『マジ資料作成できねー』からの脱出【「型」を持つ】

『マジ資料作成できねー。マジ説明ヘタ』の社会人としては致命的な状況だったわたし。資料作成の苦手意識もあり「何から手を付けてよいのか…」と、ずっと逃げ回ってました。結果的に『Ａ４イチマイモノ』資料に出会い脱出の糸口をつかみましたが、その過程で『心理的ハードルを下げる効果』があったなーと思ったのが『資料作成の「型」を持つ』ということです。今回はその点を『Ａ４イチマイモノ』で纏めてみようと思います。

説明資料の「型」を持っている。という安心感

「あの案件の課題と対策を資料に纏めておいて」

こういう上司からの資料作成依頼に、わたしはいつもビクビクしてました。「何から手をつけてよいか分からない」からです。でも説明資料の「型」を持つようになってからは、少し心に余裕が生まれました。『この「型」に当てはめて、文章を組み立てよう』という心のより所ができたからです。
「型」とは説明資料のヒナ形の事です。

１つ「型」を覚えているだけで、色々な内容の説明資料に応用できることも分かりました。当然「型」があっても「書く内容・表現」が思い浮かばないと資料は完成しませんが、「こういう形で纏めていけばよい」という最終イメージが「ある」のと「ない」のでは心理的安心感は大きく違います。

「型」を持ってからは、資料作成への心理的ハードルが少し低くなり、「ちょっとやってみようかな」というプラスの心理状態からスタートする事ができました。これは非常に大きい効果だと思います。

いつも使っている「型」。４つの構成要素

わたしが使っている「型」は『Ａ４イチマイモノ』資料です。
４つの要素で構成されています。
　① タイトル：全体主旨・目的を表現
　② メッセージライン：伝えたいポイント。一番重要。
　③ サブタイトル：詳細内容のサブタイトル
　④ 詳細内容：詳細内容の表現
口頭での説明時は「メッセージライン」を読み上げて進めるだけなので「説明時の心理的負担」も非常に軽くなります。

「限られてる紙面制約」が「簡潔に表現しなければ」というプラスの意識を生み出す

実際に資料作成を始めると「型」へ「文章・表現」を詰め込もうとします。
でも、わたしの使っている「型」は『Ａ４イチマイモノ』なので、記載できるスペースが限られてます。なので「文章を簡潔に表現できないか？」をかなり考えます。『型』を崩すことは基本的にしません。読み手にとっても簡潔な文章が喜ばれますので。『型』を持っているがゆえに『簡潔な表現への高い意識』が生まれる。これも『型』を持っているプラスの効果だと思います。

（でも、この『簡潔な表現』がかなり難しい・・・これは別の記事で。）

まとめ

説明資料の「型」を持つとプラスの効果があります。
・資料作成に苦手意識があっても心に安心感が生まれる。
・「ちょっとやってみようかな」とプラスの心理状態からスタートできる。
・『簡潔な表現への高い意識』が生まれる。
苦手意識がある人は、自分なりの「型」を持ってはいかがでしょうか。

本日の『Ａ４イチマイモノ』

本日記載した内容を『Ａ４イチマイモノ』で表現しようと思います。