プロジェクトを計画通り実行するには洗練された体制が必要〜プロジェクト体制の構築の方法〜

お疲れ様です、ゆーろー@常駐しないPMOです。

わたしがプロコンサルとして参加しているiPM naviのコラムをご紹介します。

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writing by Osamu Hirayama
*このコラムはiPM naviで配信しています

プロジェクトを着実に進めていくためには、プロジェクトチームを破綻させずに、メンバー同士の協力体制を築く必要があります。

そのため、PMは慎重に正しい手順を踏んで体制を構築しなくてはなりません。

しかし、体制構築の方法を知らないPMが勘だけに頼りチームを作っていったら… チームは崩壊し、プロジェクトは破綻します。

それだけ、プロジェクト体制の構築はPMとして大事なミッションなのです。

あなたは、正しい手順でプロジェクト体制を構築していますか？

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こんにちは、プロコンサルの平山 理です。

私が参加しているiPMでは、PM初心者のスキルアップやDX時代に適応したいPMのリスキリングのサポートとして、iPM TRAININGを運営しています。

このコースの一つとして、『プロジェクト計画書の作り方』を講座として提供しています。

計画書を作る中で、プロジェクトの体制を考えていきます。

受講されている人の失敗談を聞くと、上手くプロジェクト体制を作れずプロジェクトを炎上させてしまったPMの方が多いようです。

体制は、取り敢えず優秀な人をアサインしておけばどうにかなるだろう...

このような考えは一旦排除して、プロジェクトが体制を作る仕組みを取り入れるようにしましょうとアドバイスしています。

今回のコラムは大手コンサルファームでも使っている、プロジェクト体制の構築の方法をWHY・WHAT・HOWの順番で解説します。

WHAT：プロジェクト体制の構築とは何か？

プロジェクトでは誰が何を担当しているのか、それぞれがどのような関係にあるのかを明確にします。

そのためプロジェクトに参加すメンバーそれぞれの役割、メンバー間の指揮命令系統を決めます。 これがプロジェクト体制を構築すると言うことです。

WHY：なぜ、プロジェクト体制を構築するのか？

なぜと体制を構築する必要があるのでしょうか？

それは、プロジェクトは新たなチャレンジ活動であり、企業では、普段の定常的な仕事と別物と考えることから、新たな体制が必要です。

また、プロジェクト体制が明確化されてないと、このような事故が多発しプロジェクト推進に悪影響を与えます。

・必要な指示や報告が伝わらない

・意思決定に時間が掛かる

・作業ミスや効率の低下の原因になります。


このようなことを、PMは事前に防ぐためにプロジェクト計画の段階で、正しい手順で体制を構築しなくてはなりません。

それでは、どのおうな手順でプロジェクト体制を組んでいくかを確認して行きましょう。

HOW：プロジェクト体制の構築を考える

プロジェクトの体制を構築するには3つのACTIONを踏んでいきます。

ACTION1：役割分担の整理

役割分担は、プロジェクトでどのような役目が必要であるのかを、スキル一覧、組織のプロセス資源を使って考えていきます。

ここで注意したいのが、WBSとスケジュールを見れば役割はわかるだろう？という錯覚です。

しかし、これらの資料は、どの作業を・いつからいつまで実施するのかを示しただけです。

プロジェクトは、WBSやスケジュールに示した作業以外にタスクは発生します。

それは、作業中に何か問題が起こった場合に、対策を考え実行するといった予め計画できない作業です。

このようなことを、誰が責任を持って実行するのか、WBSやスケジュールでは不明確です。

そのため、役割分担を整理して、『チーム名』『役割名』『役割説明』を役割分担表にまとめます。

【事例：某PJの役割分担表】

ACTION2：要員計画の作成

要員計画は、スケジュール・スキル一覧・役割分担表・組織のプロセス資源を使って、どの時期に、どのような要員が必要になるのかを計画して、要員のアサインを段取りします。

プロジェクトで、必要な役割・スキルから、アサインできるメンバーを社内または社外から選定していきます。

そして、必要なタイミングでプロジェクトへアサインできるように調整していきます。

要員の名前・アサインタイミング（参画時期）・リリースタイミング（終了時期）を、役割分担表とスケジュールに書き込みます。

また、要員計画を間違えると、このようなリスクを抱えることになります。

・無駄なコストの発生

・品質の劣化

・スケジュールの遅延

ACTION3：体制図の作成

体制図は、プロジェクトに参加するメンバーの役割、メンバー間の指揮命令系統を表現したものであり、役割分担表をもとに考えます。

体制図があることにより、トラブルが発生した時はに素早く上司や関係者に伝わり、早期解決に向かうことができます。

また、特に、体制で注意したいのが指揮命令系統です。

メンバーが作業指示を受ける相手・作業状況を報告する相手は上位管理者1名にすることが大事です。

複数の指揮命令系統が複数あると、メンバーは混乱しトラブルの報告が遅れたり、フォローアップのタイミングを間違ったりします。

【事例：某PJのプロジェクト体制図】

このように、3つのACTIONを踏んでいくことで、プロジェクトの体制を計画して実行していきましょう。

【事例：某PJのプロジェクト体制】
*プロジェクト計画書からの抜粋

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まとめ

今回は、プロジェクト計画を立てる中で、体制の構築ついて解説しました。

体制を考える上で、WBSやスケジュールでは見えていない役割があることをご理解いただいたと思います。

多くの失敗プロジェクトは、クライアントの要件を実現するテクニカルスキルに目が向きがちで、リスク・問題に素早く対処するような体制ができていません。

また、要員計画（プロジェクトの参加・終了タイミング）が不十分であることから、これらの事故が起こっています。

・無駄なコストの発生

・品質の劣化

・スケジュールの遅延

コラムに中で、指揮命令系統の重要性をお伝えしましたが、『絵に描いた餅』になることがあります。

これでは、折角のプロジェクト体制が台無しになります。

PMは、素早く情報がキャッチできる、メンバーが情報配信する際に混乱しないように、常に目を光らせマネジメントすることが大事です。

正しい手順で考えられた体制であれば、着実にプロジェクトを進めることができるでしょう！

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最後まで読んでいただき有難う御座いました。