【テレワーク継続のコツ】オンライン会議でチェックイン＆チェックアウト

こんにちは、ロコタビの椎谷です。

テレワークになって、オンライン会議をやることが多くなっていると思いますが、チームミーティング（部門会議）など３人以上の会議をやる際に、効果を発揮するコツを教えます。

創業当時からリモートワークだった当社でも、本格的に取り入れたのが半年前くらいになるのですが、これをやるのとやらないのではオンライン会議の充実感が違う気がします。

それは、会議の際に２つのことをやるだけです。

「チェックイン」と「チェックアウト」

会議前の「チェックイン」は場を温める

「チェックイン」はホテルのチェックインではなく、会議の前にやる雑談のようなものです。

よく研修やセミナーなどで、開始前に緊張をほぐして場を和ませる役割として、時間を決めて隣の人と話をしたり、テーマを設定してコメントをするなど「アイスブレーク」という手法がありますが、それとはちょっと違います。

「チェックイン」は本題に入る前に、各参加者が必ず何か一言でもいいので話をしていくというもので、今日の天気の事、最近ハマっていること、家族のこと、今日の会議の意気込みなど、、何でもいいので全員が声を出して話をすることで、「その場に入る」という意識付けをするツールです。

「チェックイン」のメリットは、

①参加者全員が言葉を発する機会をつくることで、発言しやすい状態になる
②参加者の状態や雰囲気を全員が共有することで、その後の会議の進行がしやすくなる（途中退席の予定があれば、先にその人に話しをさせるなど）
③仕事と関係ない話やプライベートな事情などを聞くことで他者を理解できる機会が持てる

デメリットは、

①人数が多いと「チェックイン」時間が長くなって、なかなか本題に入れない
②話の長い人が出てくると、会議前に気持ちがダレる

「チェックアウト」は会議が締まる

「チェックアウト」は、本題が終わった後に会議を締める目的で、参加者全員が一言コメントを言ってから会議を終わらせるというものです。

コメントの内容は、「チェックイン」のときと同じで、週末何をするか、この後遊びに行く話し、最近思っていることなど、どんな内容でもOKですが、大体が今日話した議題についての自分なりのまとめや感想、今後の意気込みなどを話して終わる事が多いです。

「チェックアウト」のメリットは、

①会議が中途半端で終わっても、最後区切りとなって会議が締まる
②参加者が今日の会議を振り返ることが出来る
③仕事と関係ない話やプライベートな事情などを聞くことで他者を理解できる機会が持てる

「チェックアウト」のデメリットは、

①会議時間が伸びて「チェックアウト」の時間が取れなくなりカットされる
②会議で疲れて、コメントが適当になりがち

テレワークだからこそ「チェックイン＆チェックアウト」

テレワークの問題は、オフィスワークのときのような雑談や同じ空間にいることによる濃いコミュニケーションの機会が失われるということです。

そのため、無理やりコミュニケーションの機会を作るために、会議を増やしたり、雑談をするための会議？をやってみたりしがちです。

前回のnoteでも書きましたが、Zoomなどオンライン通話はスタッフを疲弊させるので、できるだけ会議の回数を減らすことがテレワーク継続のコツです。

通常の会議の中に「チェックイン＆チェックアウト」を入れるだけで社内コミュニケーション量を増やすことが出来できるので、ぜひ試してみてください。