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リモートワークはドキュメンテーションが大事! Notionで「伝わりやすい文章」のテンプレを作っておこう。

yukka kiyo

リモートワークで時間や場所が離れていても、チームメンバーが同じ方向をむき、スムーズに仕事するにはどうしたらいいのでしょう?SlackやZoomを導入しても、思ったようにコミュニケーションが進まないケースって、結構ありますよね…。

早いうちからリモートワークを取り入れ、成果を出している企業を見てみると、ドキュメンテーションに力を入れている会社が多いことがわかります。キャスター社もそのうちのひとつ。2014年から国内外に社員を抱え、社員同士は「書く・読む」でやり取りをしながら業績を伸ばしています。

THE FORMAT」では、そのキャスター社が採用している「ドキュメンテーションの進め方」について解説されています。この本で推奨されている方法は、文章力に自信がない人でも同じクオリティで書けるように独自の「型」を決めておくこと。たしかに、それなら埋めていくだけで伝わりやすい文章をつくることができます。

さらに、その型をNotionでテンプレ化して共有しておけば、チーム間で普段の業務に活かしやすいですよね。ということで、今回は、リモートワークに役立つ「伝わりやすい文章を書く型」の説明と、Notionでテンプレ化する方法ついてお話します。

なぜドキュメンテーションが重要なのか

それにしても、ZoomやMeetを使って話せばすぐ意思疎通できるのに、なぜ文章に残すことが重要なのでしょうか。

それは、文章に残したほうが、チーム全体の仕事が早くなるからです。

その場、その瞬間では早いとしても、同じ話を何度も何度もAさん、Bさん、Cさん、Dさんに伝える必要が出てきたとき、1対1での「話す、聞く」のコミュニケーションは本当に早いと言えるのでしょうか?
じつは、そうしなくては仕事が前に進まないから、やっているだけなのではないでしょうか?

「THE FORMAT」 文章力ゼロでも書ける究極の型

文章に残しておくと、あとから入ってきた人に何度も説明する手間が省けます。時間をあわせて引き継ぎをする時間も削れますし、言い忘れや、誰かにだけ間違った情報を伝えてしまう混乱も避けることもできます。ドキュメンテーションすることで、チーム全体で目線を合わせることができ、正確に無駄なく仕事が進むのです。

海外でもドキュメンテーションは重視されていて、GitLab社は文章化を究極的に徹底しています。全世界に社員が散らばっていても、非同期にコミュニケーションが成立させるためです。同社は情報の透明化にも力をいれていて、なんと給与の決定もオープンにしてるようです。
(こちらのnoteで詳しく解説されていました。徹底ぶりがすごい!)

どんな文章なら伝わりやすいのか

いくらドキュメンテーションが大事といっても、どんな文章でもいいわけではありません。どのような点に気をつけて書けばいいのでしょうか?

じつは、「文章=地図」と考えると、とてもシンプルに理解できます。

仕事の文章は、同じ目的地へと導く「地図」である。

地図を見れば、自分のいる場所と目的地がつながり、道順がわかり、目印にすべきものがわかるからです。そうすると、誰でも目的地にたどり着くことができます。

じつはこれ、文章をうまく書くコツともつながっています。(中略)

地図に必要な項目を、仕事の文章に置き換えてみると、
・今いるところ → 現状報告
・行き先 → 目的
・かかる時間 → 締め切り
・目印 → 論点、気をつけること
・予想される注意点 → メリット、デメリット
になります。つまり、この内容が、きちんと書かれていれば「わかりやすい文章」を書けるということです。

「THE FORMAT」 文章力ゼロでも書ける究極の型

これ、とてもわかりやすい説明ですよね。真っ白な紙にいちから書くのは難しいですが、地図のように整理すると考えると、書くべき項目が途端にクリアになります。

また、仕事でよく使う場面に沿って、上記の法則をあらかじめ「型(フォーマット)」に落とし込んでおくと、実務で使いやすいようです。本で紹介されていたのは、営業部の定例会議用や、会議の前に書いておくアジェンダ、予算を承認してもらうときなど、具体的なフォーマットがいくつか紹介されていました。

たとえば、営業定例会議用はこんなフォーマットです。

1)今週の実績
受注金額:○万円
(今月の予算○万円のうち、○週目で○万円達成、達成率○%)
訪問件数:○件
(内訳:)
2)翌週の営業方針
社名・状況・金額・訪問予定日・契約可能性
3)来週の営業計画に対する相談事項
4)共有事項

「THE FORMAT」 文章力ゼロでも書ける究極の型

これらを自分の仕事に当てはめてアレンジしておくと便利ですね。どんなシーンでも、相手が知りたい情報を網羅したドキュメントが自然に書けるというわけです。

Notionで、文章のフォーマットをテンプレ化する方法

それでは、文章のフォーマットを実際の仕事で使いやすいよう、Notionでテンプレ化してしまいましょう。

1.新しいテーブルを作成し、新規項目を開いたら「create a template」をクリックします。

2.ここに使いたいフォーマットを入力していきます。テンプレートなので、本文は書かずに、項目だけ入力です。

3.backボタンで戻ります。2で入力したテンプレートの題名が表示されました。これで、会議の資料を作成するときに、このテンプレボタンを押すと、先程の項目が自動で挿入されたページが開くようになります。

同様の手順で、本で紹介されていたさまざまなフォーマットをテンプレ化してみました。「承認を得たいとき」、「実績を報告するとき」などの場面ごとに作っておけば、いろんなケースで活用できそうですよね。

まとめ

今回は、リモートワーク下で役立つドキュメンテーションについてお話しました。

文章に残すことが大事とわかっていても、「話す・聞く」が主体だったコミュニケーションを「書く・読む」に移行するのは、なかなか大変です…。しかも、それを全社員に浸透させるには、相当な努力が必要ですね。

ただ人数が増えれば増えるほど、伝え忘れは生じやすくなり、ドキュメンテーションの必要性は増していきます。リモートワークでも全員が同じパフォーマンスを出すためには、最新の情報にアクセスできる環境づくりは重要です。

GitLabほど徹底させるのは難しいにしても、会社全体で共通のフォーマットを用意するぐらいだったら、始めやすいのではないでしょうか。まずは出来るところから、ドキュメント文化を浸透させていきましょう!

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