超整理日記

「超」整理日記(第974号)驚嘆すべきGoogleドキュメントの威力

 しばらく前からGoogleドキュメントを積極的に使うようになり、その強力さに驚嘆しています。
 知的活動には不可欠のツールであることがわかってきました。
 このようなツールが無料で使えるのは、驚き以外の何ものでもありません。

◇ 1時的な保存場所から、主要な保存場所に
 これまでも、Googleドキュメントは使っていました。
 そこに、音声認識で原稿のメモを書いていたのです。
 ただし、ある程度までできたところで、その内容をPCのエディタにコピーして移し、それ以降はエディターで作業するということを行なっていました。
 つまり、文書の1時的な保存場所としてしか使っていなかったのです。

 そうした利用していた理由は、ファイル数が増えてしまうと、暫く前に書いたファイルは、ファイル一覧の下のほうに沈んでしまい、見出せなくなることです。
 ところが、1年ほど前に、必要なファイルをすぐさま引き出せる仕組みを見出したので、多数のファイルの保存庫として使えるようになりました。
 これについては、『AI「超」整理法』(2019年、KADOKAWA)に書きましたし、「超」メモ帳にも書いたとおりです。

 その後、ファイルにリンクを張り巡らすことによって極めて複雑なアーカイブを作れることが分かりました。
 ファイルの数を数えたことはないのですが、現在では、1000個近くになっていると思われます。
 これは、人間の認知限界であると言われる「7個」を遙かに超えるもので、「超」アーカイブと言えるものになっています。
 これについては、別の機会にまとめて紹介したいと思います。

◇ ファイルの共有は極めて便利
 その後Googleドキュメントの様々な機能を活用するようになり、大変な潜在力を持っていることが分かってきました。

 第1は、ファイル共有です。
 それまでもファイルの共有を何度かやったことはあるのですが、共有した以外のファイルが流出してしまうのではないかという不安があって、なかなか使えなかったのです。
 あるとき、踏み切って、さまざまな利用法があることがわかりました。
 書籍を書いているときに編集者の人とファイルを共有していると、多くのことができます。
 またファイルはクラウドにあるため、紛失することがありません。
 これまではある程度できたところでメールで編集者に送っていたのですが、そのようなことをする必要もなくなりました。

 PDFについても、相手がGoogleドライブに対応してくれていればドライブにアップして共有することで受け取ることができます。
 これまでPDFについては、メールに添付して送るのが普通でした。ところが、企業によってはこれにパスワードをつけて送ってくるところがあるのです。「小言幸兵衛の日記」に書いたように、これは大変迷惑なことで何とかやめてほしいと思っていたのですが、Googleドライブでの共有が最終的な解決策になりそうです。

◇ コメント機能の活用など
 もう一つはコメントや色分け機能です。
 これはWordでもある程度は可能だったことですが、Googleドキュメントのこの機能は大変便利です。
 とくに、自分自身にコメントするのが便利です。

 ファイルがクラウドにあるため、デスクトップで作業をしつつ、ノートパソコンやスマートフォン、あるいはiPadで別の画面を見るといったことも可能です。
 いくつものファイルを同時に見られることの効果は絶大です

 それでも長い編集作業の場合には、やはりテキストデータに落として作業しています。
 Googleドキュメントにはジャンプ機能がないことやバックグラウンドの色を自由に変えられないこと、1行の字数を調整できないこと、その上で文字数のカウントができないこと等々の問題点があるためです。
 ただし、テキストエディタの作業で作業したあとは、Googleドキュメントにコピーしてそれを正本にしています(GoogleドキュメントにはPCとの同期機能もあるのですが、古いバージョンをそのまま残しておきたいので、この機能は使っていません)。

◇ Googleドキュメントを使えない日本の会社
 日本の企業では、自社のサーバーでしかファイルを管理できないところが多いようです。Googleドキュメントはおろか、Gメールでさえ利用できないというのでは、あきれ果てるしかありません。
 こうした状態から一刻も早く脱却しなければ、生産性の向上は望めません。

◇ 井の頭公園に桜が咲き始めました。

さくら





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一人の伝道師(エバンジェリスト)として、noteを使って何ができるかに挑戦します。
コメント (2)
ほぼ同じようなスタイルで Dropbox を使って、編集者と共有したりしたことがあります。ワードのファイルとかパワーポイントおよびイラストレーターの図とかですが、Google ドキュメントはその先をゆくのでしょうか。
野口さん、ありがとうございます
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