100名以上参加のイベント（学会の学術集会）をZoomウェビナーで開催する

特設サイト（Peatix+WordPress+WP-Membersプラグイン）

まずは特設サイトを設置。チケット購入はPeatixサイトにて。Peatixサイトで購入してもらうと、領収書の手間や払い戻しやキャンセルなどはPeatixの電話問い合わせも利用できるので、手間が省ける。イベント後の精算時に、Peatix利用手数料をとられるが、それでも便利。

WordPressをサイトに設置。レンタルサーバを契約しているなら今どきはボタン一個でインストールは終わるでしょう。そこからテーマ設定、プラグインインストール、設定などと続く。この部分はまたそのうち別記事に。

Peatixで購入していただいた方の登録メールアドレスをIDとし、パスワードは自動生成で、CSVで一括登録することでパスワードの通知メールは自動で送られるようにしておきました。ただこの通知メールがそっけなさすぎて、たぶんスパムと判定されて削除された方もいらっしゃったようで、あとで問い合わせがたくさんきました（がそれも想定内、再度転送すればいいだけなのでそれほどの手間でもありませんでした）。

学術集会の発表動画は事前録画でVimeoに

今回の学術集会の発表動画は、大会長講演も含めすべて事前録画に。動画の受取に多少手間取った部分はあったものの、特別なしかけは必要なく受け取れました。受け取ったMP4動画ファイルはすべてVimeoへ。ふつうのレンタルサーバに置くとトラフィックなど心配ありますが、やはり餅は餅屋、動画は動画屋へ。Youtubeと違い、Vimeoだと特定のドメインのみでの再生が設定できるので、安心です。

当日の質疑応答はContact Formプラグイン+当日動画を見ながらZoomのQ&A機能で

発表動画を見た参加者からの質問は、動画の下にContact Formの質問フォームを設置、投稿されると事務局とその分科会の座長にメールが飛ぶように設定。プラス、当日その動画をZoomウェビナーで再生して視聴している間にもQ&A機能で質問することができるようにしました。このしくみはなかなか便利だったと思います。Vimeoのオンデマンド配信の動画を先に見て質問する人がいてもよいし、当日動画をウェビナーで視聴しながら質問する人がいてもよい。

Zoomウェビナーでの動画再生配信

Zoomをご存じな方ならば、Zoomで画面共有して動画再生するだけでしょ、というところですが、今回は自宅からの配信、自宅で使っている２台のノートパソコンと個人スマホ（配信確認用）を活用しました。ノートパソコンのうち１台は、画面とキーボードをつなぐ部分が壊れて崩壊寸前なところをなんとかなだめて、動画配信用にしていたのですが、お昼前になんとなくやばい雰囲気があったので、昼休みにいったん切ってクールダウン。しかし午後になって、音が飛ぶ（これはもとの動画の質のせいもありましたが）ことが出てきて、いよいよあやしいのでもう１台と選手交代。交代する際にほかにもいろいろ対応していたこともあり、動画再生時に必ずやらなければならない「コンピュータの音声を共有」のチェックを忘れ、３分ほど音声がない状態で配信してしまいました・・・

MP4の再生にあたり、みなさんどんなソフト使っているのかなと事前に検索してみましたが、特に言及したサイトは見つかりませんでした。今回は使い慣れたVLCとWindows Media Playerとを検討しましたが、VLCだとうまく「１動画だけ再生していったんストップ」ができなくて（機能的にはできるのかもしれませんがわたしにはわからなかった）今回はWindows Media Playerで素直にプレイリストを作って連続再生できるように事前準備でしておきました。

ただ、このパソコンの交代を考えていなかったので、お昼のうち（といっても昼休みは40分）に再度、発表動画の最新版の確認と、Windows Media Playerのプレイリスト作成を行ったのでちょっと冷や汗かきました。

あとは、もし時間があれば、MP4の音声レベルをそろえておけば、「音が小さくて聞こえない！」というクレームもこなくて済んだかもしれませんが、ほかのセミナーなどにも出ていますが、そこは聞く側でなんとか対応してもらおうというもともとの腹積もりでした。

今回のZoomウェビナーは、各分科会で別々のIDをふらず、朝から晩までずっと同じ部屋だったので、座長や発表者が入れ代わり立ち代わり入ったり出たりする形にしました。シンプルでよかったのですが、最初「パネリスト」で入室したはずが「参加者」のほうに入ってしまい、事務局側でパネリストに連れてきたりすることに気づかなくて、先生方にご心配おかけしてしまいました。このあたりのZoomの仕様についての研究は、もうちょっと必要でした。

問い合わせ、問い合わせ・・・

想定はしていた、当日の問い合わせ。Peatixには一応「当日問い合わせには応じられません、特設サイトにログインできない方は後日発表動画をみてください」と書いておきましたし、WordPressのUser Login Historyプラグインが優秀なので、だれがログインしていてだれがまだログインしていないのか、だれがパスワードを間違えているのかすぐわかるので、なるべく前日までこまめにフォローしてパスワード再送したりしましたが、まぁなかなか当日問い合わせがゼロともいかないですね。

大御所の先生に「申込忘れました、登録できませんか」とメールがくれば対応しないわけにはいきませんし、パスワードの問い合わせが１２名、プラス発表者側の問い合わせや調整など、メールとLINEを駆使して対応しました。

こちらから事前に送っておいた、Zoomウェビナーへの発表者入室のご案内メール、宛先のメールアドレスが学校だったりすると自動的にURLがプレーンテキストに変換されてしまっていて、当日入室できない、ということも起きました。これは想定外でした。事前にZoomウェビナーテストができた座長・発表者は問題なかったのですが、当日のみの参加の先生には、もう少しフォローが必要だったかもしれません。

でもなんとか終了！

最後のオンライン懇親会はZoomミーティングで行いましたが、こちらもまぁまぁ盛況だったのではないでしょうか。1時間半有意義に交流していただけたように思います。とにかく、開催中止にはせず、さらにオンラインだからこそさまざまなところから参加していただくことができ、懇親会も普段着＋マスクなしだからこその盛り上がり、コロナ禍だからこそできたイベントだったなと実感しています。