Yoom活用企業インタビュー#9【日本最大級のスキルマーケットを運営する株式会社ココナラ様】
一度の情報入力で申請、承認依頼、締結、完了報告まで自動で実行
こんにちは！Yoom編集部です。
今回は「Yoom」を使いこなして、業務効率改善を行ったユーザーさんの声をご紹介するYoom活用企業インタビューです。
インタビュー第9回目は、日本最大級のスキルマーケット「ココナラ」を運営する株式会社ココナラ様。Yoom導入前の課題や、実際の活用方法について、経営管理部の法務チームの青木様にお伺いしました。
会社名：株式会社ココナラ
業種：情報・通信業
従業員数：約200人
契約締結業務の効率化を図りたかった
──Yoomを導入した理由を教えて下さい
契約締結業務の効率化を図りたいと考えていました。
これまでは契約締結の承認後、営業担当者に必要なデータを送ってもらい、私の方でクラウドサインに情報を手入力する必要がありました。毎回コピー・ペーストして入力するのも手間ですし、足りない情報がある時はその都度個別に確認しなければならず、毎月結構な時間を費やしていました。私が作業できずに、営業担当者から催促を受けることもありました。クラウドサインを開放し、営業担当者に入力してもらうという手もあるのですが、その場合、クラウドサインのアカウント管理をする手間が発生してしまいます。クラウドサインのアカウント管理も発生せずに、契約締結後のフローが効率化できるサービスを探していました。他のサービスも調べてみましたが、ジョブカンとAPI連携できるサービスはあまりありませんでした。
そんな時、Yoomの広告が目に入りました。動画広告だったので、サービスの内容が非常に理解しやすく、これなら私のやりたいこともできるんじゃないか、と考え、すぐに問い合わせをしました。初回の面談で、こちらがやりたいことを引き出していただき、その解決策も丁寧に提案してもらえたので、まずはトライアルでやってみようと思いました。
──導入前にサービスに対して不安や疑問はありましたか？
最初は、Yoomを使いこなせるか不安はありましたが、カスタマーサポートの方にレクチャーをしてもらえましたし、チャットで随時質問ができるので、困ることはありませんでした。私自身、プログラムを書いたことはありませんが、ノーコードでプログラムを並べていくのが楽しくて、ゲーム感覚で連携フローを構築することができました。
申請から契約締結までの時間が半分に削減
──どのようにYoomを活用されているのでしょうか？
毎月、契約締結業務が十数件発生します。
まず、今までは、営業担当者がジョブカンに契約書の情報を入力し、私の方でリーガルチェックを実施し、最終的に決裁者が承認したら、営業担当者が押印請求のためのスプレッドシートに情報入力し、再度押印申請の決裁者に承認依頼をします。承認がおりたことを確認し、営業担当者から送ってもらった契約情報をクラウドサインに私が手入力をしていました。送信先の担当者の氏名や共有者のメールアドレスが抜けている場合は営業担当者に確認をしたり、担当者によりワードやPDFなど異なる形式でくるのも手間でした。Yoom導入後は、作業効率が劇的に改善しました。
申請時に、電子契約書の送信者（顧客）と共有者の連絡先を入力してもらうようにしたので、契約締結の承認依頼や締結完了連絡も営業担当者に自動でいくようになりました。
決裁者の承認がおりた時点で、クラウドサインに締結に必要な情報が自動で連携されるので、私が行うのは内容の確認と承認のみ。それ以外は何もやる必要がないので、本当に楽ですよね。人の手で入力する場合に起こりがちなミスも発生しないのも良いですね。
営業担当者としても、これまでは契約に必要な情報を申請フォーマットとスプレッドシートへ記入をし、クラウドサインに必要な情報を私に送付していましたが、Yoom導入後は、申請時に一度、情報を入力するだけで済むようになりました。また、私の作業（クラウドサインへの情報入力）を待つ必要もなくなったため、申請から締結までのスピードはアップしました。これまで1日かかっていたのが、半分ぐらいになったのではないでしょうか。
──サポート体制はいかがでしょうか？
完璧です。説明がわかりやすいし、対応が早いです。以前、「こんなことができないか」とチャットで質問したことがあったのですが、「今はできないのですが、対応します」と言ってくださり、1週間ほどで実現できるように連携してくれたんです。それはとても印象に残っています。
今後は全社でYoomを活用予定
──今後どのように活用していきたいですか？
導入前にやりたいと思っていたことは120％できています。
今は、試験的に一部門の利用に限定してYoomを利用していますが、今後は、他の部署のものにも広げて利用したいと思っています。また、取引先のデータベースもつくりたいです。手動でやるとかなり労力がかかるのですが、Yoomを使って稟議のシステムから情報を引っ張ってくることができると便利だろうなと思います。
色々なアプリと連携を進めているのも非常に良いですよね。「このアプリと連携しているなら、自社でも何かできるかな」と考えてみたりして楽しいですね。
──サービスに対するリクエストや改善点、欲しい機能などございましたらお教えてください
Yoomを使って自社でどんなことができるのかイメージできるように、他社の利用事例があるといいですね。
──Yoomをおすすめしたい方や企業、業種などありますか？
企業規模は問わないと思います。今まで人がやっていた業務を代わりにやってくれるので、どちらかというと、アナログ的にやっている企業にはおすすめです。
──最後にYoomの満足度を教えていただけますでしょうか
期待をこめて、満足度は99％です。
以前携わった会社では、契約の稟議と電子契約を繋げるプロジェクトをやっていたのですが、利用していたサービス利用料が年間数十万円ほど、開発で数百万円かかりました。ワークフローとクラウドサインを連携するだけで、です。一方、Yoomは開発コストなどを圧縮でき、様々なサービスと連携可能で汎用性があるので、本当に費用対効果は良いと思います。
青木様、インタビューにご協力いただきありがとうございました！
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