有意義な会議とは何か

noteファンの皆様こんにちは。

仕事をしていく上で何かと欠かせないのが“会議”。
スポーツ選手の場合は“ミーティング”にあたりますね。

会議を開くからには最終的に決めたい何かがあるから話し合いが行われるものだと思います。
しかし実際の会議では、なかなか話が進まず頭打ちになっている時間があったりしませんか？

「今日の会議、何か決まった？」

そんな感想を一度でも抱いたことがあるあなたは今後、この記事を読んで“会議の進行役”を買えるようになるかもしれません（?）

僕は会議中のこの無駄な時間が生まれてしまう要因は大きく二つあると思っています。
賛否両論は認めるのでぜひ皆さんで協議していきましょう。

まず一つ目はみんな大好き論点ずらし。
脱線と少し似ていますが、もう少しタチが悪い。

始めは順調に議題と沿った話し合いが交わされていたとしても、気づいたら別の課題で討論がヒートアップしてしまい、本来の目的から大きくずれてしまうことはよくありますよね。

新築の一軒家を購入する姿を想像してみてください。

空いた土地はいくつもある状態。
あとはどこに建てるかで今後の通勤・通学（もちろんその他要因）に大きく影響してくるため、今回は住所をどこにするか話し合いが開かれます。

始めのうちは変えられない現実（職場や親世帯など）に沿って、車通勤か電車通勤か、子供の送迎は可能か否か、という割と重要な条件を上げていくものの、次第に通勤のために車を購入するのか、子供の送迎は必要かという討論が始まってしまうかもしれません。

まさに危険な落とし穴。
ひどい場合は職場を変えられないのか？などと定数を変えようとする場合も出てくるかもしれません。

本来の目的を達成するための細やかの課題、要は地盤作成のための時間だとしたら侮れないかもしれませんが、そもそも別の土地問題に声を上げている状態でしたら“待った！”と手を挙げた方がいいかもしれません。

発言者の揚げ足を取ろうとしたり、固定観念に包まれた人たちが陥りがちな印象があります。

当事者たちは“明日滅亡する地球をどう救うか？”くらい真剣に話し合っているつもりでも、実際には割と融通のきくポイントに着目していたり、そもそも動かせない点を論点にしているパターンもありえます。

会議・ミーティングを行う場合は、終始“議題は何か”を念頭に置いて向き合う必要があります。
そもそも議題が曖昧な会議も多いかもしれませんが、この件について僕が解決するにはまだまだ経験不足のため悪しからず。

自分の意見を通したい時、つい熱が入ってしまうこともわかりますが、カッとなってしまう前に一度会議全体を俯瞰して見てみることをお勧めします。

誰の発言に軸があるのか。
揚げ足となっている発言はないか。
場を回している進行役は誰か。

この図がはっきり見えた時、あなたはその会議における救世主となるに違いない。

続いて僕が思う二つ目の要因。
これも結構やりがちですが、軽視されがちな点かと思います。

それは、肉付けから始めること。

どういうこと？
と思ったそこのあなた。
いい機会ですので僕と一緒に考えていきましょう。

要は、
骨組み→肉付け
ではなく、
肉づけ→骨組み

をしようとしているということ。

そんなことある？…それがあるんです。
建築現場では絶対ありえない話ではありますが、会議室ではよくある話です。

コンセプトが決まっていないにも関わらず、オプションやコンテンツを決めようとしている場面に遭遇したことはありませんか？

実は先日和歌山ウェイブスで行われた“スポーツフェスティバル”。
この企画が立ち上がった時、競技特性を出すか否か（種目に球技を組み込むか）、対抗戦にするか否か、大人を参加させるか否かなどで話し合いが行われていました。

おそらく会議初日は何も決まらず終わった覚えがあります。

それぞれ話し合われた項目については、それぞれで思いが込められていました。

競技特性→野球・サッカーの競技人口増加
対抗戦→広く浅く選手と触れるか、1人のファンを獲得しにいくか
大人の参加→子供に限定せずチームへの関心を高める

など、ざっくりではありますがこんな感じです。

各々が思いの丈を語り、希望する形態を述べていきましたが、その結果が進展なしの初日。

まず話し合う議題は、“この企画のコンセプト”だったのかなと思います。
要はイベントの軸作り。骨組み作り。

結局この枝葉から決めていくにつれ、コンセプトがなんとなく出来上がった形になりました。

最終的にはこのイベント、大盛況の中終わりを迎えることができたので“成功”と言えるのかもしれません。

それでももし軸から順に話し合いを始めた場合、もっと円滑に、かつ柔軟性に富んだ時間を過ごせたのかなと思います。

軸がしっかりしていれば急なアクシデントにも対応できます。
仮に軸がぶれている場合、急なアクシデントにはとってつけただけの応急処置のみで終わってしまいます。

全員が共通理解を持つためにも、また会議にもお客さんで参加しない為にも、第1回の会議で軸・コンセプト作りに努めることが賢明かと思います。

以上この2点。
・論点ずらし
・肉付け→骨組み

陥りがちな罠にかからず、明日からの話し合いの場が有意義になることを願っています。