【SNS活用による海外販路開拓】その７

☆☆書類の保管は万全でまいりましょう☆☆　第１回

今回も見出し写真に大きなやかんが登場しました。そしてやかんをお持ち頂いたのは「着物美人」さんです。やかんも着物も、海外では大人気なのであります！　さて、前回までの２回は、☆中古のメイドインジャパンも海外では大人気☆　というテーマで書いてみましたが、同じ話題ばかりも面白くありませんので、今日は書類のファイリングについて書きます。

貿易・輸出入の仕事をしていると、どうしても書類が溜まってしまう傾向にあります。書類を仕分けてビシっとファイルするのが得意で大好き。そして、ファイリングのスペースも十分にあります、というケースでは問題にならないのでしょうが、紙が溜まりすぎて保管スペースも足りないし、ファイリングも苦手、どうにかならないものでしょうか？　という悩みを抱えていらっしゃる方も多いかと思います。貿易関係の書類かどうかは別にしてもです。

ずいぶん前から書類の電子化による保管ということが言われてきましたが、まだまだ進んでいない会社も多いことでしょう。私の勤務先もまだ紙が幅をきかせていますが、それでも、ずいぶんとスキャナーで読ませてPDF化してサーバー内の共有フォルダーにデータとして保管したり、そもそも紙での出力はしないで、データでのみ保管して、どうしても必要な時にはプリントする、というケースが増えてきました。

そもそも文書の保管・保存は法律で厳格にその期間が定められている場合が多々あります。倉庫業では「文書保管」というカテゴリーも存在します。私が今回書きたいのは、そういうシビアなケースではなくて、法律では保管期限が明確にされていないもの、あるいは、明確にされてはいるものの中にも、調べてみると電子ファイリングでもよいものが存在するので、紙での保管に困っている方がいらっしゃれば、一度保管方法について調べてみるのもよいかもしれません、というゆるめのノリです。

何でこんなことを書くかといいますと、最近自分でそんな事例を経験したからです。国内での売買に関する書類でしたが、私はアタマから原本を７年間紙で保管しておかないといけないのだ、と疑わないでいました。そしてかなりの保管スペースが使われていました。ところがある日ある時、抜き打ち的にお上の査察が入ったわけです。その時に居合わせた私は、「これを見せてください」という問いに、「はい、どうぞ、これですね」という感じで、ファイリングの中から必要な書類を取り出したわけです。

でもしかし、「時代は電子ファイリングなのだ」と思い、当社はこのように紙にプリントして保管していますが、実は条件を指定すれば、システムからいつでも出力することができます。そのような保管の方法は認められないのでしょうか？　と尋ねたところ、「それで問題ありません」というあっけない答えが返ってきました。この現実を経験してから、私は書類の保管を電子化できるかどうか、調べることが多くなりました。「今頃そんなこと言ってるの？」と言われても仕方がないのですが、私と同じような「思い込み」で書類保管に苦労している方もいらっしゃるかと思い、恥を忍んで書いてみた次第です。

そして最後に現実的なお話をひとつ。これは輸出ではなく輸入の場合ですが、輸入は基本的に関税を国庫に納める必要がありますので（無税のものも多いですが）、継続的に輸入を行っていると、定期的に税関からの「事後調査」というのが入ります。調査はけっこう長い過去の期間の輸入について調べられることになりますので、輸入に関わる諸々を証明する書類は、案件毎にきちんと整理して保管しておくことが大切です。特に、お金の流れ関連の書類、そして、実際の輸入にかかわる、インボイス、パッキングリスト、BL、輸入許可通知書は、案件毎にひとつにまとめて、いつでも提出できるように保管しておくようにしましょう。輸入のベテランの方には当たりまえのことですが、最近新規で輸入を始められた方は、書類保管に関しては、後々調査が入ることを前提に、きちんとファイリングを行ってください。

今回は「優れたメイドインジャパンを世界に」の話題とはちょっと離れて、文書保管について、感じるところを述べてみました。どなたかのお役に立てれば幸いです。

ということで、今回は今までより短めにまとめましたが、最後までお読みいただき、ありがとうございました。何かあれば、お気軽にページ下部のクリエイターへのお問合せからメッセージを下さい。「優れたメイドインジャパンを世界に」の話題で盛り上がりましょう！
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