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「Notion」の使い方に悩んでいる人へ。自分なりのページ管理まとめ(2019年10月)

Notionの自分なりの使い方をまとめたnoteを書いたのが、2019年の3月。あれから半年以上が経とうとしています。実は、今使っているNotionのページの中身を当時からガラリと変えたので、備忘録的にも、どんなふうに使っているかをまとめてみようと思います。

Notionのレビュー記事はこちら

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2019年10月現在の親ページは、以下のようにしています(アイコンはMinimal Notion Iconsを使わせてもらっています)。親ページには「Notion Official」のページを参考に、以下の4ページに整理し直しました。

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ちなみに2019年3月のときは、親ページにプロジェクトをすべて一覧化してページを並べていました。↓

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ここからが本題です。


1)プロジェクト

「プロジェクト」の中は、すべてのプロジェクトをまとめたデータベース(仕事PJ)を作成し、完了日を[昇順]にソートし、ステータスが [進行中] のものを表示するようフィルターをかけています。

プロジェクトページの中には、後述するタスクデータベースや参考リンク、メモなどをとにかく追加していきます(その中に情報が確実にあるという安心感が大事)。

カテゴリ別にプロジェクトをテンプレ化して、テンプレボタンを押すとすぐにページを作成できるようにしています。↓

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プロジェクトのステータス(着手前 / 対応済)ごとに、こんなふうにビューを切り替えられるように設定しています。

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そして、進行中のプロジェクトページは、サイドバーの「FAVORITES」部分にも追加することで、今どんなプロジェクトが動いているのかをパッと把握することができます(つまり、動いていないものも分かる)


2)タスク

(1)の「プロジェクト」で作成されるページ内には、共有された資料や参考リンク、タスクなど、すべての情報を格納しています。以下ページは、10月2日に開催予定の『料理名のない自炊入門』の第3回用のページです。↓

自炊入門__3

その中のひとつであるタスクは、データベース形式に。そのリンクをコピーして、「タスク」ページに、進行中のプロジェクトタスクをまとめて見れるように集めています。

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データベースの右側にある [・・・] をクリック →「Copy Link」を押して、「タスク」ページに貼り付けると、「Create Linked Database」というポップアップが出てくるので、そのボタンを押すと、↗ のアイコンがあるデータベースが表示されます。作成したときの並びとは必ずしも同じにならないので、並び替えをして完成です。

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フィルターはこんな感じで設定しています。↓

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これをその週の金曜日にしているのは、スワンさんのnoteを読んだから!これまでは、“その日までにやらなければならないこと” をやっていく日々でしたが、タスクは平日5日間で俯瞰して調整しないといけないのか と気づけた素晴らしい記事です。この考え方を参考にしています。

タスクを1週間、正確には平日の5日を1クールとし「この中で調整をつけ、全てを終わらせる」という運用に変更しました。
【追記】
「プロジェクト」と同じように、「タスク」を丸ごとデータベース化したらいいのでは?という意見もありますが、自分の場合、タスクをだいぶ細かく切るので(1プロジェクトごとに20タスクほど)、同じようなタスクが乱立して逆にわかりづらくなってしまうため、プロジェクトページの中にタスクのデータベースを入れ子構造にしています。
ちなみに、データベースを丸ごとテンプレ化はできないので、それをするためのハック的要素もあります(ページのテンプレ化はできる)。


3)議事録

「議事録」のデータベース用に専用のテンプレを作成し、それにそって議事録を書き、時にそのまま公開リンクにして共有をしています(ページ右上の[Share]でPublic Accessを[Can Read]に設定すればOK)。リンク送信後も追記ができ、最新版にアップデートできる。改めて素晴らしいツールだなあと思います。

そしてこの「議事録」は、「プロジェクト」とRelationというプロパティで連携しているので、どちらのデータベースでも見ることができます。

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プロジェクト

詳しいRealtionのやり方は、ノースサンドのようじろうさんがつくってくれた『Npedia』の「✅リレーションとロールアップ」を参考にしてみてください。


4)リンク

「リンク」は、Notion Officialのヘルプページ「Help & Support」を参考にして整理しました。オフィシャルページがかなり秀逸なので、基本的にそれにならって、あとは自分用にカスタマイズしています。

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「プロジェクト」「タスク」「議事録」はすべてデータベースを活用していたのですが、「リンク」だけデータベースを使わない理由は、見やすくするためです。

データベースだと、リンクを追加するとどんどん下に伸びていきます。ビューを切り替えたりすればいいのかもしれませんが、横3列にしたいときや、このリンクは何のものなのかを見出しをつけて見やすく整理したいときには、別にデータベースでなくてもいいかなと判断しました。

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これで2〜3ヶ月運用していますが、特に問題だと感じたことはないです。もし今後もガラリと変更する場合は、再度、Notionの使い方をまとめてみようかなと思います。

さらに、詳しいNotionの使い方を知りたい場合は、Npediaをぜひ見てみてください!全部日本語で書かれていて、なおかつ使い方もきちんとまとまっています。


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noteディレクター / 整理・整頓・アレンジが得意で、Product Hunt巡りが趣味です。週3日の自炊で使い切れるレシピ集「#週3レシピ」の撮影・試食を担当しています。月2ぐらいのペースで更新予定
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