Notionを見やすく”いい感じ”に使うためのマイルール

「Notionの使い方」をまとめた記事が、想像以上に反響があり、とてもうれしかったです！ありがとうございます！

今回の記事では、もう一歩踏み込んで、自分がNotionを使う中で心がけていることをまとめてみました。1人で使うときも、チームで使うときも、基本的な使い方は同じです。

1. ページは削除せず、アーカイブ用のページに移動させる

作成したページは基本的には削除せず、「アーカイブ」というページを作成し、そのページ内に移動させます。そのときは使わなかったとしても、いつか使うかもしれないので。

あえて削除せず残しておくことで、後に調べ直したいときに「Notion Q&A」を使ってすぐに見つけられるというメリットがあります。

使わなくなったデータベースやページは、「アーカイブ」ページ内に移動

2. 色や形式、タイトルを揃える

サイドバーの文字数をできる限り揃えると、スッキリして見せることができます。個人のNotionのTeamspaceは、すべて2文字で統一しています。

見出し2、見出し3の下には区切り線をつけています。テキストなのか、見出しなのか、一瞬で区別できるようにするためです。- を3回連続で入力すると自動で区切り線に変換してくれます。

Teamspaceのページアイコンはカラフルに、その下階層ページはグレーに揃えています。

アイコンはNotionが提供しているものを使っています。Emojisでもいいのですが、Iconsのほうが色や見た目に統一感を出すことができます。

文字色、背景色は基本変更しません。本当に伝えたいことは赤太字にすることもありますが、基本的には変更しません。

3. データベースのプロパティ数は必要最小限に

プロパティの項目は定期的に見直し、あまり使わないものは削除します。プロパティの数が多くなればなるほど、ローディングに時間がかかる可能性があるからです。

Optimize database load times and performance – Notion Help Center

そのため、「アップデート」というページを作成して、追加したプロパティや削除したプロパティなど、変更履歴を随時残していきます。これをしておくことで、過去に何のプロパティを追加したのか / 削除したのか見返しやすくなります。

記録ページのデータベースの変更履歴。
「Update」というボタンをクリックすると、追加できるようになります。

日付のフォーマットは、MM/DD/YYYYに揃えます。相対期日（今日、昨日など）も設定できますが、このフォーマットにすることで、日付の文字列を揃えることができます。以前はYYYY/MM/DD派だったのですが、月日が先に来たほうが情報の優先度が高いため、その形式に揃えています。

よく使うデータベースは後で検索しやすいように、タグ用のプロパティを作っています。あくまで「見つけやすくするためのもの」なので、厳密にタグ付けする必要はありません。重複してもOK。随時更新してタグを増やしています（いずれNotion AIで自動で整理したい！）。

随時更新するものはデータベース機能を、編集しないものはシンプルテーブル機能を使います。シンプルテーブルにすると、テキストリンクやFigmaやSlackリンクをリッチに表示できるので、ブックマークをまとめる用途で使っています。

Notionのシンプルテーブル機能。リンクをリッチな形式で表示できるのが◎

4. 繰り返し予定、タスクはテンプレート化する

週1以上繰り返すことはテンプレート化しています。

ただし、毎日繰り返すことはあえてテンプレート化せずに、ページ内に箇条書きで追加する形にしています。タスク管理アプリのように、繰り返し予定をつくるのがちょっと手間だからです。

毎日やるタスクは、ページ内にToDoリストを追加する形式にしています

5. よく使うページは同期ブロックを使ってまとめる

よくアクセスするページは、同期ブロック（ /syncedblock ）でまとめて、いろんなページのトップに貼り付けています。同期ブロック機能は、同期したコンテンツ部分の内容を編集すると、他のページに貼り付けた同期ブロックも編集されるという画期的な機能で、気に入って使っています。

Synced blocks – Notion Help Center

6. チーム利用時は、親ページにCalloutブロックで説明を書く

自分だけのWorkspaceであれば不要ですが、チーム利用でNotionを使う場合や、テンプレートとして不特定多数の人にアクセスしてもらう場合は、親ページ上部にCallout（ /callout ）を作成し、このページは何のためのものなのか、概要を記載しています。

以下は、日記の有料テンプレートページ上部に記載したCalloutです。

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以上です！

過去に自分が書いた、「情報を見やすく整理したいときによく考えている10の視点」記事も踏襲しつつ、今の自分の使い方をまとめてみました。

みなさんの参考になるところがあればうれしいです！

この先の内容については、Tool Journal参加者限定での閲覧とさせていただきます。

• 「Notionの整理方法」をまとめたNotionページ

• これまで配布したNotionテンプレート集（再）

• 最近見つけたおすすめツール4選

次回6/19(水)のテーマは「Perplexity AI活用術」。ここ最近、Google検索よりも使っている検索特化のAIツール「Perplexity」。検索としても使えるし、GPT-4oやClaudeのAIチャットとしても使えるこのツールの魅力ととともに、その活用方法を紹介します。

※ Tool Journalは、6月末を以て終了となります。1月から毎週更新を続けて早5ヶ月、想像以上にたくさんの人に参加してもらってうれしかったです。今後は、無料記事メインで、たまに有料記事にもチャレンジしてみようと思っています。