フォルダ整理術

おはようございます。やすきです。

僕は相対的に几帳面でもなければ
大雑把でもない
いたって平凡な性格をしていると
自分では思っています。

というのも
物事や考え方や物を整理する事は好きなのですが、
整理する事が得意ではないのです。

職場でのPCやスマホの中もキレイにしておきたいけど、気付いた時には　別々の場所に同様のファイルが存在していたり
このファイルはどこに保存すればいいんだろう
といった事で迷う事もしばしば、、、

人は一年で3300個程探し物をするらしいので、
それだけでも大切な時間を大幅に失ってしまいます。

なので、有限の人生の大切な時間を無駄にしない様に
いくつかの整理術等々を参考に、僕なりにまとめてみました。

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１、考え方

・MECEでダブりをなくす！
MECEとはMutually Exclusive, Collectively Exhaustiveの頭文字をとった言葉で

Mutually=お互いに
Exclusive＝重複せず
Collectively＝全体に
Exhaustive＝漏れがない

という論理的思考で、
全体で重複する事のない構造作りをする事だと考えておきます。
常にMECEの状態意識した全体設計を行う事で
誰が見ても理解できる構造になっていく様です。

※カオナビさんより引用　https://www.kaonavi.jp/dictionary/mece/

２、ルール設定

・階層を決める（３階層）
どうしてもファイルをカテゴライズしていくと、
あれよあれよとフォルダが重なり、温泉掘ってるのか？ぐらい奥深くまでいってしまい、ますます時間がかかってしまいます。 #温泉発掘
なので予め階層は3階層までと決めたフォルダ設計を行う。
#4階層まではいっちゃうかも

・ファイル名の法則を決める
ファイルの名称にも統一ルールを設けて一目で分かる様にする。

1,項番号
2,カテゴリー
3,固有名詞
4,日付
5,バージョン

例:(項番号)_(カテゴリー)_(固有名詞)_(日付)_(バージョン)
1_見積書_やすき株式会社_201007
1_見積書_やすき株式会社_201008
1_見積書_やすき株式会社_201008_2
2_請求書_やすき株式会社_201008

３、思い切って削除！

・1年開いてないファイルは削除！！！
保管の必要のない物で1年間開いてない物は今後も開く事はないと思うので思い切って削除しよう

・更新バージョンがある物も削除！！！
バックアップとしてとって置きたい気持ちもありますが、
そのファイルが溜まっていってないかな？
思い切って削除したって死にやしない #死ぬこと以外かすり傷

４、定期的に整理整頓

・一時保存ファイル作成
時間がなくてとりあえず。
一時的にしか使用しない。
などのファイルは、一時保存フォルダを設けて保存しておく。

・1週間に一回整理
一時保存フォルダ内のファイルを見直して、
一時保存フォルダを空の状態にしよう！ #ｴｲｴｲｵｰ

・一か月に一回全体の見直し
一か月運用してみて　階層に問題はないか？　MECEは守れてるか？
などの全体の設計を見直して、その時々にあった設計を行っていこう。
見直し＆改善を行っていけばどんどんやり方も定着していけば
見直し作業を3ヶ月に1回にする等、調整をしていきましょう。

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しばらくの間こんな感じで運用していってみようと思います。
これで今まで無駄に奪われていた時間を少しでも取り戻して
ハッピーライフを送ろうと思います。 #タマホーム

同じ悩みを持ってる人がいたら少しでも参考になれば幸いです。

以上。現場からフォルダ整理術についてお届けしました。