あなたは発注書のことを本当に理解していますか？

3.稟議と契約　(3)よくある契約類型

③取引基本契約および注文書

【目的】
相手方と恒常的な取引が発生する場合、取引基本契約を締結し、個別の取引は注文書で発注できるようにするものです。基本的な条件を取引基本契約に定めることで、個別取引は商品名、単価、数量などのみを記載した簡便な発注書で済ませることができます。電子化が進んでいる会社では、発注書ではなく、EDIと呼ばれる電子システムで発注することもあります。

【利用場面】
恒常的な売買や業務委託を行う際に締結します。例えば、部品や原料などの仕入、広告販促物等の制作委託などがあります。

【ポイント】
・恒常的に発生する取引内容が幅広く含まれているか確認してください。抜け漏れがあると再度取引基本契約を締結することとなり、簡便化が図れません。

・今後も取引基本契約に定められた条件での取引が続きますので、支払条件等の基本的な取引条件が適切かどうか確認してください。

・取引基本契約は、同一法人内であれば違う部署でも適用され、発注書のみで取引が可能なことも多いです。例えば、広告代理店との取引基本契約は広報部門が、部品や原料の仕入先との取引基本契約は購買部門が締結していることがあります。社内で取引基本契約が既に締結されているかどうか確認してみてください。締結済であれば、発注書だけで簡便に取引が可能です。