イベントや講義で人を呼ぶ際に気をつけるべきこと

Yanace

　私は人を呼ぶよりも呼ばれる方がずっと回数が多いのですが、情報がなくてやりとりの回数が増え面倒だったり困ったりすることがけっこうあります。以下、ざっと知りたいことを書いてみました。

・謝金と交通費の有無
・どんな聴衆が何人程度来るのか
・イベントや講義の場所と時間、Webページ
・講師、登壇者の集合時間と場所
・他に誰が来てどんなことを話す予定か
・食事時前後の場合、昼食や夕食提供の有無
・懇親会と会費の有無

　謝金や交通費支給がなくても行く時は行くのですが、それらがないのに言わない相手やイベントは扱いも悪く要注意であることが多いので、聞いておくに越したことはないです。また、イベントの時間や場所が分かっても事前の打ち合わせや入館、入場の手続きなどあると新幹線や飛行機などの予約に影響がある可能性もあります。主催側は割とのんびりしていることがありますが、飛行機などは早く予約すればするほど安くなるので早めに聞いておきたいところです。
　また、他登壇者と話す内容が被ったり、お弁当が用意されているのに食事して行ってしまったり、夜に会食の予定を入れてしまったけど懇親会があったりなどコミュニケーションミスで残念な思いをすることもあります。
　これら、逆にこちらから聞いてしまうとランチや懇親会を要求しているように思えて聞きにくかったりもするんですよね。

　また、プレゼンをする際に知りたいことは以下

・ネットワークの有無、有線/無線など
・スクリーンのアスペクト比、解像度
・接続するコネクタの形状
・会場の音声がどうなっているか
・講師、登壇者紹介の有無
・水が用意されているかどうか

　会場によってはスクリーンが800×600でVGAみたいなこともあるので要注意ですね。また、音のチェックで引っかかることも多いです。また細かいですが、自己紹介スライドを入れているのに司会の方に細かく紹介されてしまうとちょっと気まずかったりもします。この辺りはまあ、打ち合わせで聞いてもいいかもしれませんが、予め紹介は名前だけでOKですと伝えておくとスムーズですね。
　水は60分を越える場合、事前に用意したいところです。105分とか話し続けると喉と頭が痛くなってくることもあります。が、水を買っていくと会場にあった、みたいなことも割とあります。

　なお、こういったことをblogなどで書いても正直あまり意味がないです。わざわざ検索してくれるような方はすでに気を遣っていろいろ考えてくれているからですね。そうではない人にどうやってこれらを届けるか、というところが重要なんですが、解決方法はありました。

　講演依頼があったら、フォームに入力してもらいます。情報が確実にもらえる、という点だけでなく、相手に対して何に気を遣って欲しいかを間接的に伝える効果があります。フォームは入力ちょっと面倒、と思うかもしれませんが考える手間を削減するツールとも言えるわけです。

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