務職としてパートタイムで働いている女性です。日々の主な仕事はデータの集計と処理です。
毎日パソコンに向かいポチポチしています。
また、保護猫の預かりボランティアも行っており、お世話をしつつ癒しをもらい、猫に囲まれ幸せに過ごしています。
今預かっている子猫も、うちの飼い猫も、私の顔を見ると「ニャー」と迎え鳴いてご飯を待っています。
今回は仕事を効率化できる方法を、具体的な作業時間の短縮ができるものを考えました。
報告書の事前データを自動入力
コピペがしんどい
部署のスタッフさんが店舗を回る際に、事前に入力するデータが２５項目ほどあるのですがこの入力作業に時間がかかっています。
これらを１項目ごとにExcelブックを開き、コードを入力して、またはフィルタ検索した値を別のシートにコピペしていきます。しかも1項目につき3～5回コピペをします。それを25回繰り返すことになり大変です。
上司や先輩は値が報告書に自動入力されるようになるといいとおっしゃっています。それができたらかなりの時間短縮のようなので作成したいと思います。
自動入力するには
ExcelブックからExcelで作成された報告書に値をどう飛ばすか、デジタル研修の仲間や先生にうかがってみると
使用するツールは決めていないのですね。
Excelでなくてもスプレッドシートを使えばよいのではないでしょうか。
など意見をいただきました。
実際どのようなツールが使えそうなのか調べてみると、ツールを使わなくてもExcelのままで、セル参照で解決できそうです。
25項目のデータは、コードを入れたら値を計算してくれるExcelブックとフィルター機能を使って検索するExcelブックがありました。
フィルター機能の項目をコード入力で値を出すように統一する
コードを１度入力すれば２５項目に反映されるようにする
反映された２５項目の値を報告書にセル参照で飛ばす
取り掛かってみれば難しくないことがわかりました。ひとつひとつ作っていくので時間はかかりそうですが。
行動予定表をひとつに
２つの予定表
２つの会社が一緒になったこともあり、それぞれが使っていた行動予定表が存在します。他部署のようにホワイトボードに予定を表示することがNGな私たちの部署は、アクセスの場所も限られたところに予定表が存在します。
両方を確認しなければならず、できれば１つにまとめたいと上司と私は思っています。
「Googleカレンダーを使ってみてはどうでしょう」と私。すると
上司は「すぐにできそうですか。できるなら来年度からそれで行きましょう」と言ってくださいました。
ただ予定表は、どちらも自分たちが使っているフォーマットのほうが使いやすいので、どちらにも偏ることなく、それ以上に便利なものである必要がありそうです。
Googleカレンダーを使って作成してみると
お互いに予定を書き込むことができるので便利
予定変更したことを連絡しなかったとしても各自が確認することが可能
会社で使っているが２つ目を作れるらしい
アクセス制限をかけることができる
とても良さそうなので作成してみたら会社のGoogleカレンダーに追加される結果となりました。そしていらない項目を表示しないようにすると、それが２つ目のカレンダーというらしいです。これは違いますね。
Googleスプレッドシートを検討すことにしますが、どちらのフォーマットも尊重したものができるか課題です。
Excelデータの自動加工
同じ作業をひたすら繰り返す
最初に店舗を回るスタッフさんの事前に入力するデータを紹介しましたが、そのほかに私が作成して渡すデータがあります。Excelシートにダウンロードしたデータをフィルター機能と数式を使って必要なものを抽出する、という作業をします。
１店舗に付き６種類のデータを加工しますが、同じ作業を繰り返します。同じパズルを延々とやっていると言っても過言ではないです。
ポチッとひとつのアクションで作成することができたら２週間分を１日〜２日（その時の店舗数にもよります）かかっている作業が半日かかるかな？くらいでできるかもしれません。
Excelデータの自動作成
Power Automateやマクロを使って自動化できそうです。
前回Power Automateで自動化できたのでできると思います。
Power Automateでの自動作成を見ていただいたときに、上司と先輩が他のExcel作業にも応用してほしいとおっしゃっていました。それとデータの取扱いには十分注意をしてくださいと。
これは自分が担当している仕事になりますが、自動化して時短できたら他の作業を効率化していく時間が生まれます。
ほかのExcel作業に応用していくことはもちろん考えています。
まとめ
いちばんやりたかった報告書の自動入力が、ツールを使わずとも、今ある知識でできそうなことに拍子抜けです。
考えることも大事ですが、とりあえず触ってみたほうが早いのを明確に感じました。
もしかすると、困りごとをひとつひとつ丁寧に見ていけば、淡々と業務改善を進めていけるのかもしれません。
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