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勉強会の準備の落とし穴!【zoomの事前ブレイクアウトルームの設定】

ゆめみ塾

zoom の事前ブレイクアウトルームの設定が終わり、いざ勉強会当日...!あれ、ブレイクアウトルームに割り当てられていない参加者がたくさん!

ゆめみ塾ではそれを防ぐ為に
「申し込み時のメールアドレスでのログインをアナウンス」
「事前ブレイクアウトルームを使わず、当日にスムーズな割り当ての準備」
をオススメしています。

ブレイクアウトルームとは?

こんにちは、ゆめみ塾です。

昨今の情勢に伴い、ゆめみ塾の講座の開催もオンラインで開催されることが前提となっています。

グラレコ講座やOOUI講座では実際にやって学んでもらう体験型の講座になっており、そんな体験型の講座でもオンラインでどうにか出来ないか?miro や Mural と言ったホワイトボードアプリを使用してワークを行っています。

そして『ワークの成果の共有』など参加者が多い時には時間がかかるセクションでは『チーム分け』をして何チームかで同時並行で進めるようにしています。

ゆめみ塾では「zoom」を利用して講座を開催して、『チーム分け』の際には zoom の『ブレイクアウトルーム』機能を利用しています。
『ブレイクアウトルーム』は「トークルーム」が好きな数用意できて、ホストが各トークルームに参加者を割り当てる。そんなイメージです。

⬇️ブレイクアウトルームの詳細はこちら


しかし、このブレイクアウトルームも人数が多くなればなるほど割り当てが大変で、当日に割り当てるととても大変でなかなかワークに進めないと進行の妨げになることが多々あります。

そんな時に便利なのが事前ブレイクアウトルームの設定。
勉強会開催前に事前にブレイクアウトルームを作り参加者を割り振っておくことが出来ます。

これをやっておくと当日の進行もスムーズに!...と思いきや当日zoomの参加者一覧を見てみるとブレイクアウトルームに半分ほどしか割り当てられておらず!結局当日改めてブレイクアウトルームを割り振ることに...!という事態が起きました。

zoom の事前ブレイクアウトルームの設定をいざ使ってみよう!と設定したものの、当日「割り振られていない...」と焦ってしまうことを防ぐ小さな tips になります。

1.ブレイクアウトルームに登録したメールアドレスで zoom にログインしてもらう


事前にブレイクアウトルームを設定したのに振り分けられていない理由としては、『ブレイクアウトルームを作るために利用した参加者のメールアドレスと、zoomにログインしているアドレスが違う』ことが多い原因です。

ブレイクアウトルームの設定の際、参加者のメールアドレスにてブレイクアウトルームの割り当てをします。

スクリーンショット 2020-06-17 12.23.02

これで準備が完了と思いきや講座当日にはブレイクアウトルームには参加者の半分ほどしか割り当てられておらず...。

そもそもログインせずに zoom に参加する人や、違うメールアドレスで入って来ている人がいるかもしれません。

ですので、事前に登録したメールでのログインをアナウンスする必要があります。

※ちょっとした注意

事前ブレイクアウトルームの割り当ては全て zoom のブラウザで行います。デスクトップアプリでは行えませんので気をつけてください。

2.当日振り分けをする。


一方でzoomに登録したアドレスが必ずしも勉強会の申し込みに利用したアドレスとも限りませんし、複数デバイスでの参加をする参加者もいます。

事前ブレイクアウトルームを使わないというのも1つの解決策です。

そのために当日のブレイクアウトルームの設定の為にできるだけの準備をします。

1. 参加者に事前に当日のチームの番号を伝える。

2. 勉強会が始まるまでの時間に、参加者にzoomのアカウント名の頭にお知らせしたチーム番号を書き加えてもらうようアナウンス。

3. ファシリテーターとは違う人が、名前の番号を参照してブレイクアウトルームを設定。

これで勉強会の当日でもスムーズに「チーム分け」をして進行することが出来ます。

また、勉強会が始まるまでの時間に、このような画像を画面共有して名前の変更をアナウンスしています。zoom に参加した方から都度変更していただけるので何回もアナウンスをしなくて済むようになります。さらに操作も分かると参加者が気兼ねなく名前の変更が出来ますね。

ZOOM_名前変更_スクショ

最後に

一見便利そうに見えて、よし準備完了!と当日まで放置しがちな「事前ブイレイクアウトルーム の設定」ですが気を付けないと「あれ...割り振られていないどうしようと...」と焦ってしまいます。

それを防ぐ為に
「申し込み時のメールアドレスでのログインをアナウンス」
「事前ブレイクアウトルームを使わず、当日にスムーズな割り当ての準備」
をオススメします。

勉強会開催のための tips などを発信しています。twitter はこちらをどうぞ。


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