公式ラインを導入してから仕事が加速した話

こんにちは。カケハシフードトラックのゆきちと申します。

さて今回は公式LINEを使ってから「仕事がやりやすくなっている」という事実を伝えたいと思います。

僕は仕事として、キッチンカーに関するメディア運営や出店場所の仲介事業をしています。

主に出店場所の申請と、売上の管理で公式LINEを使ってますが、今や公式LINEを開かない日は無いってくらい使っています。

『公式LINEって使えるの？』などと思っている方が、きっと参考になる内容です。

結論はビジネスツールとして普通に使えるので、ぜひ最後まで記事をご覧ください。

1.公式ラインを使おうと思った経緯

僕が公式LINEを本格的に使いはじめたのは、2020年の9月頃になります。

キッチンカーの出店場所を紹介する事業をやろうとしていたのですが、その仕組みをどうするか悩んでいました。

できればLINEで全部やりとりしたい。でもプライベートの「LINE」が仕事兼用になるのが嫌という気持ちでした。

そんなときに出会ったのが「公式LINE」なのですが、正直当時は公式LINEがどういうものかは知らなかったんです。

とりあえず「なんか便利そう」という理由で、公式LINEを開設してみました。

2.今はどうやって使っているか

開設当時は『公式LINEをメインツールにしよう』とは思っていなかったものの、使っているうちにその便利さに気付きます。

現在の公式LINEの使い方はこんな感じです。

1.ホームページに出店できる場所を掲載
2.キッチンカー業者は出店したい場所と日時を公式LINEでメッセージする
3.僕が日程を確認して、申請を許可する
4.詳細はすべてホームページに記載し、分からないことは公式LINEで回答できる

LINE機能を使うことによって、気軽に連絡を取れて、返信もかなりスムーズにいきます。

従来のキッチンカーの出店申請はPDFで書類を作成して、それをメールに添付するというのが通常なのですが、メールだと「タイトルどうしよう？」とか「ビジネス的な文章にするべきか？」という余計なことを考える必要がありました。

一方LINEだと、文章にタイトルが必要なく、その仕様からカジュアルに文章を送ることができます。

メール特有の面倒くささがまったく無いんです。

おけげで今は作業効率が格段に上がっています。

〈従来の方法：メール〉
主題：出店申請の件について
内容：○月○日に〇〇に出店申請します。内容は添付ファイルの通りです。

🔽

〈今の方法：公式LINE〉
A『○日に〇〇に出店したいです』
B『どうぞ』

かなりシンプルになりましたね。

僕は公式LINEを取り入れて、双方にとってメリットがあると感じています。

3.公式LINEの便利な機能

最初はメッセージ機能しか使わなかったのですが、さわっているうちに便利な機能に気付きます。

ここからは僕が公式LINEを、より便利に使うための小技を紹介します。

　⑴名前変更

公式LINEは相手に登録をしてもらって、メッセージを1通でも受け取ると、はじめて相手を認知することができます。

たとえ登録してもらっていても、メッセージを送ってもらえないと、誰が登録しているのか分かりません。

LINEでは自分の名前をニックネームにしてる人がいますよね。

英語表記にしたり、平仮名だけにしたり、さまざまです。

ビジネスでLINEを使う場合、この名前を変えておくと非常に便利です。

相手からメッセージがきた時点で、名前に情報をつめておくと、仕事の効率が上がります。

僕がやっている例でいうと..

1.「Yu-ki.」という人から連絡が来たとします。

2.どうやら「クレスタ」という屋号でクレープ屋さんをやっていて、提供している場所に出店したいとのことでした。

3.僕はこの時点で「Yu-ki.」という名前を「クレスタ/クレープ」という名前に変更します。

🔽

そうすると僕は次回から『あのクレープ屋さんから連絡が来たな』ってすぐに理解できるんです。

僕にとって「Yu-ki.」という名前はどうでもよくて、どのお店から連絡が来たかということが大事なので、名前を変えるのはとても便利な手法です。

※相手には何にも通知はいきません。

名前の変更はメッセージから、相手のアイコンをタッチして、鉛筆マークを選ぶと変更することができます。

　⑵メモ機能

名前変更と並行して、メモ機能もよく使います。

相手のプロフィールを開くと「ノート」という項目があります。

このスペースがいわゆるメモ書きになります。

僕はここによく相手の電話番号やSNS、氏名を残しています。

電話番号は緊急のとき、連絡をとることができます。SNSのURLを残しておけば、すぐにそのお店の写真を入手することができます。

メモを上手に使えれば、管理がとてもスムーズになり、ミスが減るでしょう。

　⑶グループ分け

このプロフィール欄でさらに便利な機能が「タグ」ですね。

これはかんたんに言うと、グループ分けです。

使い方としては

例えば、公園に出店している人たちを「公園出店」というタグを付けたとします。

一人一人にタグ付けができて、「公園出店」のタグが付いている人はつまり同じグループです。

【タグ付けの効果①】

この「公園出店」のグループだけに一斉にメールを送ることができます。

つまり全員には送る必要はないけど、一部の人だけに送りたいというときに、グループを限定してメッセージを配信できます。

僕の場合、特定の出店場所に出ている人だけに送信したいとき、よく使う機能です。

【タグ付けの効果②】

一斉配信から除外したいとき。

先ほどと逆のことですね。特定の人達だけ除外して、それ以外に一斉に配信したいときに使える技です。

僕の場合だと、キッチンカーをもう辞めた人とか、まだキッチンカーをやっていない方にはなるべく配信したくないんですね。

なぜかというと、毎月の無料配信数は1,000通までと決まっていて、無駄な配信をしたく無いからです。

僕は現在210名くらいの登録者がいるんですが、毎回全員に送っていたら、4回までしか送れないんですね。

210×5=1,050
▶︎(1,000超えているのでダメ)

なので、極力配信数を節約したいんですよ。

キッチンカーをまだやってない方や、もう辞めた方には、出店情報というのを届けてもしょうがないので、この方たちを「未配信」というタグでグループにします。

そして一斉配信するときに「除外する」という形で、メッセージを配信しない設定にすると、節約できるわけですね。

(※PCからしか使えない機能かもしれません。)

これで僕は1回あたり200人以下の配信数になるので、毎月5回以上の配信が可能になります。

もちろんもっと登録者が増えれば意味無いんですが、今は有効な手段になっています。また未配信だった方でも、キッチンカーを再開すれば、配信するようにします。

ということで便利な機能、グループ分けについてでした。

　⑷テンプレート

続いて、送るメッセージをテンプレート化する機能の紹介です。

新規で登録してくれた方の最初の案内文は、いつも一緒ですよね。

僕の場合は、申請方法とか必要書類の案内はいつも一緒の内容です。

最初の方は丁寧に一人一人に違う言葉で対応していたのですが、数が増えてきて、とても面倒になりました。

どうせ毎回パターンは同じなので、テンプレートを作っておくと便利です。

設定の「定型文」という場所から追加することができます。

作業のシンプル化は絶対に必要な小技です。

(実際に使っているテンプレート)

　⑸リッチメニュー

リッチメニューとはこれのことです。

相手側に表示されるメニュー表のことです。

タッチすると、それぞれのページに飛ぶことができます。

正直これがあると無いとでは、与える印象が全然違います。リッチメニューががあると信用がグッと増します。

『これだけ丁寧にメニューを作り込んでいるのだから、きっとサービスもいいものに決まっている』僕だったらそう感じますね。

リッチメニューの作り方は、調べればかんたんです。

僕の場合

画像は1200×405pxの大きさです。

レイアウトは決まったパターンがあるので、好きな型を選択します。

あとは画像をアップロードし、飛んでいく先のURLを載せるだけです。

こちらに詳しい方法が載っています。
https://www.linebiz.com/jp/column/technique/20180731-01/

ユーザーからすると、リッチメニューがあるとシンプルに便利です。

ビジネスで公式LINEを使っていきたいと思うなら、絶対に必要な設定だと思います。

　⑹ホームページと関連づけ

公式LINEとホームページの相性ってめちゃくちゃいいです。

僕の場合は、公式LINEとホームページをほとんど関連づけています。

先ほどのリッチメニューの要素すべては、ホームページへの導線になります。

さらに毎回配信する、出店場所の紹介ページもホームページで作成して、そこへ流入させています。

ユーザー目線としては、おそらく便利だと思います。公式LINEで概要だけ見て、詳細はホームページでチェックできるからです。

僕としてもホームページのPVが上がるので、SEO対策にもなります。

公式LINEとホームページの相性はめちゃくちゃいいなって実感しています。

　⑺オンライン決済

僕のビジネススタイルだと、オンライン決済は必須です。

じつは公式LINE自体には決済機能は無くて、他のサービスを使う必要があります。

まあ銀行振込でもいいんですが、この時代に振り込みはちょっと不便ですよね。

僕が使っているオンライン決済は

・LINE Pay
・PayPay
・クレジット

この3つです。

この3つとも決済用のURLを貼り付けるだけで、相手に送金ができます。めちゃくちゃ便利です。

LINE Payをオンライン決済で使うには、LINE Payに店舗として登録する必要があるのでちょっと面倒です。

店舗登録しなくても、すぐに使えるサービスはPayPayかクレジットカード決済でしすが、今のところクレジットの手数料が高いので微妙です。(3.3%)

なのでとりあえずPayPayを決済手段に使えばいいと思います。

PayPayは正確には決済ではなく、送金ということになりますね。公式LINEにはURLで決済できるサービスがとても相性がいいんです。

また領収書は必要ないです。PayPayの送金履歴をスクショすれば、それが税務処理の証拠になります。

４.通常ラインとの使い分け

ここまでの説明だと、通常のLINEでも足りそうですが、僕ははっきりと使い分けをしています。

公式LINEの届くメッセージは100%仕事のこと

通常のLINEはほぼプライベートのこと

こうすると、仕事先に誤って送信することがなくなりますし、家族や友達とのやりとりが下に埋まっていくこともありません。

小さいことですが、僕的にはかなりメリットを感じています。

あと公式LINEを使えば、リッチメニューが相手に表示されるのは大きいですね。

5.メール電話と比べてここがいい

仕事のやりとりは電話で済ませないことを強く勧めます。

どうしても複雑なことは口で伝えたくなりますが、電話には大きな欠陥があります。

「証拠が残らない」ということです。

特に仕事のやりとりだと、正式な書類を交わさずとも、何か約束する場面はありますよね。

そのときに電話での約束だったとすると、もしかしたら「言った言わない」の問題になり、もめたりします。

相手との関係もこじれて、最悪です。

しかし全部LINEで残しておけば、そんなことは絶対におきません。

過去のやりとりをスクロールして見ればいいだけなので、証拠が残っています。

僕はこのおかげで、過去に救われたことがたくさんあります。どっちが間違っているかを残す手段として、電話ではなくLINEでやりとるするべきですね。

しかし実際は、まれに電話も使う場面もあります。

そのときもできれば、確認として同じ内容を後で文章に残しておくといいです。

電話って相手に気持ちが伝わりやすいので、便利なことは間違いですがね。

6.顧客に喜ばれたこと

公式LINEを使って顧客に喜ばれた体験を紹介します。

まずはリッチメニューの存在です。

LINEを開けばすぐに求める情報にアクセスできる、リッチメニューは喜ばれます。

毎日必ず使うであろうLINEと仕事をつなげるのは、ユーザー目線としてとても便利です。

もう、求めている情報をいちいち検索したり、ブックマークからアクセスするのは時代遅れですね。

次にオンライン決済です。

キッチンカー業者は、従来ほとんど銀行振り込みでした。

わざわざ銀行に行って、ATMで振り込みをさせるのが普通だったのですが、僕はそれを一新しました。

もはや現金すらいりません。

PayPayでURLを送ってもらえば、それで終わりです。

手数料も0円です。

この決済手段は多くの人に驚かれ、喜ばれます。

現代のテクノロジーは凄いですね。

7.公式LINEのデメリットはあるのか？

最後に公式LINEのデメリットがあるのか考えてみます。

..

今のところ見つからないですね。

僕のようにビジネスとして公式LINEを使える人は、絶対に使った方がいいと思います。

8.まとめ

では最後に今回紹介したことのまとめです。

公式LINEを便利に使う方法

1.名前を分かりやすく変える。
2.ノート機能でメモしておく。
3.タグでグループ分けができる。
4.定型文でよく使う文章をテンプレート化。
5.リッチメニュー
6.ホームページと関連付け
7.PayPayなどのオンライン決済導入

これは実際にビジネスとして公式LINEを使っている、僕の正直な感想です。

ではいかがだったでしょうか。

僕の場合はキッチンカーの出店仲介ということで、公式LINEがガッチリはまりました。

使いはじめの動機は「なんとなく」だったのですが、結果として試してみて良かったです。

すべての業種に対して公式LINEが有効だとは思わないですが

・一斉に配信したいことがある
・個別にやりすることも必要
・個別に決済したい
・ホームページに流したい

というようなビジネスモデルであれば、一度公式LINEを使ってみることをおすすめします。

では最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

カケハシフードトラックHP
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