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文系が調査する組織のIT課題

横山ぴろき

こんにちは！横山ぴろきです。
文系IT営業奮闘記の第3話になります。
前回は大分未来な話をしてしまいました。
こんな事やりたいやりたい！といっても会社の意向と合致した行動をとらないと評価されないので、、、
どうせやるなら評価も昇給も欲しいよね！

今回はこれから行動するにおいて、組織の課題調査をしていきます！


ITで会社の課題解決していきたい

今まで、細かい業務改善ツールを作って勉強してきました。
LINEBot、ExcelVBA、ChatGPT、PowerAutomateなどなど、、、
まだまだ勉強始めたばかりですが、チームでは結構頑張っているな！という印象を持っていただいているようでして！
やって良かったなと思い始めてます。

でも、、、もっと大きな業務改善がしたい！！

そんなことを考え始めた若輩者がここにいます。

今までは自分の見えている範囲の業務改善をしていましたが、
転職したての自分では見えてない業務上の課題があるのでは、、、と思いチームメンバーを招集してヒアリングしていきたいと思います！
（通常業務も勿論ないがしろにしてないですよ！）

チームの課題調査

ということでチームの朝会で相談してみました。
チームメンバーは下記3人。
Aさん：マネージャー、技術者としての知識もある。
Bさん：直属の上司、交渉事がうまい。
Cさん：チームのメンバー(先輩社員)、相談にしっかり乗ってくれる。

こんな業務でお困りないですか？
質問を投げ込みました。

・時間かかっているもの
・デジタルな作業
・判断が複雑でないもの
　(Excel集計作業やフォルダ生成、一斉メール、表作成など)

(Aさん)営業部隊ではあるので雑務のようなものは少ないんだよねぇー、状況に合わせた複雑な判断が必要、、、他の部署にもヒアリングをかけてみましょう。
(Bさん)Excelの雑務はマクロを組んだりしている。

聞いてみましたが、流石先輩方、効率を求めて常に改善を怠らない姿勢を感じました。

では、今現在の業務でない場所から探していこう！
・転職したての自分しか見えない/見えずらい課題
・これからやっていく方針に即したサポートツール

そのように話してみましたが、具体的な内容を持ってこないと何とも言えない、、、

では少しイメージを膨らませて提案してみよう。

見えてきた課題

①商材の営業ツール

現在はグループ会社から製品の要望が来て、それを形にしていくような仕事をしていますが、会社の方針が変わり、
現存の製品を、グループ内外に積極提案していくスタイルを求められています。
資料の作成、資料の配布、説明などの営業ツールを作れればと考えています。

今回下記のようなツールを作ってみました。

製品一覧を配り、気になるものに対して、適切な担当者に割り当てるツールです。

チームメンバーの意見としては
「担当者が外から見えずらいのは確か、必要情報含めヒアリングすること、ツールがFormsが最善か検討すべき」でした。
こちらに関しては開発部隊と話し合ってヒアリング内容を精査していきたいと思います。

このように新しいツールの作成をしていきたいと考えています。

②Copilotを使ったAIでの作業効率化

(Aさん)Copilotを導入するので、どういうことに使えるのか色々調べてください。

ChatGPTを少しいじったことがある自分ですが、
Copilotが何に使えるかさっぱりの状況です。

しかし、先ほど業務改善を探していた時にポイントにしていた事の一つ
・判断が複雑でないもの
上記が少し緩和されるように思われます。
これにより改善できる業務の幅が広がります。

内容が定期的なWord文章の作成、文章チェックなどなど業務改善が考えられますかね？

まだまだ未熟ですので、Copilotの勉強をしていきたいと思います。

③社内Wikiの作成/整備

転職したての自分としての視点ですと、やはり社内ナレッジの整備が必要だと感じました。
特に社内wikiの整備をしていきたいと思っています。

(Aさん)とてもいい活動だと思います。他の部署でもやっている可能性があるので、調査が必要です。また、ツールに関しても精査が必要です。

OneNoteで一旦作成し、活動について周知していき、他部署でもやっている場合は集約・管理方法の検討をしていこうと思います。


これから

今回はチームメンバーと話し合い、業務改善の事/今後の事を共有しあうことができました。
現状ある課題についてはあまり出ませんでしたが、

「自分がこういう活動をしている」

そう伝えられたことが一番大きい成果だったと思います。
それにより、改善できそうな雑務があれば自分に連絡が来ること、
自分のやっていることが承認されて、評価対象になるのではと考えています。

定期的にこのようなコミュニケーションを続けていくこと、コミュニケーションする組織を増やすことをしっかりやっていきたいと思います。

また具体的な活動としては、
見えてきた課題で書きました3つの課題を進めることをしていきます。
特にCopilotを勉強することにより、改善の幅が広がり、他2つにも作用する可能性があると考えています。
CopilotでAIと色々会話してみる、AIについてのEラーニング/資格などを勉強していきたいと思います。



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