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リレーションをつかうと、テーブルの連携が可能に。プロジェクト管理もNotionで決まり!

yukka kiyo

「どのプロジェクトに一番時間がとられているのか把握したい」とか
「月や取引先ごとの、作業時間の合計やその効率性を把握したい」
なんていうこと、ありませんか?

そんなときは、特別なツールを使わずとも、Notionのリレーション機能とロールアップ機能を使うと簡単に実装できますよ!

リレーションとは、Notionにある複数のデータベースを関連付ける機能のこと。ロールアップとは、そのリレーションしたデータベースから、データを引っ張ってきたり、集計する機能です。

この2つの機能は若干わかりにくいのですが、一度使ってコツをつかむと、色んな活用方法が思い浮かぶ便利機能です。

今回は、例として「プロジェクトごとに、タスクの作業時間・作業量・作業効率を可視化する」方法をご説明します。思いのほか難しくないので、ぜひ一度試しに使ってみてくださいね。

今回のゴール

プロジェクトのテーブルと、細かい情報が入ったタスクのテーブルを連携させ、プロジェクトごとに稼働合計時間を把握できるようにします。

準備:2つのテーブルを用意する

まずはリレーションさせたいテーブルを用意しましょう。

プロジェクトのテーブルを親テーブル、タスクなど細かい情報が格納されたテーブルを子テーブル、といったように親と子の関係で作ると、連携のイメージがつきやすいと思います。

1. タスクのテーブルにプロジェクトのテーブルを連携させる

テーブルが用意できたら、子のタスクテーブルの+ボタンをクリックし、Relationを選びます。

親のプロジェクトテーブルを選んだあと、Show on 〜 の欄を「ON」にして、Add Relationをおします。

これで2つのテーブルの連携ができました!

タスクのテーブルに戻って、それぞれのタスクがどのプロジェクトに紐付いているのかカラムをクリックして選んでいきます。
(このカラムが表示されない場合は、プロパティから表示可否の設定を変更してください。)

2. プロジェクトのテーブルで、紐付けられたタスクを確認する

タスクテーブルの設定が終わったら、プロジェクトのテーブルを見てみましょう。

Relationを設定する際に「親テーブルでも表示させる」をONにしたので、紐付けられたタスク名が表示されていると思います。

3. 紐付けられたタスクの値を集計する

テーブルが連携し、タスクとプロジェクトの紐付けもできたので、次はプロジェクトのテーブルで紐付けられたタスクの作業時間と作業量を合計していきましょう。

プロジェクトのテーブルの+ボタンをクリックし、Rollupを選びます。

プロジェクトごとの作業時間の合計値を表示させたいので、下記のように設定します。
   Relation : タスクテーブル
   Property: 作業時間
   Calculate: Sum

作業量についても、同様にRollupのカラムを作って設定します。

これで、プロジェクトごとに、紐付いたタスクの作業時間や作業量の合計値を表示することができました。

さらに、Formulaのカラムを追加し、計算式を「prop("作業時間合計") / prop("作業量合計")」とすると、プロジェクトごとの作業効率も表示させることができます。

親テーブルの値を変えれば、月や企業ごとの切り口で集計可能


今回は、プロジェクトごとの値の集計を例にとりましたが、親テーブルのNameを変えればさまざまな切り口で集計できます。

たとえば、年月にしたり、企業名にしたり、あるいは、年月と企業名の両方を入れてみたり…

また、Rollupのも合計値だけでなく、個数のカウントや平均値などさまざまな集計値を出すこともできます。

RelationとRollup機能、用途にあわせて自由に活用してみてくださいね!

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