＜インボイス制度・電子帳簿保存法＞2023年以内にやることリスト
こんにちは。
日本とフィリピンの2拠点で活動しているソフトウェア開発会社のYNSです。
2023年に予定されているいくつかの法改正。
中でもインボイス制度や電子帳簿保存法への対応は、経理の業務フロー変革が求められるものであり、差し迫った準備にお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本日はこれら法改正に伴って準備すべきことと、スムーズに対応するためのポイントをご紹介します。
10月 インボイス制度スタート
インボイス制度とは、消費税法改正により2023年10月1日から開始される制度です。
インボイスとは
「売手が、買手に対し正確な適用税率や消費税額等を伝えるための手段」であり、一定の事項が記載された請求書や納品書その他これらに類するもの。
つまり「請求書や納品書を誰が見ても消費税額が正しく分かるようにしましょう」ということが制度の趣旨です。
取引先などの買手は、仕入税額控除を受けるために、原則として売手からインボイスの交付を受け、それを保存しておく必要があります。
そのため売手は、買手から求められた際はインボイスを発行しなければなりません。また、発行したインボイスの写しを保存しておく必要もあります。
請求書の対応例
上記画像は、国税庁が紹介している請求書の対応例です。
インボイスという新しい書類を作成する必要はなく、既存の請求書などに項目を追加するイメージです。売手の登録番号や適用税率、税率ごとに区分した消費税額の記載が必須となります。
年内に対応必須！電帳法
次に、電子帳簿保存法についてです。
電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律です。
2022年1月に行われた法改正では、書類のデータ保存に関する規制が緩和されたほか、データで送受信した書類はデータでの保存が必須（紙に出力しての保存はNG）といったルールが追加されました。
2023年12月31日で猶予期間が終了するため、年内中に準備を終える必要があります。
3つの保存区分
国税庁は上記図のように、書類の受領方法や作成方法に応じて区分を３つに分けています。それぞれ保存ルールが異なりますので注意しましょう。
区分① 電子帳簿などの保存
取引関係の書類をPCで作成した場合の区分です。一定の要件を満たす保存方法を取れば、所轄税務署への事前申請無しにデータのままで保存できるようになりました。
▼対象となる書類
自己がコンピュータを使用して作成した帳簿または書類
例１）帳簿仕訳帳、総勘定元帳、経費帳、売上帳、仕入帳票などの帳簿
例２）損益計算書、貸借対照表などの決算関係書類
例３）見積書、請求書、納品書、領収書など、取引相手に交付する書類の控え（写し）
区分② スキャナ保存
取引関係の書類を画像データ化して保存する場合の区分です。
紙で受領した書類は、一定の要件の下、スキャナで読み取った画像データとして保存することができるようになりました（スマホやタブレット等での撮影も可）。
また区分①同様、所轄税務署への事前の届け出が不要になりました。
▼対象となる書類
取引相手から紙で受け取った書類
例）契約書、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書など
区分③ 電子取引
取引関係の書類をメールやインターネットを介して送受信した場合、データのままで保存する義務が課されました。紙に出力しての保存は不可となります。
▼対象となる書類
請求書、領収書、契約書、⾒積書など、紙でやりとりしていた場合に保存が必要な情報が含まれる電子データ
※受け取ったデータだけでなく、自社が送付したデータも含まれる。
ここで気を付けていただきたいのは、区分①と②は規制の緩和であり、利用したい方が利用する制度ですが、区分③では新たな対応義務が発生しており、全ての法人や個人事業主において必須の対応が求められている点です。
さらに、データの保存方法にも一定の要件が設けられているため、併せて確認しておきましょう。
▼どのように保存する必要があるのか︖
・改ざん防止のための措置をとる
「タイムスタンプ付与」や「履歴が残るシステムでの授受・保存」といった方法以外にも「改ざん防⽌のための事務処理規程を定めて守る」でも構いません。
・「⽇付・⾦額・取引先」で検索できるようにする
専⽤システムを導⼊していなくても、①索引簿を作成する方法や、②規則的なファイル名を設定する方法でも対応が可能です。
・ディスプレイ・プリンタ等を備え付ける
インボイス制度と電帳法は「同時対応」が効率的
インボイス制度と電子帳簿保存法どちらにも関連するのが「保存」です。
インボイス制度では、インボイスが紙であれデータであれ、売手・買手ともに保存するよう求められています。
一方、電子帳簿保存法では、インボイスを含めた取引書類を、その受領方法に応じた保存方法で行うようことが求められています。
この関連性を把握することなく対応を別々に進めてしまうと、業務フローに混乱を招いたり、無駄なシステム改修コストが発生する恐れがあります。
２つ同時に対応することで準備を効率的に行いましょう。
準備すること
上記図でご覧いただいたように、社内外での調整や、システムの更新など、時間がかかる準備が含まれています。余裕を持ったスケジュールで進めていくのがおすすめです。
まとめ
本日は消費税法（インボイス制度）・電子帳簿保存法の改正に伴って準備すべきことと、スムーズに対応するためのポイントをご紹介しました。
「まだ準備に手が付けられていない」
「これを機に経理業務のDXを進めたい」
と感じた方もどうぞご安心ください。
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