今ある仕事をもっと効率的に〜こだわりありきのデジタル化
こんにちは！スーパーマーケット業界の会社でパートで事務職をしています。報告書のデータの集計が私の主な仕事です。
Excelを使っての仕事がほとんどで、作業時間を短縮するために計算式をこれでもか！と使ったシートを作りましたが、今ひとつです。また情報をとりにいくも、ホルダーをたくさん開かなくてはならず、なかなか情報にたどり着けません。
もっと良い方法があるのではないかとこの研修に応募しました。
細かいところをあげたらきりがなく、新しい知識に触れて変えられる部分は変えていきたい、そんなふうにう考えています。
私個人の困りごとはこんな感じですが、部署のみなさんの困りごとってなんでしょう。日々の業務で改善したいこと、こういうものがあったらいいなと思うものを訊いてみました。
上司Aさん、先輩Bさん、先輩Cさん、店舗回りのスタッフDさんにお話をうかがいました。
同じことに違う立場でかかわっているので、違う目線で見ると、当たり前なのに気づかなかったことがあるのですね。確かに、なるほど、言われてみればと思うことばかりです。
大きく分けると、店舗を回る仕事で必須の報告書関係のこと、みんなの情報共有のためのツールにかかわること、それ以外に思うことの３つになりました。
①報告書にかかわること
写真編集
報告書には写真がたくさん添付されていますが、先輩Bさんによると、写真を提出する際の書式が古いらしいです。元の書式は２０００年代始めに作成されたものでアップデートされておらず２０年たっているそうです。
その写真を資料として使うためコピペするのですが、写真が勝手に伸びたり縮んだりしてやりにくいことが度々あります。
持っている知識をあれこれ使っても見られるものにならないときは、それだけに時間をかけるわけにはいかないのでその写真は私はあきらめます。
この書式を使わなくてはいけないわけではないそうなので新しいものを作ればいいですね、と私は単純にそう考えましたが、Bさんがおっしゃるには、いろいろなカメラで撮った写真を同じサイズで貼り付けられる書式を作れるかということでした。
デジタル初心者の私にはハードルが高いかしら。それすら分からないです。
報告書
店舗回りのスタッフDさんの困りごとです。
ワンクリックでできるようになっていた作業が今はできなくなっているそうです。そのためひとつひとつ手作業になるため、報告書の作成に時間がかかるのだそうです。
これについては、ワンクリックが機能していた当時の報告書がありましたので、見様見真似でトライしてみました。
が、動かずでした。
しかしながら、まとまった時間のある時にじっくりやればできそうです。また、今は他部署でお忙しそうですが、この報告書を作成した方にうかがうのもありかなと思います。
上記の他に、報告書の項目で分かりにくい部分にリンクをつけたらどうでしょう（写真など）という意見もいただきました。そうすれば新任店長が分かりやすいし質問が減るのではないでしょうかと。
確かに「項目の内容についておききしたい」と電話が時々あります。ただ、事務所には対応できる人がいつもいるわけではなく、どちらかというといないことの方が多いのです。
今はメールで投げかけていただいて分かる人が返信する、という手段をとっていますが、リンクをつけたら効率が良さそうです。担当者と相談して進めていけそうです。
②情報共有にかかわること
行動予定表
私たちの会社は数年前に２つの会社が統合したのですが、お互いに自分たちの予定表が使いやすいため、１つになることはかなわず２つの予定表が存在します。
そのため両方見なくてはなりません。
主に店舗を回るスタッフの予定が入力されていますが２種類あるため１つずつ確認しなければならず、全体の予定をひと目で把握できません。
２つの予定表をひとつにしたいことと、会社行事等も入れて、予定表をみれば全体の動きが分かるようなものにしたいと上司Aさんの希望です。
私も同感で、チャレンジしたこともありますがうまくいきませんでした。
今の形式でお互いが作成して、結果１つの予定表が完成する仕組みをつくればいいのですが、デジタル初心者の私にそれが果たしてできるのでしょうか。
イントラ活用
こちらも店舗回りのスタッフDさんからの意見です。
舗回りのスタッフさんが店舗にうかがう際に事前のお知らせとして、写真つきでご注意頂きたいことを発信しているのですが（発信しているのは私です）、店長のパソコン宛にメールで送っているので、見る人が限られます。
イントラといって、社内の人だけが利用できる掲示板があるのですが、イントラにあげれば、店長や管理者以外のスタッフでも見ることができるため情報共有できます。
これはすぐにでもできそうですが、以前利用していたのをやめてメールで送るようになったので理由がありそうです。その辺も確認しながら進めたいと思います。
店舗管理者一覧表
店長や副店長など店舗管理者が記載されている一覧表で、報告書へのリンクなどをはじめ利用が多いです。
人事異動の公示があるたびに先輩Bさんが手作業で修正、作成しています。
人事異動の公示はPDFで発信されているので人事部からデータでもらえたら、この作業はとても楽になるはずなので人事部に確認すればよさそうですが、Bさんとしてはデータで出せない理由があるからPDFで出しているのではないかと考えるそうで、手作業でも構わないといっています・・・
③部署ながらの困りごとではないけれど・・・
会議室使用状況
パソコンを使わなくてもスマホでQRコードを読み取るとかすれば、会議室の使用状況が分かったら便利じゃない⤴とおっしゃる先輩Cさん。
ついでにスマホで予約できたらもっと便利になりますね。
会議室の予約は慣れてない私には少々苦手な作業でもあります。年に１〜２回しかやらないので、毎度自分のメモを見ながらの作業になります。
スマホでできたほうが絶対楽だと思われますが、しかしながらこれは会社のシステムに関係しますかね。
できることからはじめましょう
①報告書関係で写真編集についてはすぐには難しそうですが取り組みたいです。
報告書についてはすぐに取りかかれそうです。今研修で教わっている知識は使わずともできると考えられます。
②情報共有にかかわることのうち行動予定表については方法を見つけたいです。デジタルの力でなんとかなるものなら是非取り組みたいです（お互いがこだわらなければ良いだけのことですが、それができないから困りごとなのです）。
イントラ活用と店舗管理者一覧表についてはすぐに動けそうな案件です。
③の会議室利用状況をスマホで見られるというのは先程の言いましたが自分でできそうなのか、会社が動かないとできないものなのか、まずはそこからです。
最後に
話をうかがってみて部署のみなさんが不便だと思っていることを知ることができました。同じ報告書でも店舗回りのスタッフさんと私では困りごとが違うのも発見でした。また、同じことで不便を感じている人もいて、とてもよい機会でした。すぐにできそうなことは明日からでもはじめます。
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