メールのルール「メールは戦いだ！」4

今回は、「自分宛のメール」を、早く読むコツです。
TO: CC: BCC:の使い分けをよく理解したうえで、送受信しましょう。

（１）まずは、TO:（差出人）のチェックで「自分宛」のメールかどうか判断する

重要なメールや、製品の品質不具合のあるメール、お客様からのクレームメールなどが全部「あなた宛」とはかぎりません。上司宛かもしれませんし、部下宛かもしれません。あるいは社長宛かもしれません。

メールを早く効率的に処理する方法の一つに、TO:の欄に複数の名前があり
自分の名前があったとしても、本文の方に「営業部　山田様」（私の名前を佐東とします）とか、「Dear Yamada-san」のように自分の名前ではない
場合は、急いでいる時や提出時間の決まっている資料の作成などがある時は、読まないと割り切ってしまいましょう。

私の経験では、TO:欄に複数の名前があり、実際本文の書き出しのところに、「佐東さんへ」と自分の名前のあったのは、全メールの打ちせいぜい５０％程度です。どうでしょうか？自分のメールを確認してみて下さい。

意外に自分宛のメールは多くないのではないかと思います。
部下宛や上司宛のメールも重要な物はありますから、自分宛のメールを
全部読んでから、それを読んでも遅くはありません。

（２）CC: にある名前で、自分も関係あるかをチェック

今度はCC:です。CC:は昔使われていたCarbon Copyの省略形です。
念のためあなたにも参考にメールを入れておきますよ、と言う程度の
メールです。

本当に重要なメールで、あなたから返信が欲しいなら、To:に入れるべき
ですから、CC:に自分の名前があると言う事は、自分にとってはそれほど
重要ではないと言う事です。

これも割り切って読まないという事にします。
時間があるときに読むということにします。実際、CC:に入っていた
メールを読まなくて、後で問題になった事は、私の記憶の限りでは、
ほとんどありません。

意地悪な上司で、「なんで私のメールを読まなかった？」と後で文句を
いってくる人もいましたが、それはTo: CC:の使い方を誤っているのです。
 

（３）要注意の、BCC：メールの使い方

BCC: はどう使うか？　BCC:の使い方は、３つあります。

a) こちらから送信する場合。まずは、直接的に送信する相手ではないが、
目を通しておいて欲しいとき。

相手としては、関係者、または「上司」になるでしょう。
一般的には、BCC:は不要ですが、重要なことで、かつ近い将来において
問題になりそうな案件について、知っておいて欲しい場合に入れることが
あります。

「上司」にBCC:を入れる場合は、関係者だけでは「かたがつかない」ことで、あるいは誰かが悪いことをしていて、注意を喚起しているのに直らない場合などに上司に入れます。（チクリに近い）

いざという時に、話を理解しておいて欲しいということです。
あるいは、「もうすぐ相談にいくかもしれません」的な。

ただ、これはあまり多用しないほうがいいと思います。
BCC:を入れられた方も、「自分でなんとかしたら？」と思うことも
ありますので・・・

ｂ) あとは、上司あたりから送られてくるBcc:メール

その場合は、上司の人から「メール見てくれた？」とあとで確認がきます。「あれ、どう思う？」などと突然言ってくるはずなので、自分の意見を
あらかじめ考えておいて、聞かれたらぱっと答えると、「おっ、こいつできるな」ということになります。
気が利かない上司もいますので、そんな時の対応もあなたの評価を上げる
ことになります。
あまり、いい状況の話しではありませんが・・・
 
c) 不特定多数の人達に、案内などのメールを送る場合。

これは、個人情報保護的な観点の意味合いが大きいです。
社内メールならまだしも、外部の人がいたらメールアドレスを不特定多数の人達に伝えてはいけません。

それこそ、ストーカー被害が発生するもとになります。これは会社内で過去に失敗した人がいて、大問題になったことがありました。

1000人くらいの人を対象に、TO:やCC: にメールアドレスを入れて送ってしまったのです、社内でも、「あっ、この人も関係あるんだ」とか、余計な
詮索が入りますので、特に気をつけないといけません。
 
次回は、「いかに早くメールの返信をもらうか」の「技」です。

これは、今私が実行していることで、上手くいくこと請け合いです。