兼務係長の準備

仕事は準備が8割

とはよく言いますが、準備って一体何をしたらいいのだろう。部下に指導するなら、何と言えばいいのだろう？

ふと疑問に思ったので、自分用にもメモしてみます。

準備とは

そもそも準備という言葉をネットで調べると、

ある事にすぐ取りかかれる状態にすること。用意。したく。

とあります。

ある事にすぐ取りかかれる状態にする

これ、ある事に対して、まず何をしなければならないのかを理解していないと、取りかかれるために必要なものがそもそも分からないのでは…？

準備に失敗してしまうのは、そもそも何が必要なのか把握できていないから。
どんな工程が必要で、どの工程にどれだけ時間がかかるのか良く分かっていないから、スケジュールも立てられない。

もちろん、やってみないとどれだけ時間が必要かなんて分からない面もありますが…

ということは、逆にいうと、

どんな工程が必要で
どの工程にどれだけ時間がかかるか

これさえ押さえていれば、準備が出来るということです。
ということは、準備の前に、準備がいる…？

準備の準備

どんな工程が必要で、どの工程にどれだけ時間がかかるのかを調べるのは『準備の準備』です。

難しそうですが、大したことはありません。みなさん、日常生活で普通にやっていることです。

例えば電車に乗って出掛けるとして、乗換案内アプリを使えば、何時に家を出て何分の電車に乗り、何分後に乗り換えたら何時に到着する…ということはすぐに分かりますよね。

電車に乗るという工程と、その工程にどれだけ時間がかかるのか、予め調べて行動することで、目的地に到着したい時間に到着するわけです。
まさに『準備の準備』です。

仕事も同じことです。

乗換案内アプリを業務で使用しているツールや先輩からのアドバイスに置き換えて、所要時間はこれまでの自身の経験で試算する。

もちろん、電車の遅延のようにアクシデントで所要時間が延びることもあるでしょう。そういうときは、焦らず速やかに連絡をいれたら良いのです。

すみません、電車が動きませんので遅れます、と。

そうすれば『安全にゆっくり来てください、打ち合わせは代理で出ておきます』など、指示やサポートを貰えるはずです。

ギリギリになってドタキャンするから、キレられるんですよ。

無駄な準備はもったいない

『準備の準備』の話をしましたが、なかには無駄になる準備もあります。

乗換案内の例えで言えば、近いから電車で行けばいいのに何故か空路で考えているとか。電車代がもったいないので3時間歩きますとか。

上司がOKするはずもないのに、ありえない選択肢で検討してしまう。なんならチケットを発券しちゃってる。何故か汗だくで現場に現れる…

そんなことはあり得ないと思うかもしれませんが、結構あり得る話です。

さっぱり仕事のやり方が分からないとき、逆に、仕事に慣れて自信がつき、激しい思い込みをしたとき、あり得ない遠回りをしてしまいます。

どちらの場合も検討前の段階で同意を取っていないんですよね。だから、準備が無駄になってしまう。
頑張ったのにもったいない。
誰も得をしない。

これを解消したければ、早い段階でブランク資料を作るのがオススメです。
検討しきってしまう前に、余白を残した状態で考え方そのものの同意を取る。

そうすれば、そもそも歩いて3時間なんて選択肢は取らないわけです。歩くためのシューズとか水筒とか、タオルなんか全然使わない。
そういう準備の準備時間が、まるまる浮きます。

そうやって浮いた時間で、また別のブランク資料をつくり、もったいない時間を極限まで減らす。

じゃないと3つも4つも5つも兼務できないですよ…

まとめ

仕事は準備が8割
準備には準備が必要
ブランク資料で早めに合意をとる

自戒をこめて。